Das Aufkommen von Computern hat viele Branchen revolutioniert, wobei Büroarbeit keine Ausnahme darstellt. Computer haben dazu beigetragen, die Effizienz und Genauigkeit der Büroangestellten zu verbessern, indem verschiedene Software- und Kommunikationsfunktionen für die Ausführung von Arbeitsaufgaben bereitgestellt werden. Computer gehören mittlerweile zu fast jedem Büro, und die meisten Arbeitsplätze können ohne Computer nicht mehr funktionieren.
Kommunikation
Die Verwendung von E-Mail- und internen Nachrichtensystemen auf Computern vereinfacht die interne und externe Kommunikation erheblich. Büroangestellte sind in der Lage, Informationen schnell und effektiv im gesamten Büro zu übermitteln, da die meisten Büroeinrichtungen auf einzelnen Computern über ein Warnsystem verfügen, wenn eine Nachricht oder E-Mail empfangen wird. Das Internet verbessert auch die Kommunikationsmöglichkeiten erheblich, wobei Skype und andere derartige Messaging- und Kommunikationsprogramme nationale und transnationale Video- und Anrufkonferenzen mit Leichtigkeit und geringeren Kosten ermöglichen.
Datenspeicher
Die Datenspeicher- und -abrufkapazität von Computern wird mit zunehmender Technologie nur noch größer und weiterentwickelt. Dateien können über Suchfunktionen einfach abgerufen werden, und Festplatten können beispiellose Mengen an Dateien und Daten enthalten. Für Büros mit großen Datenbanken, z. B. Regierungen, Wohltätigkeitsorganisationen oder anderen Mitgliedervereinigungen, bietet diese Funktion zum Speichern und Abrufen von Daten gegenüber der herkömmlichen Speicherung von Papierdateien beispiellose Vorteile, z die einfache Nachverfolgung von Änderungen an Kunden-, Mitglieder- oder Bürgerdaten.
Vernetzung
Laut der Website von Spam Laws ist das Teilen von Dateien einer der Hauptvorteile eines Netzwerkcomputers in einer Büroumgebung. Ein Office-Netzwerk oder die Einrichtung eines Office-Intranets bedeutet, dass alle Benutzer auf eine gemeinsame Datenbank mit Dateien zugreifen können. Dies gilt auch für die Software und die Verwaltung von Computern, wodurch die Kosten für Büros erheblich gesenkt werden, da sie ein netzwerkfähiges Softwareprodukt erwerben können, anstatt mehrere Kopien für einzelne Computer erwerben zu müssen. Über das Netzwerk können auch Drucker, Faxgeräte und Kopierer gemeinsam genutzt werden.
Produktivität
Computer in der Büroumgebung steigern die Produktivität erheblich. Laut der Website „Reference for Business“ erhöhen Computer im Büro die Produktivität nicht nur in Bereichen wie Textverarbeitung, Datenverwaltung und Informationszugriff, sondern auch bei der Informationserstellung, der Sortierung und letztendlich der Speicherung. Die Zeit, die die meisten Büroangestellten am Computer verbringen, hat jedoch zu einer Reihe von Gesundheitsproblemen mit wiederholter Belastung an Augen, Handgelenken und Händen geführt.
