Eine Wissensdatenbank, ähnlich einem Wiki, ist eine verwaltete Sammlung von Artikeln und Informationen, die vom Benutzer eingereicht werden. Ein Wissensdatenbank-Repository ist in der Regel einem bestimmten Programm oder Prozess zugeordnet. Informationen können von Entwicklern, Mitarbeitern des technischen Supports oder Endbenutzern übermittelt werden. Aufgrund des demokratischen Charakters der Wissensbasis kann sie organisch und schnell wachsen, die Informationen werden jedoch nur schwer verwaltet und im schlimmsten Fall unbrauchbar.
Dynamische Konversation
Der größte Vorteil einer Wissensdatenbank besteht darin, dass verschiedene Benutzer zu den Ergebnissen der Wissensdatenbank in Echtzeitdokumentation beitragen und eine dynamische, relevante Konversation erzeugen können. Da Online-Forschungen Beiträge aus der Entwicklung, dem technischen Support und den Endbenutzern enthalten, können sie das gleiche Problem aus verschiedenen Blickwinkeln untersuchen und möglicherweise zu einer Lösung führen, die sie alleine nicht in Betracht gezogen hätten.
Inkonsistente Dokumente
Die unterschiedlichen Schreibstile und Kenntnisniveaus der Mitwirkenden führen häufig zu einem unzusammenhängenden, nicht standardisierten Dokument, das einer der größten Nachteile einer Wissensbasis ist. Redundanz ist eher die Regel als die Ausnahme, und die gleichen Fehler können mehrmals in die Wissensbasis aufgenommen werden. Daher ist eine spezielle Wartung erforderlich.
Da eine Wissensdatenbank zunächst als leere Datenbank gestartet wird, ist es nicht angebracht, sie als primäre Dokumentationsquelle für neue Produkte oder Prozesse zu verwenden. Eine Wissensdatenbank erfordert Zeit zum Erstellen, da Szenarien und Probleme gefunden, gelöst und dokumentiert werden.
Bekanntheit von Informationen
Die demokratische, organische Natur einer Wissensbasis bedeutet, dass sich die wichtigsten Informationen wahrscheinlich hervorheben, während die weniger wichtigen Informationen verschüttet werden, wodurch die Wissensbasis eine natürliche Sortierfunktion erhält. Wenn schlecht geschriebene oder falsche Informationen übermittelt werden, können andere Benutzer sie begraben, indem sie durch bessere Informationen ersetzt werden, oder sie können zur Löschung / Überprüfung durch einen Administrator gekennzeichnet werden.
Archivierte Dokumentation
Alte Artikel in der Wissensdatenbank enthalten ein automatisches Archiv der Dokumentation für ältere Versionen des Produkts oder Prozesses. Das natürlich formende Archiv ist ein Vorteil von Wissensdatenbanken. Wenn neue Versionen des Produkts oder Prozesses erstellt werden, kann die Wissensdatenbank reorganisiert oder neu gestartet werden, um die alten Informationen zu archivieren, wobei die neuesten Informationen im Vordergrund stehen.
Lösungen
Dediziertes Personal muss ein paar Stunden pro Woche damit verbringen, die Wissensdatenbank nach redundanten, veralteten oder ungenauen Lösungen zu durchsuchen und sie nach Bedarf zu löschen. Sie sollten in der Verwendung der Wissensbasis geschult werden und wissen, wie sie effektiv durchsucht werden kann, um festzustellen, ob ein Artikel bereits vorhanden ist, bevor sie ein Duplikat beitragen.
