Entgegen der landläufigen Meinung ist die Welt der Buchhaltung nicht mit Glanz und Glamour gefüllt. Das tägliche Leben eines Buchhalters besteht aus einer Mischung aus Rechnungslegung für wiederkehrende Geschäftsaktivitäten, dem Abschluss von Spezialprojekten und der Teilnahme an dem monatlichen "Abschluss". Durch das Verständnis der alltäglichen Tätigkeiten, die in der Buchhaltung auftreten, sind Sie der Meinung, Sie erhalten ein besseres Verständnis dafür, wie der Rechnungslegungsprozess funktioniert und wie Sie ihn so gestalten können, dass er für Ihr Unternehmen geeignet ist.
Wiederkehrende Transaktionen
Für viele Buchhalter auf Einstiegsebene wird ein großer Teil der täglichen Aktivitäten für die Verarbeitung wiederkehrender Transaktionen aufgewendet. Diese Transaktionen können aus Vertriebs- und Produktionsaktivitäten, Einkaufs- oder Abrechnungsprozessen bestehen. In größeren Unternehmen werden einige dieser Aktivitäten ins Ausland geschickt oder automatisiert, das Buchhaltungspersonal muss diese Arbeiten jedoch noch überprüfen. In kleineren Unternehmen wird diese Arbeit manchmal wiederholt. Beispielsweise erfassen Vertriebsmitarbeiter häufig Verkaufsinformationen mithilfe von Bestellformularen und Tabellen zur Produktbestellung, und die Buchhalter geben dann die Informationen in das Verkaufsjournal ein.
Wöchentliche Aktivitäten
Bei Transaktionen, die nicht täglich stattfinden, aber immer noch häufig sind, können Buchhalter wöchentlich verarbeiten. Dies ist üblich für die Überprüfung der Arbeit eines Untergebenen, für Transaktionen, die in Batches zusammengestellt und alle gleichzeitig verarbeitet werden, und für die regelmäßige Überprüfung, ob das Buchhaltungssystem wie gewünscht funktioniert. Ein Schlüssel zu wöchentlichen Aktivitäten besteht darin, sicherzustellen, dass sie in die Arbeitszeit eingeteilt werden. Wenn Mitarbeiter tägliche Aktivitäten erhalten, die ihren Arbeitstag ausfüllen, werden nicht häufige Aufgaben häufig verschoben und nicht abgeschlossen.
Monatsabschluß
Das monatliche Abschlussverfahren ist der Prozess der Erstellung von Monatsabschlüssen und der Verrechnung von temporären Konten. Während des monatlichen und insbesondere des jährlichen Abschlusses arbeiten die Buchhalter oft lange, um sicherzustellen, dass die Finanzaufzeichnungen korrekt sind und Fehler nicht in den Abschluss aufgenommen wurden. Die Arbeitsbelastung für diesen Zeitraum kommt in Wellen; Nachwuchsbuchhalter sind in der Regel am meisten beschäftigt, da sie grundlegende Finanzpläne vorbereiten, und dann erhöhen leitende Wirtschaftsprüfer ihre Arbeitsbelastung, da sie mehr technische Berichte erstellen und die Arbeit von Nachwuchsbuchhaltern überprüfen. Schließlich prüft das Buchhaltungsmanagement die kollektive Arbeit der Gruppe.
Langfristige Projekte
Die tägliche Arbeit eines Wirtschaftsprüfers umfasst auch die Arbeit an langfristigen Projekten. Für leitende Angestellte im Rechnungswesen kann dies ein großer Teil der Arbeitswoche sein. Typischerweise identifiziert der Leiter des Rechnungswesens, in der Regel Controller genannt, vierteljährlich oder jährlich Verbesserungspotenziale im Rechnungsführungssystem. Die Buchhalter weisen dann den leitenden Wirtschaftsprüfern Aufgaben zu, um diese Bedenken auszuräumen. Ein gemeinsames langfristiges Projekt ist die Verwaltung von nicht beanspruchten Kreditoren. Wenn Schecks an Verkäufer ausgestellt werden, die die Schecks nicht einlösen, müssen die Gelder identifiziert und verfolgt werden. Wenn sich die Eigentümer nicht melden, werden die Gelder in vielen Gerichtsbarkeiten vom Staat nach dem Gesetz über den Verzicht auf Betrug vergeben. Da dies ein relativ häufiges, aber seltenes Vorkommnis ist, wird es am besten langfristig oder bedarfsgerecht gehandhabt.
