Die formale Geschäftskommunikation erfolgt auf dem Firmenbriefkopf und enthält normalerweise die Unterschrift des Verfassers unterhalb der Abschlussrede. Das Format für diese Art der Geschäftskommunikation ist unkompliziert. Ein Brief, der die Unterschriften von mehr als einer Person erfordert, muss jedoch etwas anders zusammengestellt und formatiert werden, um zu erklären, warum der Brief mehrere Unterschriften enthält, und um Platz für mehr als eine Unterschrift zu schaffen.
Traditionelles Blockformat
Geschäftskorrespondenz sollte im traditionellen Blockformat erfolgen, das heißt, das Datum ist zwei Zeilen unter dem Briefkopf. Name und Postanschrift des Empfängers sind zwei Zeilen unter dem Datum; Eine Betreffzeile befindet sich zwei Zeilen unter den Informationen des Adressaten, und schließlich sind zwei Zeilen unter der Betreffzeile die Begrüßung. Akzeptable Grüße für die formelle Geschäftskorrespondenz sind "Sehr geehrte Frau Smith", "Sehr geehrter Herr Jones", "Meine Herren" oder einfach "Grüße". Das letzte Beispiel ist nützlich, wenn Ihr Brief sich an mehrere Adressaten gemischter Geschlechter richtet. Traditionelles Blockformat bedeutet, dass die Absätze nicht eingerückt werden, wobei jede Zeile mit dem linken Rand bündig ist.
Grund für mehrere Unterschriften
Während die Person, an die Sie Ihre Korrespondenz richten, möglicherweise bereits weiß, warum es mehrere Unterzeichner gibt, ist es ratsam, den Grund in Ihrem Brief kurz zu wiederholen. Beispiele für Fälle, in denen ein Brief möglicherweise mehrere Signaturen erfordert, umfassen das Kommunizieren einer Aktion, für die die Autorisierung von mehreren Personen erforderlich ist, oder das Ausdrücken der kollektiven Ansichten mehrerer Personen, die die von Ihrem Brief übermittelte Nachricht unterstützen. Zum Beispiel könnten Sie schreiben: "Im Namen des Führungsteams von ABC Company stellt dieser Brief den Konsens dar, den wir nach der Erörterung Ihrer schriftlichen Anfrage zur Einstellung weiterer Personalmitarbeiter erreichten." Geben Sie im ersten Absatz des Schreibens den Grund für Ihre Kommunikation und den Grund an, warum der Brief mehrere Unterschriften enthält. Die folgenden Absätze Ihres Briefes schließen sich selbstverständlich mit dem linken Rand ab.
Anrede- und Signaturblöcke schließen
Die abschließende Anrede sollte für ein formelles Geschäftsschreiben geeignet sein, z. B. "Sehr aufrichtig Ihr", "Respektvoll" oder "Mit freundlichen Grüßen". Die abschließende Anrede beginnt zwei Zeilen unter dem letzten Absatz.
Wenn Sie nur zwei Unterzeichner haben, überspringen Sie vier Zeilenräume, die ausreichend Platz für eine schriftliche Signatur sind, und geben Sie den Namen des ersten Unterzeichners bündig mit dem linken Rand ein. Geben Sie in der Zeile unter dem Namen des Unterzeichners deren Position oder Titel ein. Überspringen Sie weitere vier Zeilen für den Namen und die Position oder den Titel des zweiten Unterzeichners. Der Name und der Titel der Person, die in der Organisation einen höheren Rang einnimmt, sollte der erste Signaturblock sein.
Wenn Sie drei Unterzeichner haben, überspringen Sie vier Leerzeichen und geben Sie den Namen von Signer 1 bündig mit dem linken Rand ein. Klicken Sie auf das Tab und geben Sie den Namen von Signer 2 ein. tippen Sie erneut auf das Register und geben Sie den Namen des Signierers 3 ein. Überspringen Sie eine Zeile nach unten und geben Sie die Position oder den Titel des Signierers 1 ein, tippen Sie auf das Tabulatorzeichen, und tun Sie dasselbe für Signer 2 und Signer 3, damit sich deren Titel direkt unter ihren Schreibmaschinennamen befinden.
Überspringen Sie bei vier Unterzeichnern vier Zeilen nach unten und geben Sie den Namen von Signer 1 bündig mit dem linken Rand ein. Gehen Sie zur Mitte der Seite und tippen Sie den Namen von Signer 2 ein. Springen Sie zur nächsten Zeile und geben Sie die Position oder den Titel von Signierer 1 und Signierer 2 direkt unter deren Namen ein. Überspringen Sie weitere vier Zeilen und wiederholen Sie das Format für Signer 3 und Signer 4.
Zirkulieren Sie Ihren Entwurf
Da Sie im Namen mehrerer Personen einen Brief verfassen, empfiehlt es sich, den Entwurf in Umlauf zu bringen, bevor Sie ihre Unterschriften anfordern. Sagen Sie ihnen, dass Sie ihre Eingabe begrüßen und senden Sie den Entwurf per E-Mail oder besuchen Sie jede Person einzeln. Wenn sich alle mit dem Inhalt und der Zustellung der Nachricht des Briefes einverstanden erklären, bereiten Sie die endgültige Version vor und teilen Sie jedem mit, dass Sie ihn persönlich zur Unterschrift bringen werden.
