Unabhängig davon, ob Sie ein oder mehrere Mietobjekte besitzen, ist es wichtig, dass Sie alle mit den Immobilien verbundenen Unterlagen zusammenstellen. Sie benötigen einen einfachen Zugang zu Mietverträgen und eventuellen Nachträgen, wenn Mieterfragen auftauchen, und Sie sollten alle Mietanträge aufbewahren, falls ein abgelehnter Bewerber einen zukünftigen Anspruch gegen Sie erhebt. Darüber hinaus und vor allem können Sie nur dann Ausgaben von Ihrer Einkommensteuer abziehen, wenn Sie sie durch Ihre Unterlagen belegen können. Der für Steuern notwendige Papierkram ist die größte Herausforderung, um organisiert zu werden, da es so viele davon gibt.
Was Sie behalten sollten
Bewahren Sie eine Kopie des Mietvertrages, eventuelle Nachträge zum Mietvertrag und alle Mietanträge von potenziellen Mietern an einem sicheren Ort auf. Eine gute Idee ist es, für jedes Mietobjekt eine Datei zu erstellen. Bewahren Sie die Dateien in einem Aktenschrank auf. Außerdem benötigen Sie einen Nachweis darüber, ob und wie viel Sie jedes Jahr an dem Mietobjekt Geld verdient oder verloren haben. Sie tun dies, indem Sie Ihre Mieteinnahmen auflisten und die Kosten abziehen. Stornierte Schecks, Kontoauszüge mit direkter Einzahlung oder Quittungen, die Sie bei Annahme von Bargeld hinterlegen, belegen die Mieteinnahmen. Ihre Quittungen von allem, was Sie für Reparaturen, Versicherungen, Steuern und alles andere, wie Termiten- und Müllservice, für das Haus ausgeben, dienen als Nachweis Ihrer Ausgaben. Sie müssen für jedes Mietobjekt, das Sie besitzen, separate Einnahmen- und Ausgabenaufzeichnungen führen.
Papier Spur
Es ist nichts Falsches daran, Aufzeichnungen auf altmodische Art und Weise aufzubewahren, indem Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben in einem Notizbuch oder einem Ledger aufschreiben und die Einnahmen und Ausgabenbelege in einer Aufbewahrungsbox oder in einem Fach in Ihrem Notizbuch aufbewahren. Diese Methode ist für den Internal Revenue Service gemäß der Rechtsberatungswebsite Nolo akzeptabel. Es ist eine gute Idee, auf der Quittung zu notieren, wofür es war, wenn diese Information nicht bereits auf der Quittung ist. Die Papiermethode kann die einfachste Methode sein, um Aufzeichnungen zu führen, vor allem, wenn Sie immer so vorgegangen sind. Listen Sie einfach für jeden Monat eine Einkommensspalte und eine Aufwandsspalte auf, um zu sehen, wie Sie am Ende des Jahres fahren. Teilen Sie die Kosten, die Sie einmal im Jahr zahlen, wie z. B. die Grundsteuer, durch 12, um ein echtes Monatskonto zu erhalten.
Elektronische Methoden
Viele Computer-Softwareprogramme stehen zur Verfügung, um Sie bei der Aufzeichnung zu unterstützen. Tabellenkalkulationssoftware wie Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 und Ability Office können Ihre Einnahmen und Ausgaben nachverfolgen. Sie würden für jedes Mietobjekt eine eigene Tabelle erstellen.Für den Fall, dass der IRS Sie prüft, müssten Sie dennoch Papierkopien Ihrer Einnahmen- und Ausgabenbelege aufbewahren. Die anderen Optionen für die Aufbewahrung von Belegen sind die Verwendung eines Internet-Speicherdienstes, zu dem Sie Ihre Belege hochladen können (z. B. Shoeboxed), oder die Verwendung einer at-home-Version, z. B. NeatReceipts, zur Aufbewahrung digitaler Quittungen bei Ihnen zu Hause. Sehen Sie sich einmal im Monat Ihre Einnahmen und Ausgaben an und geben Sie die Daten in die Tabelle ein.
Property Management Software
Vermieter können auch Property Management-Software verwenden, um die Mietunterlagen zu organisieren. Quicken zum Beispiel hat eine Software, die alle Papiere für Sie organisiert. Es hilft auch, all Ihre Steuerabzüge zu finden, gibt Ihnen einen Ort, um verspätete Gebühren oder Teilzahlungen aufzuzeichnen, und ermöglicht Ihnen, den Status Ihrer Mietobjekte zu vergleichen. Die Property Management-Software verfügt normalerweise über viele erweiterte Funktionen, die Vermieter mit einer oder zwei Eigenschaften möglicherweise nicht benötigen. Vermieter mit mehr als 10 Eigenschaften finden sie laut Nolo oft nützlich.
