Richtlinien und Verfahren sind Anforderungen für die meisten Organisationen. Viele müssen diese Art von Dokumenten schreiben, weil sie sich an Vorschriften wie die International Organization for Standardization (ISO) halten müssen. ISO ist eine Familie von Standards, die sich auf die Verbesserung der Qualitätssicherung konzentrieren. Eines der häufigsten Beispiele für Richtlinien und Verfahren, die Organisationen schreiben, ist das Standard Operating Procedure (SOP).
Richtlinien
Die Richtlinien geben die Regeln an, die das Unternehmen in der gesamten Organisation oder Abteilung umsetzen wird. Zum Beispiel hat das Unternehmen eine Richtlinie für Kennwörter. Möglicherweise müssen die Mitarbeiter alle 60 Tage ihre Passwörter ändern. Die Richtlinie kann auch angeben, dass das System die Mitarbeiter 14 Tage im Voraus über den Ablauf ihrer Passwörter informiert. Die Richtlinien müssen klar, präzise und konsistent sein. Richtlinien enthalten auch Abkürzungen. Der Autor sollte sie bei der ersten Verwendung buchstabieren und dann die Abkürzungen in den übrigen Richtlinien verwenden.
Verfahren
Prozeduren implementieren Richtlinien. Prozeduren enthalten detaillierte Informationen, z. B. schrittweise Anweisungen zum Ausführen von Aufgaben. Ein Beispiel für ein Verfahren wäre das Erstellen neuer Netzwerkkonten. Im ersten Schritt muss der Manager ein Formular für seine neue Einstellung ausfüllen. In diesem Formular muss der Manager möglicherweise Informationen angeben, z. B. den vollständigen Namen des neuen Mitarbeiters, die Berufsbezeichnung und die Abteilung, in der der neue Mitarbeiter tätig ist. Der Manager sendet dann das Formular an die IT-Abteilung. Der Netzwerkadministrator hat dann Verfahren, die er befolgen muss. Dazu gehören das Einrichten eines E-Mail- und Netzwerkkontos sowie das Erstellen eines Sicherheitsausweises. Die Verfahren müssen leicht zu befolgen sein. Es ist wichtig zu wissen, dass sich die Verfahren über einen bestimmten Zeitraum ändern. Daher sollte das Unternehmen sie mindestens einmal im Jahr überprüfen. Es sollte eine Person benannt werden, die Verfahren zu aktualisieren. Wie Richtlinien müssen die Verfahren konsistent, präzise und genau sein.
SOP
SOP steht für Standard Operating Procedure. Diese Art von Dokument beschreibt, was die Organisation und ihre Abteilungen tun. Darüber hinaus werden die Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter erläutert. Die SOP enthält dann normalerweise Richtlinien und Verfahren für jede Abteilung. Die Richtlinie deckt beispielsweise die Regeln für den Kauf von Hardware ab. In diesem Verfahren erhalten Sie schrittweise Anweisungen zum Kauf von Hardware. Obwohl das SOP hauptsächlich aus Text besteht, sollten Organigramme, Diagramme, Flussdiagramme und Arbeitsabläufe ein guter sein.
