Viele Unternehmen haben einen kleinen Kassenbestand, um die täglichen Geschäftsausgaben wie Büromaterial zu bezahlen. Um einen kleinen Kassenfonds einzurichten und zu unterhalten, müssen Sie ihn mit Geldern aus Ihrem Unternehmen finanzieren. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, einen Scheck über Ihr geschäftliches Girokonto in Bargeld zu schreiben. Mit einer sorgfältigen Buchhaltung wird die Verwaltung eines Kassenfonds dazu beitragen, die Geschäftsabwicklung zu vereinfachen.
Platzieren Sie das aktuelle Datum in der Datumszeile des Schecks. Schreiben Sie in der Zeile "Bezahlen an die Bestellung von" des Schecks "Portokasse". Fügen Sie den Betrag des Schecks im Dollar-Feld hinzu. Viele Unternehmen unterhalten 100 US-Dollar in einem Kassenfonds. Schreiben Sie den Dollarbetrag in Worten in die entsprechende Zeile des Schecks. Unterschreiben Sie den Scheck mit Ihrer Unterschrift.
Notieren Sie den Scheck im Scheckregister für das Girokonto. Schreiben Sie "Petty Cash" und den Dollarbetrag in das Register und ziehen Sie den Dollarbetrag vom Kontostand Ihres Geschäftskontos ab.
Legen Sie den Scheck bei Ihrer Bank vor und erhalten Sie den korrekten Bargeldbetrag. Fordern Sie das Bargeld in den von Ihnen gewünschten Rechnungen und Münzen an, um den Einkauf mit dem Bargeld zu vereinfachen.
Legen Sie das Bargeld in die Box und erstellen Sie ein Buchungsjournal, um die Bargeldtransaktionen zu erfassen. Schreiben Sie oben das aktuelle Datum, "DR" (Debit) und "Petty Cash". Geben Sie nach dieser Eingabe den Scheckbetrag ein, den Sie für Bargeld geschrieben haben. Schreiben Sie als nächstes "CR" (Credit) und "Petty Cash" und schreiben Sie den gleichen Betrag wie den von Ihnen eingezahlten Betrag in die kleine Kasse.
Geben Sie einer Person den Schlüssel und die Verantwortung für die Verwendung des Geldes und die Buchhaltung dafür.
Notieren Sie die Zeiten, zu denen Sie Portokasse verwenden, im Journal. Fügen Sie eine Beschreibung der Ausgaben, des Datums und der Menge an Bargeld, die Sie aus der kleinen Kasse verwendet haben, bei. Legen Sie Quittungen zur Überprüfung der Ausgaben in die Kasse.
Addieren Sie die Ausgaben für das Journal, wenn Sie die Portokasse verwenden.Die Summe der Ausgaben und der Betrag an Bargeld in der Kassenkasse sollte dem Gesamtbetrag entsprechen, den Sie in die Geldkassette gelegt haben.
Wenn Sie fast das ganze Geld verbrauchen, füllen Sie die Portokasse auf. Schreiben Sie einen weiteren Scheck an "Petty Cash" für den Gesamtbetrag der Ausgaben. Dadurch wird die Gesamtsumme wieder auf die ursprüngliche Gesamtsumme gebracht.
Notieren Sie den von Ihnen eingezahlten Geldbetrag in der Geldkassette, um die Portokasse des Journals als Gutschrift zu ersetzen, und fügen Sie das Datum hinzu.
