Wenn ein Vertrag endet, sollte der für den Vertrag veranschlagte Geldbetrag der Auszahlung entsprechen. In der Praxis kann es zu Fehlern, nicht erzielten Boni, einbehaltenen Gebühren und anderen Stellen im Vertragsbudget kommen, an denen sich die Bücher nicht ausgleichen. Vertragsabstimmung ist der Prozess der Erklärung und Lösung finanzieller loser Ziele: Zu den Aufgaben gehört es, Fehler zu finden, die Ursache zu ermitteln, die Größe zu berechnen und herauszufinden, wie diese zu beheben sind.
Papierkram
Nach Ansicht des Verteidigungsministeriums ist die erste Aufgabe bei der Abstimmung eines Vertrags die Überarbeitung der Unterlagen. Die Aufgaben der Mitarbeiter, die an der Abstimmung arbeiten, umfassen den Vergleich des Basisvertrags mit etwaigen Änderungsaufträgen mit Abrechnungsaufzeichnungen, Zahlungsbelegen, offiziellen Buchhaltungssystemen und bereits bearbeiteten Transaktionen. Die Bundesregierung hat Abstimmcomputersysteme entwickelt, die es den Abstimmungsmitarbeitern ermöglichen, die in verschiedenen Abteilungen elektronisch eingereichten Unterlagen abzugleichen.
Dokumentation
Es kann sich herausstellen, dass Dokumente fehlen, die eine ordnungsgemäße Abstimmung des Vertrags unmöglich machen. In diesem Fall besteht die Aufgabe des Personals darin, die Unterlagen elektronisch und in Papierform ausführlich zu durchsuchen, um die Dokumentation zu finden. Wenn kein Material gefunden werden kann, müssen die Mitarbeiter mit den Informationen, die sie haben, ihr Bestes geben.
Diskrepanzen
Die nächste Aufgabe des Personals besteht darin, die Gründe für Abweichungen zu finden. Mögliche Gründe sind Betrug, Fehler in der Buchhaltung, niedrigere Lieferkosten oder ein Auftragnehmer, der noch keine Überzahlung zurückgegeben hat.
Anpassen der Bücher
Sobald Fehler gefunden wurden, besteht die letzte Pflicht eines Auftragsabgleichauftrags darin, die Konten zu aktualisieren. Sie werden angepasst, wenn Überzahlungen zurückgegeben werden, oder es werden Fehler beseitigt oder wenn verspätete Zahlungsbelege endgültig übermittelt werden.
