Unternehmer, die Mitarbeiter auf freiberuflicher Basis oder auf Vertragsbasis beschäftigen, müssen dem Internal Revenue Service ein Formular 1099-MISC für jede Einzelperson senden, die im Steuerjahr mindestens 600 USD verdient. Zu den Arten von Mitarbeitern, die diese Formulare erhalten sollen, zählen Mitarbeiter, die keine Vollzeitkräfte sind, aber für ihre Arbeit eine Vergütung erhalten.
Arbeitgeber müssen 1099-MISC-Formulare an ihre Vertragsbediensteten und an die IRS senden. Die Frist für das Senden von Formularen an Mitarbeiter ist der 31. Januar und die Frist für das Senden von Kopien der 1099-Formulare an den IRS ist Ende Februar. Die IRS hat Strafen für Arbeitgeber, die diese Fristen nicht einhalten.
Mitarbeiterinformationen abrufen: W9 ausfüllen
Wenn Sie einen Freelance- oder Vertragsangestellten einstellen, werden grundlegende Steuerinformationen mithilfe eines W9-Formulars erfasst, das beim IRS verfügbar ist. Das Formular fragt nach dem Namen des Auftragnehmers und dem Namen des Unternehmens, wenn es sich unterscheidet, der Sozialversicherungsnummer oder der Steueridentifikationsnummer. Der W9 fordert den Arbeiter außerdem auf, das Formular zu unterzeichnen, um zu bestätigen, dass er von der Quellensteuer für die Sicherung befreit ist. Die meisten Angestellten sind befreit, aber wenn dies nicht der Fall ist, ist das Unternehmen dafür verantwortlich, die Einkommensteuer des Auftragnehmers pauschal einzubehalten und an die IRS zu senden.
Senden von 1099 Formularen ohne Sozialversicherungsnummer
Nach Angaben des IRS muss jede Person, die eine Einkommensteuererklärung einreichen muss, ihre Sozialversicherungsnummer oder Steueridentifikationsnummer an ihren Arbeitgeber weitergeben. Wenn der Auftragnehmer oder Freiberufler kein W9-Formular ausgefüllt hat und Sie diese Informationen nicht vor Ablauf der Anmeldefrist erhalten können, können Sie ein Formular 1099 an den Auftragnehmer und den IRS ohne dieses Formular senden. Sie sollten jedoch wissen, dass der IRS Ihnen eine Strafe für die Übermittlung eines unvollständigen Formulars berechnet, es sei denn, Sie können nachweisen, dass ein triftiger Grund für das Auslassen der Sozialversicherungs- oder Steueridentifikationsnummer vorliegt. Sie müssen auch nachweisen können, dass Sie verantwortungsvoll gehandelt haben und Schritte unternommen haben, um das Auslassen dieser Informationen zu vermeiden, indem Sie beispielsweise den Auftragnehmer schriftlich dazu auffordern, diese Informationen anzufordern. Das Versäumnis des Arbeitnehmers, ein ausgefülltes W9-Formular zurückzusenden, gilt in der Regel als Befreiungsgrund.
So legen Sie eine korrigierte 1099-Datei ab, die das SSN enthält
Nachdem Sie die Sozialversicherungs- oder Steueridentifikationsnummer erhalten haben, müssen Sie einen korrigierten 1099-MISC ausfüllen und ein "X" in das Feld "Korrigiert" oben im Formular einfügen. Füllen Sie das Formular aus und fügen Sie die korrigierten Informationen und die Sozialversicherungsnummer hinzu. Sie müssen auch einen Brief an den IRS schreiben, in dem Sie wissen, dass die Sozialversicherungsnummer zusammen mit Ihrer eigenen Steueridentifikationsnummer fehlt.
