Das Schreiben von Geschäftsbriefen kann schwierig sein. Sie setzen sich hin, um einen kurzen Brief abzustreifen und Boom Sie sind direkt in der Begrüßung verblüfft. Das Schreiben an eine Person hat genug Probleme, wenn Sie den Namen oder das Geschlecht der Person nicht kennen. Wenn Sie einige Personen hinzufügen, multiplizieren sich die Fragen. Wie viele Leute schreiben Sie? Zwei, drei oder eine Menschenmenge? Kennen Sie sie beim Namen? Sind sie Ihre engen Freunde oder vorbeigehende Bekannte? Glücklicherweise gibt es Regeln und Richtlinien für alle diese Situationen.
Schreiben an zwei oder drei
Wenn Sie an zwei oder drei schreiben, ist dies eine einfache Antwort: Schreiben Sie einfach ihre Namen heraus. Wenn Sie sie gut kennen und einen Vornamen haben, können Sie deren Vornamen wie "Dear Will, Kiersten und Pat."
Wenn Sie sie nicht gut kennen oder nicht sicher sind, ob Vornamen geeignet sind, verwenden Sie mehr Formalität: "Sehr geehrter Herr Sothers, Frau Thompson und Frau Crump." Im Allgemeinen werden Sie nicht dafür gestimmt, dass Sie zu formal sind. Wenn Sie jedoch zu informell sind, werden Ihre Augenbrauen hochgezogen.
An eine Gruppe schreiben
Wenn Sie an mehr als drei Personen schreiben, wirkt sich das Herausschreiben von Namen als umständlich aus. Die Menschen fühlen sich oft als eine von einer langen Liste. Verwenden Sie besser einen Gruppentermin wie "Liebes Team" oder "Liebe Kollegen". Es ist komisch, wie das Aussprechen der Namen einer Gruppe dazu führt, dass sie sich wie eine Menge Menschen fühlen, aber "Dear Team" gibt ihnen das Gefühl, zur Gruppe zu gehören. Sie sind Teil des Teams. "Liebe Kolleginnen und Kollegen", sagt, Sie halten sie für würdig, ein Kollege, ein gleichwertiger und ein geschätzter Teilnehmer zu sein.
Verwenden Sie jedoch nicht "Sehr geehrte Kollegen", wenn Sie an Personen schreiben, die älter als Sie sind. Technisch sind sie Ihre Vorgesetzten, nicht Ihre Kollegen. Aber wenn sie auch im Team sind, würde "Dear Team" gut funktionieren.
Namen benennen
Schreiben Sie den Menschen möglichst mit Namen. Wenn Sie beispielsweise mehrere Personen zu einem Thema geschrieben haben und Sie zurückschreiben möchten, bemühen Sie sich, ihren Namen zu finden und zu verwenden. Wenn Sie sich für eine Stelle bewerben oder sich in einer anderen Situation befinden, in der Sie jemanden beeindrucken möchten, zeigt die Feststellung ihrer Namen, dass Sie sich bei Ihrer Arbeit zusätzlich bemühen würden, wenn Sie angestellt werden. Kennen Sie jemanden im Unternehmen, der die Namen der beteiligten Personalmitarbeiter erfahren kann?
Eine andere Idee ist, die Website der Organisation aufzurufen und zu sehen, ob der Direktor oder Manager der Abteilung aufgeführt ist. Wenn dies der einzige Name ist, den Sie sehen, können Sie den Brief folgendermaßen ansprechen: "Sehr geehrter Herr Burns und Kollegen" oder "Sehr geehrter Herr Burns und Mitglieder des Auswahlausschusses". Wenn Sie keine bestimmten Namen finden, können Sie "Sehr geehrte Mitglieder des Auswahlausschusses" schreiben. Während Sie schreiben konnten, "Sehr geehrter Auswahlausschuss", "Mitglieder hinzufügen" gibt ihm eine besondere Note. "Mitglieder" erkennt an, dass Sie sie als Einzelpersonen sehen, nicht nur als ein großes anonymes Komitee.
Um Gender herumzukommen
Mit Namen wie John, Maryann, Wayne und Daisy kann man leicht ihr Geschlecht erkennen. Andere Namen können Sie raten lassen, wie Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew und Alex. Manchmal verraten sie ihre Rechtschreibung. Zum Beispiel ist Adrian normalerweise ein Mann, während Adrienne eine Frau ist. Aber Namen verkennen sich gegen gängige Rechtschreibregeln. Wenn Sie es nicht wissen, gehen Sie nicht davon aus.
Wenn jemand, den Sie kennen, möglicherweise die betreffende Person kennt, können Sie dies möglicherweise herausfinden. Überprüfen Sie auch die Website, um zu sehen, ob die Person über sie geschrieben wurde und als sie oder er bezeichnet wird. Auch eine allgemeine Internetsuche nach dem Namen könnte Antworten liefern. Wenn all das die Gender-Frage nicht beantwortet, ist es akzeptabel, "Lieber Chris Trainor" zu schreiben.
Zu wem oder nicht
Während "To wom it May Concern" steif und sehr formal klingt, ist es immer noch eine akzeptierte Anrede, wenn Sie keine Ahnung haben, an wen Sie schreiben.
Auf der anderen Seite ist "Sehr geehrte Damen und Herren" veraltet. Es ist eine Grammatikfalle, die aus den Tagen übrig geblieben ist, als Unternehmen eine Domäne eines Mannes waren. "Sehr geehrte Damen und Herren" ist heute unangebracht, wenn Ihr Brief sehr gut von einer Frau empfangen werden könnte. "Sehr geehrte Damen und Herren" gibt zumindest zu, dass eine Frau eine Empfängerin sein könnte, aber es klingt immer noch altmodisch. Zunächst wird niemand mehr als Sir oder Madam angesprochen, außer vielleicht von seinem Butler oder Chauffeur. Wenn Sie keine Namen haben und keine Ahnung von ihrem Geschlecht haben, probieren Sie etwas anderes wie "Grüße" oder "Hallo". Diese klingen freundlich und sind geschlechtergerecht.
Manieren auch in der E-Mail
In fast allen formalen Fällen ist es akzeptabel, einen E-Mail-Brief zu senden, anstatt den Brief zu verschicken. Viele Stellenangebote schlagen eine E-Mail-Antwort vor. E-Mail ist eine entspanntere Form der Kommunikation. Wie in einem Bewerbungsschreiben gelten jedoch die Regeln für Grammatik und Etikette. Fehler und Rechtschreibfehler werden bemerkt und Sie werden von ihnen beurteilt.
Die gleichen Richtlinien gelten für das Schreiben an zwei oder drei Personen oder eine Gruppe. Beim Senden einer E-Mail ist es jedoch wichtig, dass die E-Mail-Adressen im Feld "bcc" und nicht im Feld "An" stehen. Viele Menschen möchten nicht, dass ihre E-Mail-Adressen öffentlich bekannt werden, insbesondere wenn es so einfach ist, eine E-Mail mit allen Kontaktinformationen aller Personen in der Ferne weiterzuleiten. "bcc" ("Blindkopie") bedeutet, dass Sie die Adresse sehen können, die anderen Empfänger jedoch nicht.
