Das IRS-Formular W-2 zeigt die im Laufe der Jahre erzielten Löhne sowie die von diesen Löhnen einbehaltenen Steuern. Arbeitgeber müssen jedem Mitarbeiter ein W-2-Formular ausstellen. Mitarbeiter legen Kopien ihrer W-2-Formulare mit ihren Bundes- und Landessteuerformularen ab. Das W-2 dient als Verdienstnachweis für den Arbeitnehmer und als Nachweis für den Lohn und die einbehaltenen Steuern für den Arbeitgeber. W-2-Formulare enthalten auch Informationen zu Beiträgen zu Altersvorsorgekonten und zu Leistungen des Arbeitgebers.
W-2 Für den Arbeitgeber
Wenn Sie Mitarbeiter haben, müssen Sie für jeden Mitarbeiter einen W-2 einreichen. Sie müssen Kopien des W-2 sowohl dem Mitarbeiter als auch dem IRS zur Verfügung stellen. Sie müssen einen W-2 angeben, auch wenn der Mitarbeiter nur einen Teil des Jahres gearbeitet hat. Füllen Sie das W-2-Formular mit dem Namen und der Adresse des Mitarbeiters, der Sozialversicherungsnummer, dem an den Arbeitnehmer gezahlten Bruttolohn, dem zu versteuernden Lohn und den Beträgen aus, die Sie für Bundeseinkommenssteuern, Medicare- und Sozialversicherungssteuern einbehalten. Geben Sie alle Beträge vor Steuern an, die von den Gehältern des Mitarbeiters für Altersleistungen einbehalten werden. Wenn Sie sich in einem Staat mit staatlichen Einkommenssteuern befinden, müssen Sie die Kästchen unten im W-2 ausfüllen, um die Beträge anzugeben, die Sie für die staatlichen Einkommenssteuern einbehalten haben.
W-2 Für den Mitarbeiter
Berichten Sie die Informationen auf Ihrem W-2-Formular über Ihre Einkünfte und die von Ihren Gehaltsabrechnungen einbehaltenen Steuern auf Ihrem Formular 1040 oder 1040EZ. Wenn Sie mehr als ein W-2 erhalten, weil Sie mehr als einen Arbeitgeber hatten, addieren Sie die auf diesen Formularen angegebenen Beträge. Wenn Sie Ihre Steuererklärungen per Post einreichen, fügen Sie Kopie B Ihres W-2 Ihrer Bundeserklärung und Kopie C Ihrer Bundeserklärung bei. Wenn Sie Ihre Steuern elektronisch einreichen, müssen Sie keine Kopien Ihres W-2 senden, sondern müssen diese aufbewahren. Wenn ein Steuerberater eine E-Datei für Sie erstellt, müssen Sie dem Ersteller eine Kopie Ihres W-2 übermitteln.
Fristen einreichen
Arbeitgeber müssen ihren Mitarbeitern ihre W-2-Formulare bis zum 31. Januar (2. Februar 2015 aufgrund des Wochenendes) zur Verfügung stellen. Darüber hinaus müssen die Arbeitgeber die Kopie A des W-2 jedes Mitarbeiters zusammen mit einem Formular W-3 bis zum 28. Februar (2. März 2015) beim IRS einreichen. Wenn Sie Ihre W-2- und W-3-Dateien elektronisch einreichen, haben Sie bis zum 31. März Zeit. Wenn Sie die Frist für die Einreichung Ihrer W-2- und W-3-Formulare bei der Bundesregierung nicht einhalten können, können Sie eine 30-tägige Verlängerung beantragen durch Einreichung des Formblatts 8809, Antrag auf Verlängerung der Rückgabedauer von Dateiinformationen. Diese Verlängerung gilt nur für die Frist zur Einreichung bei der Regierung, nicht für die Lieferung von W-2 an Ihre Mitarbeiter. Die Mitarbeiter haben bis zum 15. April Zeit, ihre Steuererklärungen einschließlich ihrer W-2-Informationen einzureichen, sofern sie keine Verlängerung beantragen.
Formulare korrigieren
Bevor Sie ein W-2 als Arbeitgeber ausstellen und wenn Sie Ihr W-2 als Mitarbeiter erhalten, überprüfen Sie, ob die im Formular angegebene Sozialversicherungsnummer und der Name korrekt sind. Wenn die Nummer oder der Name nicht korrekt ist, kann der Arbeitgeber ein korrigiertes W-2 ausstellen.
