Gemeinnützige Arbeit ist eine edle Arbeit - aber ohne die erheblichen Beinarbeit, die hinter den Kulissen stattfindet, wäre dies häufig nicht der Fall. Die Organisation eines Community-Service-Events ist ein vielschichtiges Unterfangen, und es liegt in der Verantwortung des Vorsitzenden, sich um jedes Detail zu kümmern. Vorausschauende Planung ist von entscheidender Bedeutung. Sie umfasst alles von der Festlegung von Zielen bis zum Delegieren von Aufgaben. Wenn Sie sich vorab mit einer Liste von Komponenten befassen, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Veranstaltung erfolgreich sein wird.
Wähle eine Ursache. Viele Arten von Projekten fallen in den Bereich Community Service. Einige Ideen umfassen Projekte zur Förderung der Umwelt, zur Förderung der Sicherheit, zur Bekämpfung der Kriminalität oder zur Unterstützung von Obdachlosen.
Berücksichtigen Sie den Hauptgrund, warum das Projekt benötigt wird. Wenn Sie die Veranstaltung im Auftrag einer Organisation planen, müssen Sie berücksichtigen, ob die Veranstaltung in den Sinn ihrer Organisationsmission fällt.
Ziele setzen. Ermitteln Sie die spezifischen Ziele des Projekts und stellen Sie sicher, dass diese messbar sind. Messbare Ziele helfen Ihnen, das Ereignis nach dessen Ende zu bewerten.
Gestalten Sie die Veranstaltung. Wählen Sie Datum, Uhrzeit und Ort. Überlegen Sie sich dann, was es brauchen würde - beispielsweise einen interessanten Redner, Essen oder eine einzigartige Aktivität -, damit die Leute die Veranstaltung als spaßig und lohnenswert betrachten.
Personalbedarf definieren. Nennen Sie spezifische Aufgaben und wer diese Aufgaben erfüllen wird. Rekrutieren Sie Freiwillige, um diese Positionen zu besetzen.
Nennen Sie die erforderlichen Ressourcen, Materialien und Zubehör. Beachten Sie zu Budgetierungszwecken, ob jeder Artikel gespendet oder gekauft wird. Wenn Sie gespendet werden, notieren Sie den Sachwert.
Laden Sie potenzielle Partner - beispielsweise mögliche Sponsoren - durch schriftliche Kommunikation oder persönliche Präsentationen zur Teilnahme an der Veranstaltung ein. Teilen Sie eine fesselnde Geschichte darüber, wie sich Ihr Projekt positiv auf die Community auswirkt. Dann erklären Sie ihnen, was sie tun können, um zu helfen.
Füllen Sie ein Budget aus, das alle erwarteten Einnahmen und Ausgaben enthält. Binden Sie alle Ressourcen, Materialien und Materialien aus Ihrer Liste in das Ausgabenbudget ein. Stellen Sie sicher, dass der Wert der gespendeten Artikel im Budget angezeigt wird.
Bewerben Sie die Veranstaltung. Kommunizieren Sie die Veranstaltung auf alle möglichen Arten, wie etwa Pressemitteilungen, Direktwerbung, persönliche Einladungen, Poster, Website-Ankündigungen und über verschiedene soziale Medien. Einfache Mundpropaganda ist auch sehr effektiv, um das Wort auszusprechen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Veranstaltung (gegebenenfalls) an Schulen in der Umgebung fördern, da viele Schüler gemeinnützige Arbeitsstunden leisten müssen und möglicherweise bereit sind, daran teilzunehmen.
Entwerfen Sie einen alternativen Plan, falls etwas schief geht - es schadet nie, einen Plan B zu haben. Beschreiben Sie mögliche Probleme (z. B. schlechtes Wetter), die den erfolgreichen Abschluss des Projekts behindern könnten. Dann formulieren Sie Lösungen für diese Probleme (z. B. Verschieben des Ereignisses nach innen).
Formulieren Sie einen spezifischen Aktionsplan. Listen Sie die spezifischen Schritte auf, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Geplante Termine für jeden Schritt anzeigen. Teilen Sie die Schritte für den Tag des Ereignisses auf eine separate Liste auf, da dies während des Ereignisses die detaillierteste und am häufigsten referenzierte Liste sein kann.
