Verwaltungsmitarbeiter erhalten nie den Ruhm oder Ruhm, aber ohne sie sind Arbeitsplätze zu Ineffizienz und Stagnation verurteilt. Qualitätsadministratoren machen den Unterschied, wie effektiv andere ihre Arbeit erledigen. Sie bieten Unterstützung und stellen sich dem endlosen Strom hinter den Kulissen, mit dem ein Unternehmen funktionieren kann.
Was ist ein Verwaltungsassistent?
Verwaltungsassistenten nehmen verschiedene Funktionen in Büroeinstellungen ein. Ihre Jobs können in die Kategorie der persönlichen Assistenten übergehen, wenn sie einer Führungskraft gewidmet sind, oder sie können der Schlüssel zu einem erfolgreichen, geschäftigen kleinen Büro sein, in dem sie allein Anrufe, Papierkram und andere Aufgaben zur Unterstützung der gesamten Belegschaft erledigen.
Bei den meisten Verwaltungsassistenten müssen Sie E-Mails abwickeln, Telefongespräche tätigen oder Anrufe an Kunden und andere Mitarbeiter abwickeln, Papierkram erledigen und Ablagesysteme verwalten. Oft werden sie an der Einbindung neuer Mitarbeiter beteiligt. Sie können Zeitpläne für das Büro oder leitende Angestellte verwalten, Termine vereinbaren und Kalender behalten. Sie kümmern sich häufig um regelmäßig geplante Wartungstermine, z. B. um sicherzustellen, dass das Wasserversorgungsunternehmen den Wasserkühler und andere Routineaufgaben säubert.
Die endlichen Details eines Verwaltungsassistenten hängen von der Firma und den Leuten ab, für die sie arbeiten. Wenn sie in einem Rechnungsbüro arbeiten, benötigen sie möglicherweise Kenntnisse der Rechnungslegungsverfahren. Wenn sie in einer Fernseh-Postproduktionsfirma sind, müssen sie sich mit der Film- und Fernsehproduktionssprache auskennen. Für eine Werbefirma müssen sie über Grundkenntnisse in Bezug auf Anzeigenkäufe und den Umgang mit Kreativen und Kunden verfügen.
Verwaltungsassistenzaufträge können eine gute Möglichkeit sein, um einen Überblick über die Aktivitäten eines Unternehmens zu erhalten, und es ist möglich, sich in andere Jobs hineinzuarbeiten oder ein Gefühl dafür zu bekommen, welche Rollen für sie am besten geeignet sind. Auf der anderen Seite gibt es Karriereassistenten, die das abwechslungsreiche Angebot und das schnelle Tempo lieben, das der Job mit sich bringt.
Was sind Verwaltungsassistenten?
Es ist möglich, einen großartigen Verwaltungsassistenten-Job mit einem Hochschulabschluss zu bekommen, aber ein College hilft, besonders für Jobs unter Führungskräften. Wichtiger sind berufsspezifische Fähigkeiten, z. B. gute Kommunikation sowohl beim Schreiben als auch beim Sprechen, da so viel E-Mail und Telefonhandling erforderlich ist. Administratoren müssen oft einen guten Takt und eine gute Diplomatie haben, da sie mit verärgerten Kunden zu tun haben oder die neutrale Partei zwischen den Mitarbeitern in ihrem Büro sein müssen. Aber alle ihre Kommunikationsfähigkeiten sind umstritten, wenn sie keine guten Zuhörer mit einem ausgeprägten Kopf für Details sind.
Computerkenntnisse sind ein Muss, einschließlich der Verwendung von Programmen wie Microsoft Word, Excel und Outlook. Die Dateneingabe ist möglicherweise eine erforderliche Aufgabe, und die Fähigkeit, alle vom Unternehmen verwendeten Programme, z. B. Datenbankverwaltung oder Team-Collaboration-Apps, schnell zu beherrschen, hilft einem Administrator, seine Rolle zu erfüllen.
Das Verständnis aller Aspekte des Versands von E-Mail-Nachrichten ist in der Regel erforderlich und kann dazu führen, dass Sie sich mit USPS auskennen, um Ihre täglichen Post- und Postverarbeitungsmaschinen zu bedienen, aber auch Kuriersysteme wie FedEx, UPS und sogar die Beschaffung lokaler Fahrradkuriere kennen.
Die weniger glorreichen administrativen Aufgaben bestehen darin, das Büro mit Vorräten gut bestückt zu halten. Von Papier bis hin zu Druckertinten und -stiften sind diese Dinge das Rückgrat eines Büros, das gut funktioniert, und es ist die Domäne des Verwaltungsassistenten. Dies gilt auch für die Wartung und Instandhaltung von Bürogeräten wie Kopierern, Computern und mehr. Sie müssen diese Dinge nicht unbedingt beheben, aber ein wenig Problemlösung reicht weit aus, und die restliche Zeit können sie die IT-Abteilung anrufen oder sich mit den Mitarbeitern in Verbindung setzen.
Welche Eigenschaften braucht das Verwaltungspersonal?
Ein professionelles Auftreten und ein Erscheinungsbild, das mit dem Image des Unternehmens in Einklang steht, ist bei diesem Job ein großer Schritt, denn Verwaltungsassistenten sind oft die „Vorderseite“ eines Unternehmens oder der erste Eindruck, den man von einer Führungskraft bekommt, wenn sie an diesen Schreibtischen arbeiten.
Organisiert zu werden ist kritisch. All diese Zeitpläne verwalten, Anrufe zurückgeben, Memos ausgeben, Tabellenkalkulationen aktualisieren, das Ablagesystem pflegen - all dies erfordert gute organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, ständig auf dem Laufenden zu bleiben. Dies hängt natürlich auch mit dem Zeitmanagement zusammen, da die Fristen konstant sind. Wenn ein Vertrag zu spät versandt wird oder ein Anruf nicht unverzüglich zurückgegeben wird, kann dies dazu führen, dass wertvolle Geschäftsabschlüsse zusammenbrechen.
In der Teamarbeit ist es wichtig, großartig zu sein, denn genau darum geht es bei den Personalverantwortlichen, aber auch alleine zu arbeiten. In Projekten zu bleiben und ein Selbststarter zu sein, ist unabdingbar. In einer geschäftigen Umgebung mit ständigen Unterbrechungen ist dies zwingend erforderlich. Die Tage sind gefüllt mit Anrufen, Menschen, die Hilfe benötigen, und Popup-Aufgaben, die sofortige Lösungen erfordern, aber es gibt auch noch laufende Projekte, die alle abgeschlossen werden müssen, und die Verwaltungsmitarbeiter müssen sich auf beide Seiten auszeichnen.
Welche Skill Sets sind wertvoll?
Neben den üblichen täglichen Fähigkeiten, die für eine erfolgreiche Karriere in der Verwaltungsunterstützungsarbeit erforderlich sind, gibt es viele andere Fähigkeiten, die eine von der Gruppe trennen und ihnen einen Vorteil bei höher bezahlten, schwerfälligen Verwaltungsjobs verschaffen können.
Zweisprachig oder mehrsprachig zu sein, ist eine fantastische Fähigkeit. Die Kenntnis von Spanisch, Deutsch, Chinesisch, Indisch oder anderen im nationalen oder internationalen Geschäft gebräuchlichen Sprachen kann einen Administrator äußerst wertvoll machen, und diese Rollen zahlen sich häufig auch aus.
Einige andere potenziell wertvolle Fähigkeiten umfassen das Wissen um soziale Medien, grundlegende Kenntnisse in der Buchhaltung, das Schreiben von Berichten und das Analysieren von Daten sowie das Verstehen von Gesetzen und Verträgen.
Letztendlich sollten Verwaltungsassistenten Jobs in für sie interessanten Karrieregebieten suchen. Jemand, der Recht liebt, sollte in einer Anwaltskanzlei arbeiten, da er ein wenig über den Beruf lernen muss, um dort effektiv arbeiten zu können. Ebenso sollte eine Person, die Medikamente nicht mag, nicht danach streben, in einer Arztpraxis zu arbeiten. Je mehr über das am Arbeitsplatz ausgeführte Geschäft bekannt ist, desto wertvoller werden sie als Assistent und desto höher sind ihre Chancen, gefördert zu werden.
Was verdienen Verwaltungsassistenten?
Die Tätigkeiten von Verwaltungsassistenten variieren enorm und die Entschädigung erhöht sich je nach Umfang ihrer beruflichen Verantwortung, ihrer Erfahrung und dem Dienstalter derjenigen, die sie unterstützen. Ein Verwaltungsassistent für ein kleines Büro verdient also weniger als einen für eine hoch verdienende, schnelllebige Abteilung eines Werbeunternehmens und beide verdienen weniger als ein leitender Verwaltungsangestellter, der ausschließlich für einen CEO arbeitet.
Nach Angaben von Indeed.com erhielten die Einstiegs-Verwaltungsassistenten, wenn sie die Löhne aus den Stellenangeboten für Oktober 2018 ausmitten $13.05 pro Stunde oder ungefähr $28,000 jährlich. Auf der anderen Seite berichtet Salary.com, dass ein erfahrener Verwaltungsassistent im Durchschnitt verdient. $40,588Stand: September 2018. An derselben Stelle wird das durchschnittliche Gehalt für den Verwaltungsassistenten eines CEO als $77,913, aber Spitzengehälter einschließlich Leistungspakete waren so hoch wie $95,219.
Die Zukunft für Verwaltungsassistenten
Die Technologie verändert sich schnell und macht unser Leben produktiver, organisierter und schneller als je zuvor. Man könnte meinen, dies bedroht künftig die administrativen Assistenzjobs, aber das ist nicht der Fall. In gewisser Weise gibt es ihnen sogar noch mehr Möglichkeiten.
„Virtuelle Assistenten“ sind heute eine aufstrebende Karriere. Die Möglichkeit, aus der Ferne zu arbeiten und per Telefon und Video mit ihren Arbeitgebern in Kontakt zu sein, ermöglicht es Assistenten, für Menschen auf der ganzen Welt zu arbeiten. Dies ist eine wachsende Karrieremöglichkeit für diejenigen, die im In- oder Ausland arbeiten möchten. Einige VA arbeiten direkt für Unternehmen, einige sind von Dritten beschäftigt und viele sind jetzt selbstständig und arbeiten in Teilzeit für zwei oder mehr Arbeitgeber pro Woche. Um eine erfolgreiche VA zu sein, ist noch mehr Selbstständigkeit und Sorgfalt erforderlich, da für das Arbeiten aus der Ferne selbst motiviert bleiben muss.
Auch in den traditionellen Büros haben Verwaltungsangestellte nichts zu befürchten - ihre Arbeitsplätze werden weiterhin der Schlüssel zum Erfolg eines Arbeitsplatzes sein. Was sich ändern kann, ist das Niveau der Computerkenntnisse, das von ihnen erwartet wird, da die Automatisierung und das digitale Vertrauen weiter zunehmen. Wer sich also mit Trends und Technologien auseinandersetzt, hat einen Vorteil gegenüber seinen Kollegen.
