Die Verschiebung großer Geschäftsereignisse kann ein logistischer Albtraum sein; Selbst mit den glaubwürdigsten Gründen für eine Datumsänderung werden Kunden und Geschäftskontakte irritiert und belästigt. Die Art und Weise, wie Sie die Informationen präsentieren, hat auch einen großen Einfluss auf den Eindruck der Teilnehmer. Achten Sie darauf, entschuldigend und dennoch optimistisch zu klingen, sodass die Empfänger die Umschuldung als einen vorübergehenden Rückschlag und nicht als Fehltritt oder als Folge schlechter Planung betrachten.
Legen Sie einen Firmenbriefkopf in Ihren Drucker ein. Dies ist eine offizielle Bekanntmachung über die Verschiebung einer Veranstaltung, die Sie veranstalten. Zeit ist von entscheidender Bedeutung, und Briefkopf wird die Aufmerksamkeit des Empfängers effektiver als normales Papier erregen.
Öffnen Sie das Textverarbeitungsprogramm Ihrer Wahl. Beginnen Sie ein neues Dokument, indem Sie "Datei" und "Neu" auswählen.
Geben Sie das Datum ein und überspringen Sie eine Zeile. Verwenden Sie die Serienbrieffunktion in Ihrem Textverarbeitungsprogramm, um die Namen und Adressen der Teilnehmer einzufügen.
Beginnen Sie mit der Feststellung, dass Sie das Ereignis neu planen müssen und die Erinnerungen darüber, was das Ereignis ist und wann es ursprünglich stattfinden sollte, auffrischen müssen.
Entschuldige mich aufrichtig und erkläre den Grund für die Verzögerung. Entschuldigen Sie sich nicht mehr als einmal, da die Empfänger dies möglicherweise als Schuldbekenntnis oder Missmanagement ansehen.
Geben Sie Einzelheiten zum Zeitpunkt des Ereignisses an. Wenn Ihr Unternehmen eine Entschädigung für die Rückbuchungsgebühr oder einen anderen Anreiz anbietet, geben Sie an, wie die Teilnehmer die Entschädigung beantragen können. Spielen Sie die guten Nachrichten ab; Wenn es sich bei der Umplanung um ein glückliches Ereignis handelt, beispielsweise um eine Zeit mit besserem Wetter, wird dies kommentiert.
Danken Sie den Teilnehmern für ihre Mitarbeit und teilen Sie ihnen die Kontaktinformationen mit, die sie anrufen können, wenn sie Fragen haben oder Schwierigkeiten haben, ihren Besuch zu verschieben.
Unterzeichnen Sie den Brief "Mit freundlichen Grüßen" und überspringen Sie drei Zeilen. Geben Sie Ihren vollständigen Namen und Titel ein. Drucken Sie die Buchstaben und unterschreiben Sie sie über Ihrem eingegebenen Namen.
Verschicken Sie die Briefe mit dem schnellsten Service, den Sie sich leisten können. Wenn Sie es sich nicht leisten können, eine große Anzahl von Briefen per Priority Mail zu versenden, rufen Sie zunächst jeden Teilnehmer an und geben Sie ihm die grundlegenden Informationen zur Neuplanung des Ereignisses. Lassen Sie sie wissen, dass ein offizielles Schreiben folgen wird.
