So übertragen Sie papierbasierte Daten in elektronische Daten

Das "papierlose Büro" wird möglicherweise nie zu 100 Prozent realisiert. Trotz des intensiven Computergebrauchs benötigen fast alle Unternehmen einige Papierdokumente. Dies stellt eine Herausforderung dar, wenn sich computerabhängige Unternehmen mit Daten aus Papierformularen verbinden müssen. Die "Konvertierung" von physischen Daten in virtuelle Systeme kann durch manuelle Dateneingabe, Dokumentenabbildung und optische Erkennung erfolgen.

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Papierdokumente
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Definieren Sie Ihre Geschäftsziele und -bedürfnisse. Legen Sie fest, ob Sie Kundenzahlungen erfassen, Anträge bearbeiten oder interne Dokumente archivieren. Finden Sie heraus, ob Sie tatsächliche Bilder der Dokumente für die elektronische Speicherung speichern müssen, oder Sie müssen lediglich die papierbasierten Daten in einer Computerdatenbank erfassen. Wenn Sie diese Bestimmungen treffen, können Sie entscheiden, welches Datenverarbeitungssystem Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Recherchieren Sie Softwarelösungen für Unternehmen. Fragen Sie nach Software- und Herstellerreferenzen von Unternehmen, die ähnliche Daten erfassen, wie Sie es beabsichtigen. Erkundigen Sie sich, ob Sie Websites besuchen können, die die gewünschte Konvertierung von Papier in elektronisch durchführen. Der beste Weg, ein System auszuwählen, ist, es in Aktion zu sehen. Wenn Sie nur ein kleines Datenvolumen aus Formularen erfassen, können Sie mit einer einzigen Person Daten in eine Excel-Tabelle eingeben. In der modernen Wirtschaft ist dies jedoch wahrscheinlich nicht der Fall. Sie werden wahrscheinlich ein Softwaresystem und möglicherweise sogar neue Hardware benötigen, wenn die Dokument- / Bildaufnahme in Ihrem Plan enthalten ist.

Vergleichen Sie die von Ihnen recherchierten Softwarelösungen und wählen Sie eine aus. Wenden Sie sich an den Händler oder den Softwareverteiler, um mit dem Kauf des Systems und der Installation zu beginnen. Der erste Schritt, der allgemein als "Entdeckung" bezeichnet wird, besteht darin, dass der Anbieter zu Ihrer Website reist, um Ihre genauen Anforderungen und die beste Lösung dafür zu ermitteln.

Bleiben Sie während der Ermittlung und während der Installation mit dem Anbieter in Kontakt. Stellen Sie viele Fragen und übernehmen Sie das Projekt. Ermutigen Sie alle Mitarbeiter, die Dokumentenerfassungs- und Dateneingabeaktivitäten durchführen, dasselbe zu tun.

Testen Sie das System vollständig. Wenn Fehler oder Lücken in der Lösung vorhanden sind, sollten Sie diese am besten finden, wenn der Anbieter vor Ort ist. Dadurch wird die Fehlerbehebung und Lösung wesentlich schneller.