Bei jeder Transaktion, die in einer Organisation stattfindet, muss die Buchhaltungsabteilung ihre finanziellen Auswirkungen berücksichtigen. Der Buchhalter muss jede Transaktion mit finanziellen Auswirkungen in den Buchhaltungsunterlagen aufzeichnen. Viele Unternehmen geben den Mitarbeitern Debit- und Kreditkarten aus, um die Kostenerstattungen zu reduzieren, die sie verarbeiten. Anstatt Mitarbeiter zu erstatten, bezahlt das Unternehmen entweder die Kreditkartenrechnung oder passt seine Aufzeichnungen für die Lastschrifttransaktion an. Die Buchhaltungseinträge variieren je nachdem, ob der Mitarbeiter eine Debit- oder Kreditkarte verwendet hat.
Debitkartentransaktion
Banken geben den Mitarbeitern des Unternehmens Debitkarten aus, um die Anzahl der Schecks zu reduzieren, die das Unternehmen zum Drucken benötigt. Eine Debitkartentransaktion entfernt zum Zeitpunkt der Transaktion Bargeld vom Bankkonto des Unternehmens. Der Mitarbeiter verwendet eine Debitkarte auf dieselbe Weise, wie er beim Einkaufen eine Kreditkarte verwendet. Die Bank erhält eine elektronische Benachrichtigung über die Transaktion und überweist das Geld an den Verkäufer, um die Transaktion zu bezahlen.
Debitkartenabrechnung
Wenn ein Mitarbeiter eine Transaktion mit der Debitkarte durchführt, muss der Buchhalter des Unternehmens die Finanzdatensätze aktualisieren. Der Steuerberater kontaktiert den Mitarbeiter, um zu ermitteln, wofür die Transaktion gedacht war. Der Buchhalter ermittelt anhand dieser Informationen, welches Aufwandskonto in der Buchhaltung verwendet wird. Der Buchhalter erhöht die Spesenabrechnung und verringert die Barmittel.
Kreditkartentransaktion
Banken geben den Mitarbeitern des Unternehmens Kreditkarten aus, um die Anzahl der von den Mitarbeitern eingereichten Kostenberichte zu reduzieren. Bei einer Kreditkartentransaktion entsteht für das Unternehmen eine Verbindlichkeit, die das Unternehmen verpflichtet, die Bank am Ende des Zeitraums zu zahlen. Der Mitarbeiter verwendet eine Kreditkarte, um online, telefonisch oder persönlich einzukaufen. Die Bank erhält eine elektronische Mitteilung über die Transaktion. Am Ende des Zeitraums fügt die Bank alle Transaktionen hinzu und sendet eine Rechnung an das Unternehmen.
Kreditkartenabrechnung
Wenn eine Mitarbeiterin eine Transaktion mit der Kreditkarte tätigt, speichert sie ihre Quittung und schreibt eine Beschreibung der Transaktion auf die Quittung. Am Ende des Monats reicht sie alle ihre Quittungen an den Wirtschaftsprüfer des Unternehmens. Der Buchhalter vergleicht die Quittungen mit der Rechnung und stellt sicher, dass alle Transaktionen abgerechnet werden. Der Buchhalter ermittelt anhand der Quittungen, welches Aufwandskonto für die Buchhaltung verwendet wird. Der Buchhalter erhöht die Spesenabrechnung und verringert die Barmittel.
