Jeder Arbeitgeber hat die moralische und rechtliche Pflicht, das Unternehmen und seine Mitarbeiter sowohl vor illegalem Fehlverhalten als auch vor Handlungen zu schützen, die ein feindseliges Arbeitsumfeld schaffen. Die Durchführung einer Untersuchung, wenn Sie eine Beschwerde erhalten oder Grund zu der Annahme haben, dass ein Mitarbeiter ein Fehlverhalten begeht, ist für die Erfüllung dieser Verantwortlichkeiten von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie keine triftigen Gründe haben, dies nicht zu tun, ist es ein üblicher erster Schritt, die beteiligten Parteien über die Durchführung einer Untersuchung zu informieren.
Internes Memo-Format
Sie können den Brief zwar mit einem Memo- oder Geschäftsbriefformat verfassen, ein Memo ist jedoch für die interne Kommunikation üblicher. Darüber hinaus kann die in einer Notiz typische Überschrift oder Betreffzeile dieses Format effektiver machen. Neben der Titelzeile enthält ein Memo auch das Datum, den Namen jedes Empfängers sowie den Namen und Titel des Absenders. Richten Sie die einzelnen Absätze im Hauptteil einer Notiz linksbündig aus und verwenden Sie einen Leerraum zwischen den Absätzen. Fügen Sie spezielle Notizen hinzu, um das Memo als vertraulich zu markieren und um anzugeben, ob das Memo Anlagen oder Anlagen enthält.
Der beschuldigte Angestellte
Benachrichtigen Sie den Angeklagten vor Beginn der Ermittlungen schriftlich. Das Ermittlungsschreiben sollte die Vorwürfe so detailliert wie möglich erläutern, einschließlich Namen, Daten und Umständen. Beschreiben Sie den Untersuchungsprozess, legen Sie die gesetzlichen Rechte fest, die die beschuldigte Person haben kann, und teilen Sie der beschuldigten Person mit, dass sie die Möglichkeit hat, sich sowohl schriftlich als auch während eines persönlichen Gesprächs mit ihrer Geschichte auseinanderzusetzen. Teilen Sie der Person mit, ob es sich um "wie gewohnt" handelt oder ob ihre Aufgaben oder Jobpflichten geändert werden müssen, bis die Untersuchung abgeschlossen ist.
Ausstehende Untersuchungsbenachrichtigung
Schließen Sie den unmittelbaren Vorgesetzten des Mitarbeiters und den Abteilungsleiter in eine erste Benachrichtigung ein. Das Schreiben sollte die Art und den Umfang der anhängigen Untersuchung erläutern. Darüber hinaus sollten in dem Schreiben die Schritte beschrieben werden, die vor Beginn der Untersuchung unternommen werden müssen, beispielsweise die Bilanzierung und Sicherung von Vermögenswerten und Vermögenswerten des Unternehmens oder die Änderung der Pflichten eines Mitarbeiters. Schließlich sollte in dem Schreiben angegeben werden, ob Vorgesetzte und Manager an der Untersuchung teilnehmen, und wenn ja, sollten spezifische Rollen und Verantwortlichkeiten festgelegt werden.
Untersuchungs-Interviewbriefe
Briefe sollten auch an alle Personen gerichtet werden, die Sie im Verlauf der Ermittlungen interviewen möchten. Im Gegensatz zu einer ausstehenden Untersuchungsbenachrichtigung, die mehrere Empfänger umfassen kann, sollten Interviewbenachrichtigungen jedoch einen einzelnen Empfänger in die Adresszeile aufnehmen, unabhängig davon, wie viele Briefe Sie verschicken. Das Schreiben sollte keine spezifischen Details enthalten, sondern lediglich angeben, dass der Mitarbeiter im Rahmen einer laufenden Untersuchung interviewt werden kann, den Namen der Person angeben kann, die das Interview führen wird, und eine Erwartung der vollständigen Zusammenarbeit aufstellen. Darüber hinaus sollte in dem Schreiben vermerkt werden, dass das Memo vertrauliche Informationen enthält und nicht für Diskussionen zwischen den Büros geeignet ist.
