Jeder, der ein Unternehmen führt, stand vor der Herausforderung, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die richtigen Schritte unternehmen, um die Arbeit zu erledigen. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die Produkte herstellen oder Dienstleistungen erbringen, Regierungsbehörden, die Vorschriften durchsetzen müssen, und Organisationen wie Krankenhäuser, die mit der Gesundheit der Patienten betraut sind. Wie gehen diese Bedenken dahin, dass die Mitarbeiter die richtigen Schritte einhalten? Sie schreiben Qualitätsverfahren, in denen die Rolle der einzelnen Mitarbeiter bei der Verbesserung der Gesamtleistung festgelegt wird.
Beginnen Sie damit, den Unterschied zwischen interner und externer Qualität zu verstehen. Interne Qualität bezieht sich auf die Versuche eines Unternehmens, seine internen Abläufe zu verbessern, z. B. die Verbesserung der Management- und Mitarbeiterleistung. Externe Qualität bezieht sich auf die Bemühungen eines Unternehmens, eine hohe Kundenzufriedenheit aufrechtzuerhalten.
Konzentrieren Sie sich auf Schreibverfahren, um die interne Qualität zu verbessern. Betonen Sie, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen - vom Support-Team bis zum Top-Manager - daran teilnehmen müssen. Denken Sie jedoch daran, dass Sie, wenn Sie ein echtes Interesse an den Reaktionen der Mitarbeiter auf neue Verfahren zeigen, die Mitarbeiterengagements anregen und die Moral steigern können.
Lassen Sie sich von der International Organization for Standardization (ISO) beraten, die Qualitätsstandardhandbücher für Hersteller und Dienstleister veröffentlicht hat. Laut Praxiom Research Group Limited, die die ISO-Normen für die breite Öffentlichkeit auslegt, legt ISO 9004 nahe, dass Unternehmen „ein soziokulturelles Umfeld schaffen, das Verbesserungen fördert.“ Dies bedeutet, dass Manager Support-Mitarbeiter respektieren müssen, um im Gegenzug Respekt zu erhalten, muss das Unternehmen erreichen Unternehmensinformationen an Mitarbeiter weitergeben, und Vorgesetzte können Mitarbeiter dazu ermutigen, durch das richtige Beispiel besser zu arbeiten.
Entwicklung eines Systems zur Messung der Verbesserung des Qualitätsprozesses. ISO 9004 empfiehlt Unternehmen erneut, die Kundenzufriedenheit und die berufliche Entwicklung der Mitarbeiter zu messen - die Hauptkomponenten eines umfassenden Qualitätsmanagementsystems.
Erwägen Sie Vorschläge von GMP, einem weltweit führenden Unternehmen für gute Herstellungspraktiken, an Unternehmen, die Qualitätsverfahren schreiben möchten. GMP schlägt vor, dass Manager jeden Job verstehen, bevor er Prozeduren dafür schreibt. Sie sollten die wichtigsten Schritte auflisten, die ein Mitarbeiter bei der Erledigung seiner Aufgaben befolgen muss.
Schreiben Sie Qualitätsverfahren in der Alltagssprache. Laut GMP "können Sie die Lesbarkeit des Verfahrens erhöhen, indem Sie kurze, einfache Sätze verwenden."
Erfahren Sie, wie Sie die Verfahren so bündeln, dass die Mitarbeiter auf sie achten. GMP schlägt beispielsweise vor, dass Sie zusätzliche Schritte unternehmen, um auffällige Seiten, Inhaltsverzeichnisse, Indizes und ansprechende Grafiken zu entwerfen.
Verwenden Sie Bilder in Ihren Handbüchern oder Anweisungen für Qualitätsverfahren. Bilder können Ihre Anweisungen nicht nur leichter verständlich machen, sondern sie können auch zur Hervorhebung wichtiger Punkte oder zum sonstigen Interesse der Mitarbeiter verwendet werden.
