"Ich möchte diesen Bericht am Montagmorgen als erstes auf meinem Schreibtisch!" Der wütende Chef schreit in Filmen, Fernsehsendungen, Büchern und wahrscheinlich mehr als einigen echten Geschäftsumgebungen nach. Lassen Sie sich von der Idee, einen Bericht zu erstellen, nicht einschüchtern, sondern begrüßen Sie es als Gelegenheit, Ihre Arbeit zu präsentieren. Geschäftsberichte sind wichtige Dokumente, weil sie oft komplexe Punkte, Probleme oder Forschungsergebnisse klar und prägnant erklären. Berichte erfordern Aufmerksamkeit, weil sie offiziell sind. Und da Sie den Bericht schreiben, können Sie entscheiden, was Sie in den Bericht einfügen.
Was ist ein Geschäftsbericht?
Ein greifbares Dokument. Businessdictionary.com definiert a Bericht als „ein Dokument, das Informationen enthält, die in einer erzählerischen, grafischen oder tabellarischen Form organisiert sind und ad hoc, periodisch, regelmäßig, regelmäßig oder nach Bedarf erstellt werden.“
Die Tatsache, dass ein Geschäftsbericht ein Dokument ist, unterstreicht nur seine Bedeutung. Während Sie auf der Tagesordnung stehen könnten, um einen Bericht über die während des Quartals erworbenen Vermögenswerte, während und nach Ihrer Präsentation zu geben, können Sie sich auf den Geschäftsbericht beziehen, und Sie können auch eine Kopie an die Teilnehmer verteilen. Erinnern Sie sich an die gefürchteten Buchberichte, die Sie in der Schule machen mussten? Das Lesen des Buches war der erste Schritt, dann mussten Sie eine Zusammenfassung des Gelesenen schreiben. Manchmal mussten Sie Ihren Bericht sogar der gesamten Klasse vorlegen. Aber um Ihnen zu helfen, hatten Sie den greifbaren Bericht in Ihrer Hand. So wichtig ist ein Bericht.
Eine Momentaufnahme. Ein Geschäftsbericht ist eine Zusammenstellung von Fakten und Statistiken zu einem bestimmten Aspekt eines Unternehmens. Normalerweise handelt es sich um eine Momentaufnahme, die über einen bestimmten Zeitraum berichtet. In einem Jahresbericht werden beispielsweise wichtige Finanzdaten und Vorkommnisse behandelt, aus denen sich ein finanzieller Überblick für dieses Jahr ergibt, während ein vierteljährlicher Bericht ein bestimmtes Quartal des Jahres abdeckt.
Die meisten Berichte umfassen unabhängig von der Art und dem Zweck einen bestimmten Zeitraum. Finanzberichte beziehen sich auf einen bestimmten Zeitraum. Die Finanzen eines Unternehmens variieren von Jahr zu Jahr und von Monat zu Monat. Selbst ein Bericht über verfügbare Produkte ist nur für ein bestimmtes Zeitfenster genau, da neue Produkte eingeführt und ältere Produkte eingestellt werden.
Formell oder informell. Je nach Zweck und wer wird es sehen, kann der Bericht formell oder informell sein. Formelle Berichte sind Berichte, die von Chefs, Führungskräften, Kunden, potenziellen Kunden oder Investoren oder sogar der Öffentlichkeit eingesehen und überprüft werden. Wie alle Berichte sollten sie gut geschrieben und ohne Tippfehler oder Rechtschreibfehler dargestellt werden, leicht verständlich und auf den Cent genau.
Informelle Berichte sind nicht weniger wichtig. Für Mitarbeiter, die ihre Spesenabrechnungen zur Erstattung ausfüllen müssen, sind sie von größter Bedeutung. Diese Berichte sind normalerweise informell und enthalten Beschreibungen, Datumsangaben und Dollarbeträge, die in ein Unternehmensformular eingegeben werden. Wenn Mitarbeiter den Bericht nicht rechtzeitig und pünktlich ausfüllen, werden Flugscheine, Taxis und Mahlzeiten, die sie auf ihrer letzten Geschäftsreise bezahlt haben, möglicherweise nicht erstattet.
Berichte mit anderen Namen. Viele, wenn nicht die meisten, Geschäftsberichte werden nicht einmal als Berichte bezeichnet. Dies können Aussagen wie eine Gewinn- und Verlustrechnung oder eine Gewinn- und Verlustrechnung oder andere Abschlüsse wie Bilanzen sein. Oder es können Budgetübersichten oder Verkaufsprognosen sein.
Gründe für die Verwendung von Geschäftsberichten
Um einen hervorragenden Bericht vorzubereiten, hilft es zu verstehen, wofür der Bericht verwendet wird.
Zusammenfassen. Berichte helfen, eine komplizierte Idee, einen Prozess oder den finanziellen Status des Unternehmens klar und verständlich zu erklären. Monate gesammelter Daten oder jahrelange Forschung könnten in einem kurzen Bericht zusammengefasst werden. Natürlich kann es nicht jedes Detail geben, das in der Untersuchung aufgedeckt wurde, aber der Bericht gibt denjenigen, die den Bericht lesen, eine kurze Zusammenfassung der Forschung oder der Daten.
Vereinfachen. Die Personen, die Ihren Bericht überprüfen werden, haben möglicherweise nicht die Zeit, den Wunsch oder die Fähigkeit, alle dahinter stehenden Daten und Nachforschungen auszuwerten. In jedem Fall haben sie ihre eigenen Aufgaben. Ihr Bericht gibt ihnen das, was sie wissen müssen.
Klären. Wenn 10 Personen alle Daten und Forschungsergebnisse, die Sie gesammelt haben, lesen und überprüfen, kommen sie zu verschiedenen Schlussfolgerungen. Ihr Bericht stellt sicher, dass alle vom gleichen Standpunkt aus arbeiten, da Sie alle dieselben Daten erhalten.
Überzeugen. Angenommen, Ihr Unternehmen möchte Investoren dazu bringen, Kapital zur Finanzierung einer neuen Idee zu investieren. Ihr Bericht wird in den Geschäftsplan aufgenommen, der mit den Anlegern geteilt wird. Andere Mitarbeiter erstellen die Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens und andere Finanzstatusberichte. Ihr Bericht wird jedoch eine Umsatzprognose sein, aus der hervorgeht, wo das Unternehmen die ungenutzten Märkte für wahrscheinlich hält und welche Umsätze sie erzielen könnten. Die Finanzberichte sind wichtig, aber Ihr Bericht ist derjenige, der die Anleger dazu bringen könnte, an Bord zu gehen oder nicht.
Einen Punkt beweisen. Geschäftsberichte werden häufig verwendet, wenn schwierige Entscheidungen getroffen werden müssen, z. B. ob ein Downsizing erforderlich ist, was Entlassungen nach sich ziehen könnte. Niemand möchte in diese Richtung gehen, aber wenn der Bericht vor ihnen liegt und der stetige Gewinnrückgang im Vergleich zu Ausgaben wie Löhnen deutlich wird, ist klar, was zu tun ist. Andererseits können Berichte zeigen, ob das Unternehmen in der Lage ist, in aufregende neue Richtungen zu expandieren.
Ein Problem lösen. Sie haben an Meetings teilgenommen, bei denen Diskussionen zu einem Problem geführt werden, ohne eine tragfähige Lösung zu finden. Wenn Sie Ihre Berichte jedoch auf der großen Projektionsfläche freigeben, betrachten alle das gleiche Problem zur gleichen Zeit. Wenn Sie ein greifbares Dokument mit Tabellen und Grafiken anzeigen, die zeigen, wo die Situation wirklich ist, können alle das gleiche Material analysieren und gemeinsam eine Lösung finden.
Arten von Geschäftsberichten
Es gibt eine unbegrenzte Anzahl von Geschäftsberichten, die geschrieben werden können, zumal Sie auch Ihren eigenen benutzerdefinierten Bericht schreiben und ihn nach Belieben benennen können. Im Allgemeinen werden Geschäftsberichte jedoch in vier Kategorien unterteilt: Erklärend, Analyse, Fortschritt und Recht. Natürlich können und müssen sie sich überschneiden. Ein Fortschrittsbericht könnte beispielsweise auch erklärend sein. Sein Hauptzweck besteht jedoch darin, ein Update über eine Situation zu geben.
Erläuternde Berichte. Einige Geschäftsberichte werden geschrieben, um eine Situation oder ein Thema zu erläutern, damit jeder sie verstehen kann. Sie können beispielsweise einen erläuternden Bericht schreiben, um die von Ihnen durchgeführten Untersuchungen zu erläutern. Wenn Sie nur eine Tabelle mit den Ergebnissen Ihrer Forschung vorlegen, werden Sie natürlich mit Fragen zum Grund der Forschung, zu Ihrer Methodik, zu Probengrößen usw. überflutet. Anstatt nur eine Ergebnisliste zu erstellen, sollten Sie zunächst kurz angeben, aus welchem Grund Sie die Untersuchung durchgeführt haben und wie Sie vorgegangen sind, z. B. telefonische oder per E-Mail durchgeführte Umfragen, Datenverfolgung über einen bestimmten Zeitraum oder wie auch immer Ihre Methodik war. Als Nächstes erläutern Sie die Ergebnisse Ihrer Forschung anhand einer Tabelle, eines Diagramms oder einer anderen Methode, die die Ergebnisse klarer macht. Dann fassen Sie die Ergebnisse in wenigen Sätzen zusammen.
Analytische Berichte . Diese Art von Bericht bietet eine Analyse, möglicherweise durch Vergleich zweier Situationen oder Möglichkeiten. Anstatt nur zu erklären, führt ein Analysebericht zumindest einen Teil der Analyse der Ergebnisse für den Leser durch. Sie können visuelle Elemente in Ihrem Analysebericht verwenden, um Ihre Punkte wie Diagramme oder Datentabellen zu veranschaulichen.
Fortschrittsbericht. Wie Schulzeugnisse zeigen Fortschrittsberichte, wie die Dinge gerade laufen. Sie basieren nicht auf Bergen der Forschung oder Analyse. Sie sind ein Update für Menschen, die eines benötigen. Jahresberichte, Abschlüsse wie Gewinn- und Verlustrechnungen und andere Berichte, die Momentaufnahmen eines Zeitpunkts sind, sind Fortschrittsberichte.
Legale Berichte. Jeder Bericht, den das Unternehmen gesetzlich zum Erstellen, Versenden, Einreichen oder Versenden an eine andere juristische Person benötigt, ist eine Art rechtlicher Bericht. In einigen Fällen werden auch rechtliche Berichte erstellt, um das Unternehmen vor potenziellen Klagen oder anderen rechtlichen Problemen zu schützen. Wenn ein Bericht zu Steuerzwecken erstellt wird oder von der Securities and Exchange Commission, einem Gericht oder einer anderen offiziellen Stelle verlangt wird, gehört er zur rechtlichen Kategorie.
Beispiel für das Schreiben allgemeiner Berichte
Laut dem Online Writing Lab (OWL) der Purdue University haben die meisten Geschäftsberichte kein universelles Format. Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen ein bevorzugtes Format für den von Ihnen verfassten Bericht hat. Wenn nicht, können Sie es nach Belieben zusammenstellen. OWL enthält jedoch Vorschläge, mit denen Sie sicherstellen können, dass Sie alle Grundlagen abdecken und den bestmöglichen Bericht schreiben.
- Halte es kurz.
- Kenne dein Publikum und schreibe ihm.
- Verwenden Sie Überschriften und markieren Sie wichtige Punkte.
- Setzen Sie zuerst Ihre wichtigsten Erkenntnisse, Argumente oder Punkte.
- Entscheiden Sie, ob Sie Ihre Schlussfolgerungen hinzufügen oder den Lesern überlassen.
Der Inhalt Ihres Berichts variiert je nach Zweck und Zielgruppe. Für einen internen Bericht weiß das Publikum bereits über das Unternehmen Bescheid, so dass Sie diese Angaben nicht machen müssen. Ein öffentlicher Bericht oder ein Bericht mit mehreren Zielgruppen würde jedoch von einigen Hintergrundinformationen über das Unternehmen profitieren.
Titel / Titelseite. Jeder Bericht benötigt einen eindeutigen Titel, aus dem hervorgeht, was er offenbart. Dies ist nicht der Ort, um klug zu sein. Transparenz ist der Schlüssel. Für einen kurzen oder informellen Bericht reicht ein einfacher Titel oben auf der Seite aus, gegebenenfalls gefolgt von den Daten. Zum Beispiel:
Zusammenfassung der Erträge und Aufwendungen im ersten Quartal 2018
Formale Berichte benötigen eine Titelseite, die Titel, Datum und Autor enthält. Beispiel:
Zusammenfassung der Einnahmen und Ausgaben
Erstes Quartal 2018
Hergestellt von
(dein Name)
Wenn der Bericht für eine bestimmte Person oder Gruppe erstellt wird, fügen Sie diesen nach Ihrem Namen hinzu, zum Beispiel:
Zum
XYZ Company, Inc.
Einführung. Beginnen Sie mit einer kurzen Historie oder einschlägigen Hintergrundinformationen zum Unternehmen, wenn Sie dies für erforderlich halten. Dann erklären Sie kurz, warum dieser Bericht erstellt wurde. Wenn der Bericht Forschungsergebnisse vorlegt, erläutern Sie kurz die Forschungsmethode. Für einen kurzen Bericht sollten dies einige Sätze sein. Ein formeller Bericht kann eine ganze Seite enthalten. Einige formale Berichte beginnen mit einer Kurzzusammenfassung, die einen Überblick oder eine Zusammenfassung des Berichts enthält. Wenn dies also alles ist, was jemand liest, wird der Bericht trotzdem verstanden.
Inhaltsverzeichnis. Listen Sie Abschnitte und Grafiken mit Seitennummern in einem langen Bericht auf.
Hauptteil des Berichts. Hier geben Sie Ihre Daten, den Kernpunkt oder die wichtigsten Informationen Ihres Berichts ein. Fügen Sie visuelle Elemente wie Diagramme, Diagramme, Tabellen oder Diagramme ein und nicht nur Text. Visuals zeigen den Leuten, was Sie wissen möchten, und sie sind interaktiv, wodurch die Aufmerksamkeit Ihrer Leser erhalten bleibt. Tabellen, Grafiken und andere visuelle Dokumente sind der „Beweis“ für das, was Sie berichten. Beginnen Sie immer mit den wichtigsten Daten.
Ergebnisse. Dieser Abschnitt ist optional und hängt von Ihren Lesern ab.Möchten Sie ihnen sagen, wie sie die Ergebnisse interpretieren sollen, oder den Bericht für sich selbst sprechen lassen? ****
Schlussfolgerungen. Formale Berichte benötigen ein Ende, in dem die Ergebnisse zusammengefasst werden, ob sie erwartet wurden oder überraschend waren und wie sie zukünftige Entscheidungen beeinflussen werden.
Ausnahmen. Jahres- und Quartalsberichte sind Beispiele, die möglicherweise kreativer sind. Insbesondere wenn das Unternehmen die Öffentlichkeit anspricht, wie z. B. der Jahres- oder Quartalsbericht eines Krankenhauses, können die Aktualisierungen am besten durch spannende Geschichten von geretteten Leben oder Angestellten, die State-of-the-Art-Techniken anwenden, erzählt werden. Unternehmen können ihren Fortschritt auch auf diese Weise in Beziehung setzen, indem sie Mitarbeiter befragen, die Spitzenforschung betreiben oder neue, aufregende Produkte erfinden.
Am Ende liegt es an Ihnen, wie Sie Ihren Bericht schreiben. Halten Sie es kurz, halten Sie Ihr Publikum im Kopf und fügen Sie Informationen hinzu, die Ihre Botschaft deutlich vermitteln. Kein Schweiß. Sie haben es in kürzester Zeit auf dem Schreibtisch Ihres Chefs.
