Manchmal klappt eine Kundenbeziehung einfach nicht. Vielleicht ist der Kunde zu anspruchsvoll, hat unrealistische Erwartungen, zahlt zu spät oder passt einfach nicht zu Ihrem Unternehmen. Wenn klar ist, dass eine Arbeitsbeziehung nicht länger nachhaltig ist, ist es an der Zeit, die Verbindungen professionell und unkompliziert abzubauen.
Sei professionell
Ihr Brief sollte im Firmenbriefkopf von Ihnen stammen. Legen Sie die Briefzustellung so fest, dass Sie dem Empfänger ausreichend Zeit geben, einen Ersatz für Ihre Dienste zu finden. Sprechen Sie die Person an, mit der Sie zusammenarbeiten, führen Sie eine Bestätigung der Beziehung durch und gehen Sie dann auf den Punkt. "Obwohl es mir eine Freude war, seit fünf Jahren Ihr PR-Vertreter zu sein, kann ich mit Wirkung zum 1. Mai 2015 nicht mehr in dieser Funktion dienen."
Bieten Sie eine Erklärung an
Zu erklären, warum Sie einen Kunden entlassen, kann schwierig sein, insbesondere wenn die Beziehung scharfsinnig war oder wenn Sie besorgt sind, dass der Kunde schlecht über Sie spricht. Eine Möglichkeit ist offen zu sein und den genauen Grund anzugeben. "Leider fürchte ich, dass wir sehr unterschiedliche Philosophien hinsichtlich der Einhaltung von Terminen und Veröffentlichungszeitplänen haben, und ich glaube nicht, dass ich in dieser Position ein wirksamer Fürsprecher für Sie sein kann."
Wenn Sie es vorziehen, weniger konfrontativ zu sein, kann eine allgemeinere Ausrede harte Gefühle vermeiden. Zum Beispiel: "Ich fürchte, ich habe mich überfordert und bin gezwungen, die Anzahl meiner Kunden zu reduzieren."
Bieten Sie einen Fertigstellungszeitplan an
Sofern sich ein Kunde nicht in einer äußerst unprofessionellen Art und Weise verhalten hat, die ein sofortiges Trennen der Verbindungen erforderlich macht, legen Sie einen Zeitplan für den Abschluss ausstehender Projekte fest. „Wie geplant werde ich Ihre fertigen Pressemappen bis Ende des Monats ausliefern lassen. Ich werde auch das Pressearchiv auf Ihrer Website aktualisieren und Ihnen digitale und gedruckte Exemplare der verschiedenen Reden und Präsentationen zur Verfügung stellen, die ich in den letzten Jahren für Sie geschrieben habe. Eine Schlussrechnung ist für Ihre Bequemlichkeit beigefügt."
Machen Sie einen Verweis
Wenn Ihr Kunde nicht gut zu Ihnen passt, aber einem Kollegen ein wertvolles Gut sein könnte, bieten Sie eine Überweisung an. „Ich möchte Sie an eine Kollegin, Jane Smith von ABC Public Relations, verweisen. Sie hat viel Erfahrung im Umgang mit Kunden in Ihrer Branche und ich denke, dass Ihre Persönlichkeiten und Geschäftsphilosophien gut zusammenpassen. Wenn Sie möchten, dass ich ein Meeting arrangiere, dann würde ich gerne ein Treffen vereinbaren."
Schreiben Sie einen herzlichen Abschluss
Bringen Sie Ihren Brief herzlich und professionell aus. Bieten Sie an, die Angelegenheit per Telefon weiter zu besprechen, wenn der Kunde dies wünscht. „Nochmals vielen Dank für die Gelegenheit, Ihr Unternehmen zu vertreten. Wenn Sie Fragen haben oder etwas persönlich besprechen möchten, wenden Sie sich bitte direkt an mich. Ich wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg bei allen Ihren beruflichen Bemühungen. “
Schütze dich selbst
Wenn Sie Bedenken haben, einen Kunden aus rechtlichen Gründen zu entlassen, bitten Sie einen Anwalt, die Vertragsbedingungen zu überprüfen, bevor Sie den Brief schreiben. Sie möchten nicht gegen eine schriftliche Vereinbarung verstoßen, Ihre vereinbarten Pflichten nicht erfüllen oder nicht ordnungsgemäß kündigen.
