Der IRS schreibt vor, dass Einzelpersonen und Unternehmen Zahlungen während des gesamten Steuerjahres auf anderen Personen und Unternehmen auf dem IRS-Formular 1099 dokumentieren und anzeigen müssen. Der 1099 hilft dem IRS, das zu versteuernde Einkommen zu ermitteln, bei dem Hände zwischen Personen und Unternehmen ausgetauscht werden, die keine Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung haben. Nach US-amerikanischem Recht müssen die Zahlungspflichtigen bei der Verteilung von 1099s pro Jahr bestimmte Anforderungen einhalten.
Formen
Der Zahler muss von jedem einzelnen Zahlungsempfänger, dem er während des gesamten Steuerjahres Geld zahlt, ein IRS-Formular W-9 anfordern. Am Ende des Steuerjahres müssen die Zahlungspflichtigen das Formular 1099 ausfüllen und sowohl an den Zahlungsempfänger als auch an den IRS senden. Der IRS verfügt über eine Reihe von 1099 Formularen für die Meldung bestimmter Zahlungsarten - darunter 1099-INT zur Meldung von Zinserträgen, 1099-DIV für Dividenden, 1099-C für den Schuldenerlass, SSA-1099 für Leistungen der sozialen Sicherheit, 1099-MISC für verschiedene Einnahmen und eine Vielzahl anderer Formen für verschiedene Arten von Zahlungen. Darüber hinaus muss der Zahler die 1099 ausdrucken und auf einem IRS-genehmigten, scannbaren roten Formular senden, das bei einem CPA-Büro erhältlich ist. Zahlungsempfänger können die Formulare auch bei IRS.gov oder telefonisch unter 1-800-829-3676 bestellen.
Zeitrahmen
Zahler haben nur bis zum 31. Januar eines Jahres die Möglichkeit, 1099s an Zahlungsempfänger zu versenden. Der Zahler muss außerdem eine Kopie aller 1099s bei der IRS innerhalb des festgelegten Zeitraums einreichen, der sich von Jahr zu Jahr ändern kann. Zum Beispiel müssen die Zahler das Steuerjahr 2011 für das Steuerjahr 1099 bis spätestens 2. April 2012 bei der IRS einreichen, wenn sie elektronisch eingereicht werden. Zahler, die auf Papier einreichen möchten, müssen dies bis zum 28. Februar 2012 tun. Der IRS bietet jedoch eine 30-tägige Verlängerung für Zahler, die das Formular 8809 vor dem Fälligkeitsdatum einreichen.
Schwelle
Die Zahler müssen nicht für alle ausgehenden geschäftsbezogenen Zahlungen 1099s einreichen oder senden. Zum Beispiel müssen die meisten Zahlungen, wie z. B. von einem unabhängigen Auftragnehmer ausgeführte Arbeiten, einen Schwellenwert von 600 USD für das Steuerjahr überschreiten, um 1099 zu verlangen. Die IRS macht jedoch eine Ausnahme für Lizenzgebühren, von denen die Zahlungsempfänger nur 1099 einreichen und senden müssen Jährliche Zahlungen in Höhe von mindestens 10 USD.
Überlegungen
Im Jahr 2010 verabschiedete der Kongress ein Gesetz, das die Eigentümer von Mietobjekten dazu aufforderte, 1099s für Dienstleistungsanbieter und Auftragnehmer für Zahlungen von 600 USD oder mehr für Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Verwaltung und Instandhaltung von Mietobjekten einzureichen und zu versenden. Nur ein Jahr später hob der Kongress das Gesetz auf, das wiederum die alten Gesetze wieder einführte, die keine Vermieter fordern, um 1099s einzureichen.
Warnung
Zahlungsempfänger, die die Frist für die Einreichung und den Versand von 1099s nicht einhalten, werden mit einer verspäteten Strafe in Höhe von 30, 60 oder 100 US-Dollar pro verspätetem Formular bestraft. Die Höhe der Strafe hängt vom Ausmaß der Verspätung ab. Wenn die 1099 nicht vollständig gesendet werden, kann dies jedoch zu Bußgeldern in Höhe von Tausenden von Dollar führen. Die IRS berechnet auch 50 US-Dollar für das Versenden der Versendung von 1099 auf dem korrekten scannbaren Papier.
