In lateinischer Sprache bedeutet Tagesgeld "für jeden Tag". In der Geschäftswelt bezieht sich der Begriff häufig auf die Tagesentschädigung, die Unternehmen ihren Angestellten für die Reisezeit geben. Der Tagessatz zahlt häufig für Unterkunft und Verpflegung für die Reise. Das Konzept mag einfach erscheinen, aber es ist wichtig, Ihre rechtlichen Anforderungen, die Nuancen der Erstattung und die Tagessätze zu kennen.
Tipps
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Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern die Reisekosten erstatten, wenn dies den Mindestlohn der Beschäftigten senkt. Die Kosten können Unternehmen dabei helfen, große Talente zu behalten.
Gesetze pro Tag
Das Fair Labor Standards Act schreibt nicht ausdrücklich vor, dass Unternehmen alle Mitarbeiter für Geschäftsreisen erstatten müssen. Die Ablehnung der Deckung dieser Ausgaben könnte jedoch in einigen Fällen gegen das Gesetz verstoßen.
Das liegt daran, dass das US-amerikanische Arbeitsministerium festlegt, dass die Löhne über dem lokalen oder staatlichen Mindestbetrag liegen müssen, nachdem Sie etwaige Rückschläge abgezogen haben, die Mitarbeiter zur Durchführung ihrer Arbeit leisten müssen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern keine Reise- und Aufenthaltskosten erstatten, können Sie auch gegen Überstunden verstoßen.
Illegale Pro-Diem-Praktiken
Stellen Sie sich vor, Sie schicken einen Mitarbeiter auf eine zweitägige Reise zur Arbeit. Von der Zeit, in der er zum Flughafen abfliegt, wird es 48 Stunden sein, bis er nach Hause kommt.
Wenn Ihr Unternehmen unter den gesetzlichen Mindestlohn fällt, sind dies 16 Stunden bei 7,25 USD pro Stunde und 32 Stunden bei 10,88 USD pro Stunde. Insgesamt muss er für die Reise 464,16 $ verdienen. Dieser Betrag muss nach den Hotel-, Verpflegungs-, Reise- und Nebenkosten entstehen, die er auf der Reise hat.
Selbstverständlich muss ein Mitarbeiter, der einen Mindestlohn eingeht, eine Erstattung verlangen, auch wenn er nur einen Cent ausgeben muss. Was ist jedoch mit Mitarbeitern, die das erforderliche Minimum einhalten?
Nehmen wir an, ein Mitarbeiter verdient 15 US-Dollar pro Stunde und macht dieselbe Reise. Sie müssten ihr 960 Dollar für Löhne und Überstunden zahlen. Wenn Sie anfangen, Abzüge vorzunehmen, kann dies unter das Minimum fallen.
Vielleicht musste sie für die Konferenz in einem bestimmten Hotel übernachten, das 200 Dollar für die Nacht kostete. Glücklicherweise war die Konferenz nahe genug, um zu fahren, anstatt zu fliegen, aber der Mietwagen und das Benzin gaben ihr 300 Dollar zurück. Während ihrer Abwesenheit hatte sie sechs Mahlzeiten für durchschnittlich 15 US-Dollar.
An diesem Punkt der Reise beläuft sich ihr Gehalt abzüglich der Ausgaben auf nur 370 US-Dollar. Dies ist weit unter dem absoluten Minimum für eine solche Reise. Wenn Sie diesen Mitarbeiter nicht erstatten, könnten Sie rechtliche Probleme haben. Es ist wichtig, diese Anforderungen zu beachten.
Pro Tag gegen Erstattung
Die allgemeine Bedeutung der täglichen Kosten ähnelt der Erstattung, sie ist jedoch nicht unbedingt mit Ihrer Personalabteilung identisch. Im Allgemeinen erfordert die Erstattung, dass Mitarbeiter Quittungen und Spesenabrechnungen einreichen, um ihr Geld zurückzubekommen.
Die US-General-Services-Administration legt Tagessätze fest, die landesweit variieren. Unternehmen können diesen Betrag für jeden Tag zahlen, an dem Mitarbeiter geschäftlich unterwegs sind, anstatt dass sie Kosten einreichen. Diese Praxis entlastet die Personalabteilung und erleichtert im Allgemeinen die Dinge.
Was für ein Diem-Cover
Während die Erstattungen alle vom Unternehmen übernommenen Kosten abdecken, beziehen sich die Tagessätze nur auf Unterkunft, Verpflegung und Nebenkosten. Mahlzeiten beinhalten drei pro Tag. Nebenkosten beinhalten Dinge wie die chemische Reinigung und Tipps für Hotelangestellte. Die Unterbringung umfasst die Nacht in einem Mittelklassehotel.
In den Tagesspesen fehlen vor allem die Reisekosten. Unternehmen, die sich ausschließlich auf Tagesgeld verlassen möchten, können Flugtickets und Mietwagen direkt bezahlen oder den Mitarbeitern den Zugang zur Firmenkarte ermöglichen. Ansonsten können Sie die Kosten für alles außer für Reisen verwenden und die Mitarbeiter veranlassen, Spesenabrechnungen für ihre Tickets einzureichen.
Pro Tag und Steuern
Obwohl Mitarbeiter keine Spesenabrechnungen einreichen müssen, um Tagegelder zu erhalten, ist dies immer noch eine gute Praxis. Ohne diese Berichte müssen Sie sie als steuerpflichtiges Einkommen ausweisen. Die Berichte ermöglichen es Ihnen jedoch, den Tag steuerfrei zu machen.
