Unternehmen müssen Einkommensformularen für Arbeitnehmer und unabhängige Auftragnehmer einreichen, um Steuererklärungen einzureichen. Mitarbeiter erhalten W-2-Formulare und unabhängige Auftragnehmer erhalten 1099-MISC-Formulare. Diese Formulare erfordern einen Namen, eine Adresse und eine Bundessteueridentifikationsnummer, die auch als Sozialversicherungsnummer für Einzelpersonen und die Arbeitgeberidentifikationsnummer für Unternehmen bekannt ist.Verhindern Sie potenzielle Probleme bei der Ablage aller Parteien, indem Sie die Steueridentifikationsnummer (TIN) der von Ihnen generierten Formulare überprüfen. Öffentliche Suchdatensätze verfügen über unterschiedliche Ressourcen zur Bestätigung von TIN-Inhabern.
Interner Umsatzservice
Non-Profit-Suche: Der IRS verfügt über ein Tool zum Durchsuchen nicht gewinnorientierter Entitäten, das als "Check-Option für ausgenommene Organisationen" bezeichnet wird. Durch Eingabe eines TINs gibt das Tool den gemeinnützigen Namen und die letzte bekannte Adresse an. Es gibt auch den Steuerbefreiungsstatus an und identifiziert die Unternehmen, die ihren Status als nicht gewinnorientiert verloren haben. Die Arbeitgeber verwenden Non-Profit-TIN-Angaben beim Abzug von Spenden sowie bei der Ausgabe von 1099-MISC-Formularen, wenn die Wohltätigkeitsorganisation für Dienstleistungen beauftragt wurde.
For-Profit- und Einzelsuche: Der IRS verfügt auch über einen TIN-Abgleichservice für Unternehmen, um die Steuerinformationen von Einzelpersonen oder Unternehmen abzugleichen. Dieser Dienst stimmt mit TIN-Informationen mit möglichen Namensänderungen überein. Dieser Service funktioniert nur, wenn Sie einen Namen haben, der mit der TIN übereinstimmt. Dies verhindert Betrug durch Mitarbeiter oder Anbieter, die ungenaue Informationen zur Verfügung stellen. Dieser Dienst ist online verfügbar und hat sofortige Ergebnisse für die Suche nach bis zu 25 Namen. Große Suchvorgänge erfordern 24 Stunden für das Batch-Matching von bis zu 100.000 TINs.
Securities and Exchange Commission
Das EDGAR-System ist die von der SEC gepflegte Datenbankrecherche für registrierte Unternehmen, die mindestens 1 Million US-Dollar sammelt. Unternehmen unterhalb dieser Schwelle müssen sich nicht registrieren. Dieses System erfordert, dass der suchende Teilnehmer über Unternehmensinformationen verfügt, um die Suche durchzuführen. Es ist nicht möglich, ausschließlich auf der Basis des TIN zu suchen. Dies begrenzt das EDGAR-System, ist jedoch eine kostenlose Ressource für Unternehmen.
Verwaltung der sozialen Sicherheit
Der Dienst zur Überprüfung der Nummer der Sozialversicherungsverwaltung funktioniert ähnlich wie das IRS-System, ist jedoch ausschließlich Sozialversicherungsnummern, die Einzelpersonen und nicht Unternehmen dienen. Ein Unternehmen kann bis zu 10 Nummern mit Namen oder Namensabweichungen sofort online kostenlos prüfen. Arbeitgeber können die Mitarbeiterinformationen vor dem Senden von W-2-Informationen bestätigen.
Nicht jeder unabhängige Auftragnehmer verfügt über eine formelle Geschäftseinheit. Diese Unternehmer "machen Geschäfte als" Unternehmer, die häufig ihre eigene Sozialversicherungsnummer anstelle einer separaten TIN für geschäftliche Zwecke verwenden. Der Dienst zur Überprüfung der Nummer der Sozialversicherungsverwaltung bestätigt Informationen in diesen Situationen.
Weitere Fehlerbehebung
Es ist möglich, dass Steuererklärungen abgelehnt werden, wenn die TIN-Informationen falsch sind. Wenn Datenbanksuchen die gewünschte TIN-Überprüfung nicht bereitstellen, können Sie vorhandene Geschäftseinträge überprüfen. Dies kann zeitaufwändig sein, aber die Erfolgsquote steigt mit mehr Informationen.
Beginnen Sie mit alten Steuererklärungen und Beschäftigungsnachweisen. Verweisen Sie auf die TIN mit früheren Mitarbeiter- oder Lieferanteninformationen. Ordnen Sie jeder TIN die Informationen auf dem Formular I-9 zu, wenn der Mitarbeiter oder der Verkäufer eingestellt wurde. Rufen Sie die Person oder den Verkäufer an und erklären Sie das Problem mit der Überprüfung. Fordern Sie aktualisierte Informationen wie z. B. Kopien von Sozialversicherungskarten an, um sie ordnungsgemäß erneut zu verarbeiten.
