Praktisch jedes Unternehmen ist für bestimmte Funktionen auf Computer oder computergestützte Geräte angewiesen, und viele Organisationen sind darauf angewiesen, dass Mitarbeiter täglich mit Computern arbeiten. Trotz der Preiskennzeichnung, die diese Maschinen mit sich bringen, bieten sie eine Rendite für die Organisation in Form von Effizienzsteigerungen, professionelleren Präsentationen und sogar verbesserter Kommunikation.
Effizienz
In den Tagen, bevor Computer in amerikanischen Organisationen allgegenwärtig wurden, mussten Mitarbeiter in Funktionen mit komplexen Funktionen wie Buchhaltung und Analyse häufig nur mit etwas mehr als Bleistift, Papier und Taschenrechner erweiterte Berechnungen durchführen. Mitarbeiter, die mit der Erstellung von Dokumenten beauftragt waren, mussten ihre Produktionen auch von Hand ausschreiben. Computer führten ein elektronisches Element ein, mit dem Mitarbeiter digitale Dateien erstellen können, ohne auf Papier schreiben zu müssen. Mit elektronischen Tabellenkalkulationen konnten die Mitarbeiter komplexe mathematische Berechnungen durchführen, indem sie diese einfach in die Maschine eingeben. Bei einer 4-h-Erweiterungsorganisation in St. Paul, Minnesota, USA. 1986 wurden Computer eingeführt. Laut Journal of Extension realisierten Agenten schnell Effizienzsteigerungen bei der Erstellung von Schulungsmaterial und sogar der Erstellung von Pressemitteilungen.
Professionalität
So wie Computer es den Mitarbeitern ermöglichen, Dokumente effizienter zu erstellen, helfen die Maschinen den Mitarbeitern auch, diesen Dokumenten ein verfeinertes und professionelles Erscheinungsbild zu verleihen. Anstatt ein handschriftliches oder typisiertes Manuskript beispielsweise an eine lokale Zeitung oder Publikation zu senden, können Mitarbeiter das Dokument in einer Softwareanwendung erstellen, elektronisch auf Rechtschreib- und Grammatikfehler prüfen und das Dokument direkt an einen Bearbeiter senden. Vertriebsmitarbeiter können Computer verwenden, um Diagramme und Diagramme zu erstellen, die die Vorteile ihrer Produkte und Dienstleistungen demonstrieren, und Präsentatoren können Computer verwenden, um professionelle, animierte und sogar interaktive Diashows zu entwickeln und bereitzustellen.
Datenübertragung
In einer Liste von Bürovorteilen, die Computer bieten, erkennt die Computing-Website Spam Laws wiederholt die Fähigkeit von Computern und Netzwerken an, Informationen auszutauschen. Mitarbeiter an einem Standort können elektronische Dokumente erstellen, und Mitarbeiter an einem anderen Standort - sogar in einem anderen Land - können das Dokument nur einen Moment später abrufen. Da elektronische Dateien nur einen sehr geringen physischen Platz beanspruchen, können Mitarbeiter Dateien auch auf Reisen mitnehmen oder von einem anderen Ort aus elektronisch darauf zugreifen.
Kommunikation
Computer ermöglichen die elektronische Kommunikation, und diese Form des sofortigen Zugriffs stellt zweifellos einen der wichtigsten Vorteile dar, die Computer einer Organisation bieten können. Durch die elektronische Kommunikation wie E-Mail, Instant Messaging und Webcasts können Organisationsleiter mit einer sehr großen Anzahl von Mitarbeitern in Echtzeit kommunizieren, unabhängig vom Standort. Computer erleichtern auch die elektronische Kommunikation mit anderen wichtigen Interessengruppen wie Investoren und Lieferanten, und Kunden können die elektronische Kommunikation nutzen, um schnell Service zu erhalten oder sogar eine Bestellung aufzugeben. Computer können Organisationen sogar dabei helfen, die Kommunikationskosten zu senken, indem sie Videokonferenzen erleichtern, die die Reisekosten reduzieren, oder Sprachverbindungen einrichten, die die Notwendigkeit herkömmlicher Telefone überflüssig machen.
