Ihr Unternehmen muss für jeden Mitarbeiter jedes Jahr ein W2-Formular ausfüllen. Diese Formulare enthalten Informationen, die sich auf Steuerberechnungen auswirken, darunter Löhne, Einkommensteuer auf Bundes- und Bundesebene und Rentenbeiträge. Der Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, eine Kopie des Formulars zusammen mit der jährlichen Steuererklärung an den Internal Revenue Service zu senden. Das Ausfüllen eines W2 ist relativ einfach, wenn Sie eine Steuerbuchungssoftware haben, um die Zahlen zu verfolgen.
Format nach den Regeln
Ihre Buchhaltungssoftware kann die einzelnen Felder des Formulars automatisch aus gespeicherten Zahlen und Berechnungen ausfüllen. Der IRS erfordert eine standardisierte, typisierte oder gedruckte, schwarze 12-Punkt-Courier-Schriftart ohne Korrekturen und alle Einträge, die vollständig in die Boxen passen. Das Formular wird maschinell gelesen, und wenn es wegen falscher Formatierung, handgeschriebener oder falscher Farbe ausgegeben wurde, müssen Sie es erneut senden.
Ausführliche Beschreibungen
Gesamtlohn, Einbehaltung und alle anderen entsprechenden Informationen in den richtigen Feldern anzeigen. Das IRS stellt das Handbuch "Informationen für Formular W2" zur Verfügung, das entweder in Papierform oder online zur Verfügung steht und die erforderlichen Informationen enthält. Einige Felder sind rein informativ, aber immer noch obligatorisch. Wenn in Feld 12 der Code DD angezeigt wird, wird dem IRS beispielsweise mitgeteilt, dass der Arbeitgeber seinen Beitrag zu einem qualifizierten Gesundheitsplan meldet, der vom steuerpflichtigen Einkommen des Arbeitnehmers ausgeschlossen ist. Die Box-Funktionen können sich ändern, da das Steuergesetz neue Berichtsanforderungen schafft.
Dokument verteilen
Dateikopie A des Formulars W2 bei der Sozialversicherungsverwaltung, die die Informationen für den SSA-Lohn- und Beitragssatz des Mitarbeiters benötigt. Senden Sie Kopie 1 an die staatliche oder örtliche Steuerabteilung, falls dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Kopie B, Kopie C und Kopie 2 gehen zum Mitarbeiter, und Kopie D ist für die Datensätze des Arbeitgebers. Die Frist für die Verteilung des Formulars und der Datei variiert von Jahr zu Jahr. Die Frist für die Einreichung von Anträgen für 2014 ist beispielsweise der 2. März 2015, die Frist für die Verteilung an die Mitarbeiter ist der 2. Februar 2015. Sie können eine Fristverlängerung für die Einreichung mit dem IRS-Formular 8809 beantragen. Es sollte eine permanente Kopie geben des W2 in Ihrem Buchhaltungssystem. Die IRS verlangt, dass Sie das Formular, auch wenn es für den Mitarbeiter nicht lieferbar ist, vier Jahre lang aufbewahren.
Sparen Sie Zeit mit BSO
Mit Business Services Online von Social Security können Sie eine elektronische Version Ihrer W2 erstellen und / oder hochladen, die auch für Mitarbeiter ausgedruckt werden kann. Wenn Sie ein kleines Unternehmen betreiben, stellt dies eine Alternative dar, um die W2s in Ihrem eigenen Buchhaltungssystem zusammenzuführen oder manuell durchzuführen. Die SSA-Site erfordert eine Registrierung. Sie benötigen einen webfähigen Browser mit aktivierter 128-Bit-Verschlüsselung und Cookies sowie Adobe Acrobat Reader, um die Dokumente online erstellen zu können.
