Ein Rundschreiben wird verwendet, um dieselben Informationen für ein breites Publikum zu verwenden. Es unterscheidet sich in seinem Zweck von einem persönlichen Brief, der bestimmte Informationen an einen oder wenige Empfänger sendet. Rundschreiben werden häufig verwendet, um neue Informationen anzukündigen oder Richtlinien zu erläutern. Sie sind ein allgemeines Thema, da sie viel gelesen werden. Das Schreiben eines Rundschreibens jeglicher Art erfordert einige wichtige Schritte.
Kenne deine Zuhörer. Bei Rundschreiben ist die Leserschaft unterschiedlich. Daher kann es schwierig sein, den Grad des Vorwissens Ihres Publikums oder die Vertrautheit mit dem Inhalt, den Sie teilen möchten, zu ermitteln. Berücksichtigen Sie jedoch die Mehrheit der wahrscheinlichen Leser, wenn Sie schreiben, sodass Ihr Brief für die meisten Menschen nützlich ist.
Unterscheiden Sie zwischen internen und externen Rundschreiben. Ein interner Rundbrief ist zwar auf eine große Gruppe verteilt, jedoch auf eine Gruppe beschränkt. Beispielsweise kann ein Unternehmen einen internen Brief über eine neue Unternehmensrichtlinie an die Mitarbeiter versenden. Im Gegensatz dazu wäre ein externer Brief ein Brief, der an alle Kunden oder an die Öffentlichkeit verteilt wurde.
Verwenden Sie den Ton und die Stimme, die für die Art der Kommunikation (intern oder extern) geeignet sind, für die der Rundbrief funktionieren soll. Zum Beispiel wäre ein strenger Ton für einen Rundbrief an alle Mitarbeiter, die sich mit Verspätung oder Fehlzeiten beschäftigen, angemessen. Ein strenger Ton wäre jedoch nicht angemessen, um einen Brief an die Kunden zu verteilen.
Geben Sie nur autorisierte Informationen weiter. Da Rundschreiben für ein breites Publikum bestimmt sind, sind sie nicht dazu geeignet, vertrauliche Informationen oder Details offenzulegen, die nicht für ein breites Publikum bestimmt sind.
