Sie brauchen kein umweltfreundliches Büro, um Zeit, Energie und Ressourcen in Ihrer Geschäftskommunikation zu sparen. Stellen Sie sicher, dass zwei Personen dieselbe Nachricht auf die effizienteste Weise erhalten, indem Sie beide im gleichen Geschäftsbrief ansprechen.
Wenn Sie zwei Adressaten haben
Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Interview für Ihren Traumjob. Wenn Sie das Büro des Personalchefs betreten, stellen Sie fest, dass Ihr Interview mit zwei Managern und nicht mit einem Manager geführt wird. Es ist viel einfacher, nur ein Dankschreiben nach dem Interview an beide Manager zu richten, als zwei getrennte Briefe zu erstellen. In diesem Fall erhalten beide Personalchefs dieselbe Nachricht - dass Sie sich für den Job interessieren und Ihre Zeit schätzen. In einem anderen Fall möchten Sie möglicherweise einen Geschäftsbrief an zwei Personen richten, die sich an verschiedenen Standorten befinden. Dies ist durchaus akzeptabel und sogar vorzuziehen, wenn Sie beiden Empfängern eine identische Nachricht übermitteln möchten.
Das Format
Das Format für Ihren Geschäftsbrief an zwei Personen ist dasselbe wie für eine Person. Die oberste Zeile sollte das Datum enthalten, dann sind zwei Zeilen unten Ihr Name und Ihre Absenderadresse. Überspringen Sie zwei weitere Zeilen und verwenden Sie jeweils eine Zeile für Name und Titel des Empfängers, Straße und Suite-Nummer, gefolgt von Stadt, Bundesland und Postleitzahl. Wenn Sie eine weitere Person hinzufügen, beginnen Sie die Informationen des zweiten Empfängers zwei Zeilen vom ersten Empfänger entfernt. Überprüfen Sie immer die Rechtschreibung, den Titel und die Postanschrift für jeden Adressaten. Bitten Sie die Rezeptionistin um die richtigen Informationen. Viele Unternehmen haben spezifische Postanschriften, die vom physischen Standort des Unternehmens abweichen können.
Die richtige Reihenfolge
Wenn Sie zwei Personen einen Geschäftsbrief schreiben, befolgen Sie dasselbe Protokoll für geschäftliche Einführungen. Die Auflistung der Adressaten ist einfach, wenn Sie an den CEO und einen Abteilungsleiter schreiben: Der Name und die Postanschrift des CEO sollten auf der Grundlage der Organisationshierarchie zuerst aufgeführt werden. Wenn Sie ihre jeweiligen Positionen nicht kennen, listen Sie die Namen in alphabetischer Reihenfolge auf, wobei Sie den Nachnamen der Person verwenden.
Die Anrede
Das Schreiben eines Geschäftsbriefs erfordert einen formellen Ton, wie "Sehr geehrter Herr Smith" oder "Sehr geehrte Frau Jones". Wenn Sie an zwei Männer schreiben, verwenden Sie die Pluralform von Herrn, der Herren. Beginnen Sie Ihren Brief beispielsweise mit "Sehr geehrter Herr Smith und Jackson". Achte auch auf deine Interpunktion. Ein Doppelpunkt nach der Anrede ist formal und ein Komma ist informell. Wenn Sie mit beiden Adressaten im Vornamen sind, verwenden Sie "Dear Sue and John" natürlich mit einem Komma.
Mit freundlichen Grüßen oder freundlichen Grüßen?
Der Abschluss, den Sie für Ihren Geschäftsbrief an zwei Personen wählen, hängt möglicherweise auch von der Beziehung ab, die Sie mit beiden haben, und von der Art des Geschäfts. "Mit freundlichen Grüßen", "Mit freundlichen Grüßen" und sogar "Mit freundlichen Grüßen" sind professionelle Wege, Ihren Brief zu schließen, aber "Mit freundlichen Grüßen" wird allgemein als Standard und ordnungsgemäßer Abschluss akzeptiert. Eine gewöhnliche militärische Schließung ist "Sehr respektvoll", aber wenn Sie einen Dankesbrief nach dem Interview schreiben, "Vielen Dank für Ihre Rücksichtnahme", fügt dies eine nette Geste hinzu.
