Das Records Management in einem Unternehmen umfasst das Klassifizieren, Speichern, Sichern und Verwalten von Datensätzen. Fotos, E-Mails und Dateien werden als Aufzeichnungen betrachtet. Datensätze werden nach ihrer Geschäftsfunktion klassifiziert. Beispielsweise kann eine Datei als "aktiv" klassifiziert werden und sich in der Fortschrittsberichtreihe befinden. Die Serie selbst kann als historisch oder steuerlich eingestuft werden.
Rechtliches
Das Records Management spielt für Organisationen, die viele rechtliche Dokumente erstellen, eine entscheidende Rolle. Für das Bestehen einer Gesellschaft ist es wichtig, dass eine Bibliothek der Rechtsakten aufbewahrt wird. Der legale Prozess kann komplexer werden, wenn die Datensatzverwaltung ignoriert wird. Die rechtlichen Unterlagen müssen leicht zugänglich sein, wenn das Unternehmen in einen Fall verwickelt ist oder eine Rechtskrise auftritt.
Administrative
Aus administrativer Sicht muss ein Records Management-Programm die Datensätze logisch und legal identifizieren, aufbewahren und entsorgen. In Schulsystemen kann das Führen und Archivieren von Aufzeichnungen Informationen enthalten, die von Ausbildern bereitgestellt werden. Diese Art von Informationen umfasst maschinengeschriebenes oder textverarbeitetes Material. Ebenfalls enthalten sind Briefe, die an Schüler und Eltern gesendet wurden.
Forschung
Die Marktforschung, die strategischen Pläne und die Geschäftspläne eines Unternehmens sind zeitkritische Dokumente. Wie sie verwendet werden, hängt von den laufenden Projekten oder Zielen der Organisation ab. Wenn ein Unternehmen einen neuen Markt erschließen will, kann es auf Primär- oder Sekundärforschung zurückgreifen. Jede Form von Referenzmaterial kann eine wesentliche Rolle bei den Expansionsbemühungen eines Unternehmens spielen.
