Die Organisation einer Geschäftsumgebung ist eine Schlüsselkomponente für ein erfolgreiches Unternehmen. Office-Verfahren sind die Richtlinien für diese organisierte Umgebung.Durch detaillierte Schritte zum Einrichten von Büroprozeduren kann sich Ihr Team auf das Geschäft konzentrieren, anstatt sich mit Gegenständen zu beschäftigen.
Überprüfen Sie die aktuellen Verfahren. Durch das Verständnis der aktuellen Verfahren wird eine Grundlage für Änderungen geschaffen. Wenn keine Verfahren festgelegt wurden, ist das Schreiben von Verfahrensanweisungen ein guter erster Schritt.
Sammeln Sie Feedback von Mitarbeitern. Sobald Ihre Grundverfahren für das Büro erfasst sind, erhalten Sie weitere Rückmeldungen von Kollegen. Fragen Sie sie: "Was soll sich ändern? Was kann sich ändern? Ist die Reihenfolge des Amtsverfahrens korrekt?"
Ermitteln Sie, welche Verfahren funktionieren. Wenn Sie wissen, was funktioniert, können Sie sich besser auf Verfahren konzentrieren, die nicht funktionieren.
Ermitteln Sie, welche Prozeduren nicht funktionieren. Hervorhebung der Verbesserungsbereiche, damit Empfehlungen erarbeitet werden können.
Empfehlen Sie Änderungen an Verfahren, die nicht funktionieren. Verwenden Sie die Liste aus dem obigen Schritt, und treffen Sie sich mit anderen Mitarbeitern, um Empfehlungen für Änderungen an nicht funktionsfähigen Verfahren abzugeben.
Einzelne Office-Verfahrensschritte im Detail. Da Sie nun eine Liste von Verfahren haben, die funktionieren, und empfohlene Lösungen für diejenigen, die dies nicht tun, schreiben Sie sie ausführlich auf. Konzentrieren Sie sich darauf, wie ein Prozess mit dem anderen verknüpft wird.
Veröffentlichen Sie die Büroabläufe an die Mitarbeiter. Die ausführliche Dokumentation sollte mit allen Mitarbeitern geteilt werden, damit jeder die Büroabläufe nutzen kann.
Tipps
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Büroanweisungen werden am besten mit einem Schulungshandbuch, Frage-und-Antwort-Sitzungen und einem Dokument mit häufig gestellten Fragen veröffentlicht. Gehen Sie niemals davon aus, dass ein Prozess funktioniert. Behalte es im Auge, um es ständig zu verbessern.
Warnung
Büroabläufe werden manchmal als Hindernisse für die Geschäftsabwicklung angesehen, sodass einige Mitarbeiter möglicherweise hartnäckig sind, um sich zu verändern. Konzentrieren Sie sich auf die Vorteile eines Office-Prozesses.
