Für viele Menschen ist es eine unmögliche Aufgabe, sich an eine große Anzahl von Telefonnummern zu erinnern. Wenn jemand in Ihrem Büro anruft, müssen Sie jetzt die richtige Nummer zur Hand haben. Am besten führen Sie dazu ein Telefonverzeichnis im Büro. Große Büros verfügen zwar möglicherweise über komplexe Telefonsysteme mit elektronischen Verzeichnissen, die meisten Büros benötigen jedoch nichts so aufwendiges. Mit sehr wenig Aufwand können Sie ein einfaches Office-Verzeichnis erstellen, um alle benötigten Informationen zur Verfügung zu haben.
Artikel, die Sie benötigen
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Computer
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Tabellenkalkulationssoftware oder Google Docs-Konto
Erstellen Sie eine neue Tabelle und nennen Sie sie "Office Directory". Die Verwendung einer Kalkulationstabelle ist eine einfache Möglichkeit, ein Telefonverzeichnis für ein Büro einzurichten, das nicht groß genug ist, um ein zentrales Telefonverzeichnissystem zu haben.
Fügen Sie Ihrer Tabelle drei Spaltenüberschriften hinzu: Name, Büro-Nr. Und Telefon. Wenn Sie möchten, fügen Sie der Tabelle weitere Spalten hinzu. So können Sie beispielsweise E-Mail-Adressen und Faxnummern problemlos nachverfolgen.
Senden Sie das Verzeichnis (oder den Link dazu, wenn Sie eine Online-Tabelle verwenden) an Ihre Kollegen und bitten Sie sie, ihre eigenen korrekten Informationen einzugeben, und senden Sie sie an Sie zurück. Möglicherweise gibt es einen Bürokaufmann mit einigen dieser Informationen, den Sie bitten können, die Informationen sofort für Sie auszufüllen.
Sortieren Sie die Ergebnisse in einer einzelnen Kalkulationstabelle mit allen Änderungen. Sie haben jetzt ein funktionierendes Telefonverzeichnis für Ihr Büro.
Drucken Sie das Telefonverzeichnis oder senden Sie es zur allgemeinen Verwendung per E-Mail an den Rest Ihres Büros. Unter Tipps unten finden Sie eine einfache Möglichkeit, das Telefonverzeichnis mit weniger Aufwand zu verteilen.
Tipps
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Da sich die Telefonnummern von Büros relativ häufig ändern, können Sie mit einer Online-Tabelle wie Google Docs Zeit und Mühe sparen. Teilen Sie die Telefonverzeichnis-Kalkulationstabelle mit allen Mitarbeitern in Ihrem Büro und lassen Sie diese bei Bedarf Änderungen vornehmen. Da das Verzeichnis online ist, müssen Sie sich keine Sorgen machen, wenn Sie neue Kopien per E-Mail senden, wenn das Verzeichnis aktualisiert wird.
