E-Mail ist zur Standardmethode für die Kommunikation von Unternehmen und solchen geworden, die mit Unternehmen kommunizieren. Allerdings gibt es Zeiten, in denen ein traditioneller Geschäftsbrief erforderlich ist. Dies kann aus Stellengesuchen, Geschäftsvorschlägen oder sogar aus rechtlichen Gründen erfolgen. Formatieren Sie den Buchstaben richtig, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Aktuelle Geschäftsstile verwenden für Geschäftszwecke den Buchstaben "Blockformat" und nicht den "eingerückten Stil" für weniger formale Briefe.
Erstellen Sie einen Briefkopf
Der Briefkopf enthält Ihre Informationen, darunter Ihren Namen, Ihren Firmennamen (falls zutreffend), Ihre Adresse und andere relevante Kontaktinformationen wie Telefonnummer, Fax und E-Mail. Die meisten Computer-Textverarbeitungsprogramme öffnen den Abschnitt "Header" durch Doppelklick auf den oberen Zoll der leeren Dateiseite. Im Blockstil gibt es keine Einrückung oder Zentrierung der Informationen. Es ist lediglich ein Informationsblock am linken Rand. Dieser Header wird nur auf der ersten Seite verwendet.
Wenn Sie im Kopfbereich keinen Briefkopf erstellen können, haben Sie zwei Möglichkeiten. Bewegen Sie den Briefkopf als ersten Block in den Hauptteil oder setzen Sie das Datum mit Ihren Kontaktdaten zuerst zwischen das Datum und die Empfängerinformationen.
Datum, Adresse und Anrede
Datum, Adresse und Begrüßung sind die ersten drei Blöcke im Hauptbriefseitenbereich. Stellen Sie sicher, dass Sie sich nicht im Kopfbereich befinden, indem Sie auf die Hauptseite des Hauptteils klicken. Die erste Zeile ist das Datum, das durch Formatierung des Monats mit dem folgenden Tag und Jahr formatiert wird, z. B. 10. Mai 2017.
Halten Sie eine leere Zeile zwischen dem Datum und dem Adressblock des Empfängers. Fügen Sie "Herr", "Frau" ein oder "Frau" wo anwendbar. Verwenden Sie die vollständige Adresse und Kontaktinformationen. Platzieren Sie die Straßeninformationen in einer Zeile und die Stadt in der nächsten. Überspringen Sie eine Zeile für die Anrede, auf die ein Doppelpunkt folgt, beispielsweise "Sehr geehrte Frau Smith:".
Formatieren Sie den Hauptteil des Briefes
Zwischen Adresse und Anrede oder nach der Anrede können Sie eine Referenz für den Brief einfügen, der das Thema zusammenfasst, z. B. "RE: Supervisor Position". Dann schreibe den Hauptteil des Briefes. Verwenden Sie eine konservative Schrift mit 10 oder 12 Punkten wie Times New Roman, Cambria oder Arial. Absätze werden nicht eingerückt, am linken Rand positioniert und durch ein Leerzeichen getrennt. Die Ränder sollten auf allen Seiten des Dokuments einen Zoll betragen.
Auf die zweite Seite wechseln
Fügen Sie die Briefkopf-Kontaktinformationen nur auf der ersten Seite des Briefes ein. Wie bereits erwähnt, sollte auf der ersten Seite nur ein Briefkopf mit dem vollständigen Namen und der vollständigen Adresse des Absenders angezeigt werden. Im Header der zweiten Seite sollte die Seitennummer zentriert sein. Sie können auch den Adressaten des Briefs am linken Rand und das Datum am rechten Rand angeben, damit der Leser das Dokument identifizieren kann, falls die beiden Seiten voneinander getrennt werden.
Den Brief schließen
Briefe werden mit einem Signaturblock geschlossen. Schließen Sie den Brief auf der zweiten Seite mit einem neutralen, aber freundlichen Abschluss wie "Mit freundlichen Grüßen" oder "Beste Grüße". Nach dem Schließen folgen ein Komma, vier Leerzeichen und Ihr Name. Geben Sie gegebenenfalls Ihren Titel unter Ihrem Namen an. Unterschreiben Sie den Buchstaben in blauer oder schwarzer Tinte in dem Feld über Ihrem Namen.
Wenn Sie etwas in den Brief aufgenommen haben, z. B. einen Lebenslauf oder ein Angebot, sollten Sie beachten, dass sich unter Ihrem Namen zwei Zeilen "Gehäuse" befinden.
