Obwohl alle Meetings nicht strikt den "Roberts-Ordnungsregeln" folgen müssen, müssen sie im Voraus geplant werden und eine festgelegte Tagesordnung einhalten. Eines der schlimmsten Dinge, die in einer Besprechung auftreten können, ist, wenn der Leiter die Kontrolle über die Teilnehmer verliert und die Diskussionen in zahlreiche Richtungen gehen. In solchen Fällen wird wenig oder nichts erreicht, und das Meeting führt zu einer vollständigen Zeitverschwendung und einem Zeichen gegen den Veranstalter.
Artikel, die Sie benötigen
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Agenda
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Pads Papier
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Bleistifte
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Audiovisuelle Materialien und Ausrüstung
Planen Sie eine bestimmte Agenda, auch wenn nur ein Punkt behandelt werden soll. Geben Sie jedem, der einen Bericht geben soll, eine umfassende Warnung. Die Tagesordnung erklärt allen, warum das Treffen abgehalten wird und was das Ziel ist. Die Tagesordnung sollte auch einen Zeitrahmen haben, sodass die Teilnehmer wissen, wie sie den Rest ihres Tages planen.
Übermitteln Sie den Teilnehmern eine Kopie der Dokumente, die einige Tage vor dem Meeting besprochen werden. Bitten Sie sie, bereit zu sein, über den Bericht zu sprechen und mit ihren Gedanken und Kommentaren zu kommen. Sie möchten nicht, dass jemand die Zeitung liest, während andere darüber sprechen.
Bitten Sie alle Personen, die zum Meeting beitragen, zu Ihrer Wertschätzung. Versuchen Sie, sich von jedem Anwesenden mitzuteilen, und bedanken Sie sich für die Teilnahme mit einem persönlichen Kommentar.
Schicken Sie den Teilnehmern eine Folgemitteilung mit den wichtigsten Punkten des gesamten Treffens. Wenn es sich um ein formelles Treffen mit Notizen handelt, sollte jeder diese vor dem nächsten Treffen der Gruppe überprüfen können.
Tipps
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Lassen Sie keine Personen zu jedem Meeting zu spät kommen. Einmal oder zweimal zu spät zu sein, ist in Ordnung, aber jedes Mal zeigt sich Respektlosigkeit.
Warnung
Wenn es so aussieht, als würde die Besprechung länger als zehn Minuten dauern, nachdem auf der Tagesordnung vermerkt, stimmen Sie ab, ob Sie fortfahren oder sich erneut treffen möchten.
