Durch die Vorbereitung der Rückstellungen für das Monatsende wird sichergestellt, dass die Einnahmen mit den Aufwendungen in derselben Abrechnungsperiode übereinstimmen. Dies wird als Matching-Prinzip und als Abgrenzungsmethode bezeichnet. Jedes Unternehmen, das die Abgrenzungsmethode anwendet, folgt dieser Regel. Eine Rückstellung sollte in dem Monat erfolgen, in dem die Kosten entstanden sind. Die Kosten wurden jedoch häufig nicht bezahlt. Im Wesentlichen ermöglicht die Rückstellung, dass sich dieser Aufwand im Abschluss widerspiegelt.
Artikel, die Sie benötigen
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Rechnungen des aktuellen Monats
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Kontenplan
Vorbereitung der Rückstellungen
Sammeln Sie alle Rechnungen, die noch nicht bezahlt wurden.
Wenden Sie sich an die einzelnen Abteilungen, wenn Sie eine Rechnung haben. Manchmal kommen alle erforderlichen Rechnungen nicht zum Sachbearbeiter. Beispielsweise hat das Verkaufsteam möglicherweise eine unbezahlte Ausgabe für eine Konferenz in New York, die Rechnung ist jedoch für diesen Monat datiert. Oder die Rechnung wurde teilweise bezahlt, der Rest ist jedoch immer noch eine Ausgabe für diesen Monat. Um eine Inflation der Ausgaben in den kommenden Monaten zu vermeiden, suchen Sie alle Rechnungen, die möglicherweise auf die Genehmigung warten, indem Sie andere Abteilungen bezüglich ihrer Rechnungen kontaktieren.
Berechnen Sie, wie viel das Unternehmen für einen bestimmten Aufwand zahlen möchte. Es gibt Szenarien, in denen keine Rechnung verfügbar ist, obwohl Sie wissen, dass später eine Rechnung erstellt wird. Sehen Sie sich an, was bisher für diese Ausgaben bezahlt wurde, und berechnen Sie den Betrag anhand dieser Informationen.
Klassifizieren Sie jede Rechnung nach Kontonummer. Sehen Sie sich jede Rechnung an und geben Sie an, auf welches Abgrenzungskonto und auf welches Aufwandskonto es sich auswirkt. Verwenden Sie den Kontenplan des Unternehmens, um die Kontonummern zu ermitteln, die später verwendet werden. Wenn das Konto, das verwendet werden soll, unklar ist, sollten Sie sich ältere Rechnungen anzeigen lassen, die denen ähneln, die Sie identifizieren möchten, und prüfen, auf welches Konto die Rechnung gebucht wurde. Wenn immer noch Unklarheiten bestehen, wenden Sie sich an einen Steuerberater auf höherer Ebene.
Suchen Sie die Kontonummern auf jeder Rechnung. Belastung der Spesenkonten und Gutschrift der Abgrenzungskonten Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis alle Rückstellungen abgeschlossen sind.
