Die Wichtigkeit eines gut organisierten Office-Ablagesystems ist nie offensichtlicher als wenn ein wichtiges Dokument verloren geht. Ineffiziente Ablagesysteme können zu Zeit- und Geldverschwendung führen und die Entscheidungsfindung beeinträchtigen, wenn das fehlende Dokument eine integrale Information enthält und Sie ohne diese eine Entscheidung treffen müssen. Eine Möglichkeit zum Erstellen von Aufträgen aus dem Chaos besteht darin, ein numerisches Büroablagesystem einzurichten, in dem Sie Datensätzen Nummern wie Bestellungen, Inventarelemente und Kostenvoranschläge sowie Dateiinformationen in aufsteigender Reihenfolge oder von der niedrigsten zur höchsten Nummer zuweisen.
Artikel, die Sie benötigen
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Nummerierungssystem
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Aktenschrank
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Anleitung zum Trennen von Dateiverteilern
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Registerkarten für Dateiverteiler
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Dateiordner in verschiedenen Farben
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Etiketten
Einrichten von Kategorien und Nummerierungssystem
Legen Sie Dateikategorien fest und vergeben Sie Kontrollnummern. Listen Sie einzelne Abteilungen in Ihrer Organisation separat auf. Weisen Sie jeder Abteilung eine Hauptkontrollnummer zu. Beispielsweise kann ein kleines Unternehmen Kategorien festlegen, wie z. B. "Finanzwesen", "Verkauf", "Einkauf", "Personalwesen" und "Ausrüstung". Weisen Sie für jede Hauptkategorie eine Kontrollnummer zu, z. B. 100 für Financial. 200, Verkauf; 300, Einkauf; 400, Personalwesen; und 500 Ausrüstung.
Richten Sie Dateikategorien ein, und weisen Sie Subkontrollnummern zu, um jede Unterkategorie zu definieren und zu identifizieren. Beispielsweise können Sie der Kategorie Vertrieb 10 für Verkaufsberichte hinzufügen. 20 Umsatzschätzungen; und 30 Verkaufsbelege.
Richten Sie innerhalb jeder Unterkategorie ein Nummerierungssystem ein, um einzelne Dokumente innerhalb der Unterkategorie zu identifizieren. Dies ist die Nummer, die Sie auf das Dokument selbst drucken. Wenn Sie beispielsweise einen Auftrag für vorgedruckte Verkaufsschätzungsformulare einschicken, würden Sie die Nummer des ersten Formulars als 200-20-01 oder 200 20 01 auflisten, wenn Sie möchten. Jedes nachfolgende Dokument wird um eins erhöht. Sie würden beispielsweise "200-20-02" auf dem zweiten Verkaufsschätzungsformular ausdrucken.
Erstellen Sie einen Master-Index Ihres Ablageplans. Dies dient als Inhaltsverzeichnis für Ihren Aktenschrank.
Kabinett einrichten
Richten Sie ein Farbkodierungssystem ein, um Haupt- und Unterkategorien zu identifizieren. Sie können beispielsweise eine Regel einrichten, die eine blaue Dateiteiler-Bezeichnung verwendet, um Hauptkategorien zu identifizieren. Farbige Dateiordner könnten dann Unterkategorien identifizieren, z. B. in roten Ordnern für Verkaufsberichte, grünen Ordnern für Verkaufsschätzungen und gelben Ordnern für Verkaufsbelege. Etiketten in Dateiordnern identifizieren den Inhalt, z. B. 01-100, 101-200 usw.
Erstellen Sie die Registerkarten für die Hauptkategorie-Trenner und legen Sie sie im Aktenschrank ab. Benennen und legen Sie die ersten Ordner der Unterkategorie-Dateien im Archiv ab und fügen Sie sie bei Bedarf hinzu.
Dokumente in der entsprechenden numerischen Reihenfolge ablegen.
Tipps
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Nehmen Sie sich etwas Zeit, um die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu ermitteln und entscheiden Sie sich für ein Kategorien- und Nummerierungssystem, das für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
Wenn Sie ein computergestütztes Buchhaltungssystem verwenden und Ihre eigenen Formulare drucken, müssen Sie möglicherweise das Nummerierungssystem ändern, um die Archivierungsanforderungen zu berücksichtigen. Zum Beispiel könnte die Nummerierung in Verkaufsvoranschlagformularen bei 200-20-01 beginnen und für jeden neuen Schätzwert um eins erhöht werden.
Geben Sie einen bestimmten Ort und Container für alle noch nicht eingereichten Dokumente an, falls Sie in der Zwischenzeit darauf zugreifen möchten.
Am besten stellen Sie sicher, dass Sie mit den Anforderungen für die Anmeldung Schritt halten, indem Sie einen Zeitplan festlegen, z. B. täglich oder wöchentlich.
