Die geschäftliche Kommunikation umfasst viele Arten von förmlichen Briefen. Das Ermittlungsschreiben, manchmal als "Anfrage" bezeichnet, dient oft als erster Schritt für eine fortgesetzte Kommunikation. Ein Geschäft zwischen einem Verbraucher und einem Hersteller, zwischen zwei Unternehmen oder zwischen einem Arbeitgeber und einem Arbeitnehmer beginnt häufig mit der Anfrage einer Partei. Die Kommunikation kann auch enden, wenn der Verfasser diese erste Antwort erhält.
Tipps
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Wann immer Sie an jemanden schreiben, um Informationen anzufordern, handelt es sich um ein Ermittlungsschreiben. Sie können sie für alle Arten von Angelegenheiten wie Sponsoring, Stellenangebote, Verkauf, Projekte und Finanzierung einsetzen.
Infobrief grundlegende Definition
Was ist also ein Untersuchungsschreiben? Wenn eine Person bestimmte Informationen von einer anderen Partei verlangt, kann diese Person in Betracht ziehen, ein Anfrageschreiben zu schreiben. Im Grunde stellt dieses Schreiben eine Frage oder eine Aufforderung an den Leser mit der Absicht, den Leser zu einer Antwort zu bewegen. Die ideale Anfrage identifiziert eine spezifische Person, die in der Lage ist, kurz und zielgerichtet eine angemessene Antwort zu geben. Zum Beispiel kann der Inhaber einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ein Anforderungsschreiben an einen Vertriebsmitarbeiter für Bürobedarf senden, um einen Katalog oder einen Besuch von einem Vertriebsmitarbeiter anzufordern, in dem er erklärt, dass er beabsichtigt, seine Firma zu aktualisieren oder zu verlagern.
Grundformat
Vergessen Sie, dass Sie Ihr Ermittlungsschreiben ansprechen "Für wen kann es sich interessieren?" Identifizieren Sie stattdessen einen bestimmten Ansprechpartner in der Überschrift und die Anrede Ihres Schreibens, wann immer dies möglich ist. Wenn Sie beispielsweise schreiben, um nach einem Praktikum zu fragen, machen Sie ein paar Hausaufgaben, telefonisch oder online, um den Namen des Personalchefs zu ermitteln. Ein Standardanfrage-Schreiben hat ungefähr drei Absätze. Der erste Absatz gibt an, was der Autor wünscht, z. B. Informationen zu einem Produkt, zur Eröffnung eines Auftrags oder zu einer anderen Anfrage. zum Beispiel:
Sehr geehrte Frau Smith,
Ich bin ein Student (Name des Colleges) und arbeite an einem Bachelor of Arts in der Kinder- und Jugendfürsorge. Auf der Suche nach einem Praktikum für den Sommer 20XX fand ich Ihre Programmliste für Praktikumsmöglichkeiten auf (Name der Website).
Im zweiten Absatz werden die Gründe des Schreibers erläutert, aus denen er seine Anfrage an den Leser stellt. Erläutern Sie, warum Sie sich für diesen spezifischen Leser entschieden haben und wie die angeforderten Informationen für Sie von Vorteil sind:
Da Sie die Kontaktperson für das Praktikumsprogramm sind, bitte ich Sie um weitere Informationen. Letztendlich suche ich eine Praktikumsstelle, um meine Fähigkeiten und Erfahrung in der Betreuung gefährdeter Jugendlicher zu verbessern. Bis heute sind meine Kursarbeit und meine Erfahrungen (Liste der Kurse, relative Freiwilligenarbeit, andere Praktika).
Der letzte Absatz sollte den Brief mit einem Dankeswort für die Zeit und Hilfe des Lesers verknüpfen. Der Brief endet in der Regel mit einem ergänzenden Abschluss wie "Mit freundlichen Grüßen", gefolgt vom Namen des Verfassers.
Angefordert und unaufgefordert
Untersuchungsschreiben werden entweder als angeforderte oder unaufgeforderte Anfragen gestellt. Gewünschte Anfragebriefe kommen am häufigsten vor, wenn ein Unternehmen mit seinem Produkt oder seiner Dienstleistung in der Hoffnung betreibt, die Neugier potenzieller Kunden zu wecken. In Fällen, in denen der Verbraucher das Produkt nicht selbst prüfen kann, muss der Verbraucher das Unternehmen über ein erbetenes Ermittlungsschreiben kontaktieren. In einem unaufgeforderten Anfrage-Schreiben macht der Empfänger kein vorheriges Informationsangebot. Der Absender fordert Informationen von einer Quelle an, von der angenommen wird, dass sie die Antwort auf eine Frage hat, ohne dass er dazu aufgefordert wird.
Gewünschtes Beispiel: Zuschüsse und Finanzierung
Viele Stiftungen oder Unternehmen, die Stipendien anbieten, ziehen es vor, einen Antrag zu stellen, bevor sie einen vollständigen Zuschussantrag erhalten. Dieses normalerweise angeforderte Anforderungsschreiben muss Ihren Finanzierungsbedarf vollständig erläutern und kann das grundlegende Drei-Absatz-Format überschreiten, sollte aber drei Seiten nicht überschreiten. Neben der grundlegenden Einführung muss ein erfolgreiches Anforderungsschreiben für eine Finanzhilfe oder einen Finanzierungsantrag eine kurze Beschreibung Ihrer Organisation, eine Bedarfserklärung, die von Ihnen geplante Methode zur Erreichung Ihres gewünschten Ergebnisses sowie alle anderen Finanzierungsquellen enthalten planen, zu nutzen.
Unerwünschtes Beispiel: Praktika und Jobs
Die meisten Anfragen für Jobs und Praktika werden unaufgefordert eingereicht. Erwägen Sie das Senden von Anfragen, wenn Sie ein Unternehmen bewundern, und denken Sie, dass Sie eine für beide Seiten vorteilhafte Arbeitsbeziehung teilen könnten. Beginnen Sie Ihren Brief, indem Sie sich und Ihr Interesse an einer Beschäftigung bei ihrem Unternehmen vorstellen. Fassen Sie in einem oder zwei Abschnitten kurz Informationen über Ihre Qualifikationen ein und geben Sie an, wie die Erfahrung im Unternehmen des Lesers für Sie und das Unternehmen von Nutzen ist. Wenn Sie mit einem Unternehmen, das Sie bewundern, Ihren Fuß in die Tür stellen, ist dies ein lohnendes Praktikum. Und wer weiß? Wenn Sie gut passen, kann dies zu einer festen Position führen.
