Buchhalter bearbeiten täglich verschiedene Daten, von Finanzdaten über Bestandsmengen bis zu Arbeitsstunden. Um die Daten verwenden zu können, benötigt das Buchhaltungspersonal einen Standort, um die Daten zu lagern. Der Ort, an dem ein Unternehmen seine Abrechnungsdaten speichert, wird als Abrechnungsinformationssystem bezeichnet. Die meisten Unternehmen verwenden Computertechnologie, um diese Datensätze aufzunehmen und Benutzern den Zugriff auf diese Datensätze zu ermöglichen.
Abrechnungsdaten
Buchhaltungsdaten bestehen aus finanziellen und nicht finanziellen Daten. Finanzdaten stellen die Details für Informationen zur Verfügung, die in Buchhaltungsberichten, Abschlüssen und behördlichen Ersuchen enthalten sind. Zusätzlich zu den Berichten führen Buchhalter eine Sicherungsdokumentation, die zur Überprüfung der gemeldeten Zahlen verwendet werden kann. Nichtfinanzielle Daten bestehen aus Verkaufsmengen, Produktionsmengen, Arbeitsstunden und Anlagenbeschreibungen. Nichtfinanzdaten unterstützen die berichteten Finanzzahlen. Verkaufsmengen enthalten Angaben zum Gesamtumsatz. Das Produktionsvolumen liefert Details zu den Bestandsmengen. Arbeitszeitdaten liefern Details zur Abrechnung. Beschreibungen der Vermögenswerte enthalten Einzelheiten zu den gemeldeten Sachwerten.
Informationssystem
Ein Informationssystem stellt das Lager zur Verfügung, um alle in einem Unternehmen benötigten Daten zusammenzustellen. Informationssysteme benötigen eine starke Organisation, um Benutzern den Zugriff auf die benötigten Informationen zu ermöglichen, ohne den Zugriff auf vertrauliche Informationen über ihren Bedarf hinaus zu ermöglichen. Viele Unternehmen kaufen Softwareprogramme, um die Anforderungen ihres Informationssystems zu verwalten. Andere Unternehmen beschäftigen Computerprogrammierer, um ein Informationssystem aufzubauen, das ihren spezifischen Anforderungen entspricht.
Rechnungslegungsinformationssystem
Ein Buchhaltungsinformationssystem ist ein Informationssystem, das auf die speziellen Anforderungen der Buchhaltungsabteilung zugeschnitten ist. Die Buchhaltungsabteilung verwaltet verschiedene vertrauliche Informationen. Stundenlöhne und Jahresgehälter sowie private Personalinformationen erfordern einen eingeschränkten Zugang innerhalb der Abteilung. Die Verkaufspreise der Kunden müssen vertraulich bleiben, insbesondere wenn unterschiedliche Kunden für ähnliche Produkte unterschiedliche Preise zahlen. Die Kenntnis der Herstellungskosten muss intern bleiben, damit die Wettbewerber nicht versuchen, das Unternehmen zu unterbieten. Bei jedem dieser Beispiele benötigen nur ausgewählte Mitarbeiter Zugriff auf die Informationen. Ein Rechnungslegungsinformationssystem muss den Mechanismus für ausgewählte Mitarbeiter bereitstellen, um bestimmte Informationen abzurufen, mit denen sie arbeiten müssen, aber keine Informationen außerhalb ihres Verantwortungsbereichs.
Verwendet
Neben der Wahrung der Vertraulichkeit stellen Buchhaltungs- Informationssysteme Benutzer für ihre spezifischen Bedürfnisse erstellte Berichte zur Verfügung. Buchhaltungsinformationssysteme ermöglichen es Benutzern auch, Informationen in Tabellenkalkulationen herunterzuladen. In einer Kalkulationstabelle kann der Benutzer bestimmte Informationen auswählen, die seinen eigenen Bedürfnissen entsprechen.
