Ein Begleitschreiben zu einem Beitrag gibt dem Spender die Möglichkeit, die Motivation für das Geschenk zu erläutern, wie der Spender das Geschenk verwenden möchte und möglicherweise die persönliche Geschichte oder die Organisationsgeschichte des Spenders, die zum Geschenk geführt hat. Sie liefert dem Empfänger wichtige Informationen.
Geben Sie die Absenderadresse, den Ort, den Bundesstaat und die Postleitzahl ein, oder drucken Sie sie zusammen mit dem Datum etwa einen Zoll vom oberen Rand aus. Zentriere es. Platzieren Sie die Zeilen einzeln und lassen Sie den Empfänger vier Zeilen hinunter.
Geben Sie den Namen des Empfängers (entweder eine Person oder den Namen einer Organisation) am linken Rand ein oder drucken Sie ihn aus. Geben Sie Adresse, Ort, Bundesland und Postleitzahl des Empfängers in drei separaten Zeilen ein.
Überspringen Sie zwei Zeilen und tippen oder drucken Sie „Sehr geehrter Herr oder Frau __: ”Am linken Rand. Wenn Sie zu einer Organisation beitragen, richten Sie den Brief an den Präsidenten oder den Vorsitzenden. Sie finden diese Informationen auf den meisten Websites. Für ein Spendenschreiben ist es akzeptabel zu beginnen: "Sehr geehrtes Rotes Kreuz:"
Überspringen Sie zwei Zeilen und geben Sie einen Satz ein oder drucken Sie ihn aus. Geben Sie dabei den Namen des Spenders und den Beitragsbetrag des gespendeten Objekts an. Der nächste Satz kann angeben, wie der Beitrag verwendet oder für ein spezielles Programm verwendet werden soll. Wenn die Spende keine Bedingungen enthält, bedeutet dies, dass es Ihnen egal ist, wie die Spende verwendet wird. Beschreiben Sie außerdem, ob Sie eine öffentliche Anerkennung Ihres Geschenks erwarten oder die Anonymität bevorzugen.
Überspringen Sie zwei Zeilen und geben Sie optional einen abschließenden Absatz an, der möglicherweise Ihre Gründe für das Geben erläutert. Eine kurze persönliche Anekdote reicht aus, um Ihre Motivation zu erklären oder vielleicht Bewunderung für die Arbeit des Empfängers auszudrücken.
Überspringen Sie zwei Zeilen und zentrieren Sie die abschließende Anrede wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“. Überspringen Sie vier Zeilen und geben Sie Ihren Namen unter der Anrede ein. Unterschreiben Sie den Brief, nachdem Sie ihn gedruckt haben.
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