Viele große und kleine Unternehmen nutzen vom Unternehmen herausgegebene Kreditkarten als Mittel, mit dem Mitarbeiter kleine Einkäufe tätigen oder andere geschäftsbezogene Ausgaben bezahlen können. Um die Möglichkeit des Missbrauchs zu verringern, sollten den Mitarbeitern und ihren Vorgesetzten klar definierte Richtlinien für die Kartennutzung mitgeteilt werden. Diese Richtlinien sollten sich mit Problemen wie angemessener Verwendung, Sicherheit, Einschränkungen und Überprüfungsverfahren befassen.
Verantwortlichkeiten des Karteninhabers
Mitarbeiter, die für den Erhalt von Geschäftskreditkarten ausgewählt wurden, sollten für die Sicherheit der Karte sowie für den Datenschutz von unternehmensbezogenen Informationen verantwortlich gemacht werden. Diese Verantwortung sollte umfassen, dass die Karte an einem sicheren Ort aufbewahrt wird, die persönliche Identifikationsnummer der Karte geschützt wird und Aussagen auf betrügerische Aktivitäten überprüft werden. Firmenkreditkarten sollten niemals von anderen Personen als dem Karteninhaber verwendet werden. Verlorene oder gestohlene Karten sollten so bald wie möglich dem Kartenaussteller und dem Unternehmen gemeldet werden.
Ausgabenlimits
Die Kreditkarten des Unternehmens sollten Ausgabenlimits enthalten, die den erwarteten Bedürfnissen des Arbeitnehmers entsprechen. Diese Grenzwerte sind dem Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Ausstellung mitzuteilen und sind strikt einzuhalten. Die Mitarbeiter sollten sicherstellen, dass die Nutzung dieses Limit nicht überschreitet und dass zu hohe Strafen oder Gebühren anfallen. Firmenkreditkarten sollten niemals für Barvorschüsse verwendet werden.
Nutzungsbericht
Mitarbeiter sollten für regelmäßige Nutzungsberichte an den benannten Vorgesetzten verantwortlich gemacht werden.Diese Berichte sollten eine detaillierte Erläuterung der einzelnen Gebühren, der Originalbelege und der entsprechenden Buchungscodes des Unternehmens enthalten. Diese Informationen sollten der jeweiligen Monatsabrechnung beigefügt und mit ausreichender Zeit übermittelt werden, um Gebühren für verspätete Zahlungen zu vermeiden.
Persönliche Nutzung
Die persönliche Nutzung einer Firmenkreditkarte sollte nicht als Teil eines Mitarbeiterentschädigungspakets enthalten sein. Der persönliche Gebrauch sollte als jegliche Gebühr definiert werden, die nicht direkt mit dem Geschäftsbetrieb oder den damit verbundenen Kosten zusammenhängt. Der persönliche Gebrauch in einer Notsituation sollte eine zusätzliche Erklärung und eine sofortige Rückzahlung an das Unternehmen erfordern.
Nutzungsüberprüfung
Die Überprüfung der Kreditkartennutzung der Mitarbeiter sollte regelmäßig durchgeführt werden. Diese Überprüfung sollte sowohl vom unmittelbaren Vorgesetzten des Mitarbeiters als auch von einem Mitglied der betriebswirtschaftlichen Buchhaltung durchgeführt werden. Der Vorgesetzte des Angestellten sollte dafür verantwortlich gemacht werden, die Nutzung als geeignet und angemessen für die beruflichen Verantwortlichkeiten des Angestellten zu bestimmen. Die Buchhaltung sollte sicherstellen, dass Zahlungen und Gutschriften ordnungsgemäß abgewickelt werden und die Nutzungsgrenzen nicht überschritten werden.
