Für produzierende Unternehmen umfasst der Bestand eines der größten Vermögenswerte des Unternehmens. Dieses Inventar besteht aus Rohstoffen, unfertigen Erzeugnissen und Fertigwaren. Der Produktionsprozess wandelt den Rohmaterialbestand in den Fertigwarenbestand um. Produktionsunternehmen müssen ihren Produktionsprozess kontrollieren und den Bestand verwalten, um diesen zu sichern. Diese Unternehmen verfügen über interne Kontrollen zur Verwaltung des Lagerbestandes und zur Kontrolle der Produktion.
Dokumentation
Die Dokumentation ist ein Hauptbestandteil der internen Kontrollstruktur eines Unternehmens. Diese Dokumente umfassen im Inventarlager Empfangsdokumente, Versanddokumente und interne Transportdokumente. Diese bieten einen Dokumentationspfad, der es jedem Mitarbeiter oder Manager ermöglicht, das Inventar in der Einrichtung zu lokalisieren, unabhängig davon, ob sich das Inventar im Lager oder in der Produktionslinie befindet. Jeder Dokumenttyp sollte fortlaufend nummeriert werden, sodass fehlende Dokumente sofort erkannt und untersucht werden können. Die Dokumente sollten auch mit anderen Dokumenten abgeglichen werden. Beispielsweise sollten Empfangsbelege mit Lieferantenrechnungen abgeglichen werden, um zu bestätigen, dass das Unternehmen dieselbe Menge erhalten hat, für die es in Rechnung gestellt wird.
Kameras
Mitarbeiterdiebstahl, Außendiebstahl und fehlerhafte Dokumentation lassen zu, dass Inventar am zugewiesenen Standort fehlt. Überwachungskameras liefern eine Videoaufzeichnung aller Aktivitäten, die im Lager und in der Produktionslinie auftreten. Wenn eine Diskrepanz zwischen dem aufgezeichneten Lagerbestand und der tatsächlichen Menge auftritt, kann das Management das Videomaterial überprüfen, um nach Inventurbewegungen zu suchen und diese Bewegung mit der aufgezeichneten Lagerbewegung zu vergleichen. Das Management kann Videoaufnahmen der Produktionslinie überprüfen und die Lagerproduktion mit der aufgezeichneten Produktion vergleichen. Mithilfe von Kameras kann das Management Angestellte fangen, die sich in unethisches Verhalten einmischen, und von Angestellten, die wissen, dass sie beobachtet werden, abschrecken.
Umgang mit Schrott
Einige Mitarbeiter stellen Abfallprodukte her oder klassifizieren gute Produkte als Ausschuss, um sie mit nach Hause zu nehmen. Durch geeignete interne Kontrollen im Zusammenhang mit dem Umgang mit Abfall wird diese Möglichkeit ausgeschlossen. Das Unternehmen sollte über Richtlinien zur Einstufung und Behandlung von Abfallprodukten verfügen. Eine Richtlinie sollte umfassen, dass mehrere Mitarbeiter überprüfen, ob ein bestimmter Artikel das Qualitätsniveau eines guten Produkts aufweist und als Ausschuss betrachtet werden sollte. Eine andere Politik beinhaltet die Trennung der Verantwortlichkeiten. Beispielsweise identifiziert ein Mitarbeiter den Ausschuss und ein anderer Mitarbeiter entsorgt den Ausschuss. Das Unternehmen sollte die Entsorgung von Schrott verwalten, indem es eine externe Firma wählt, die die Entsorgung abwickelt, und nicht intern.
Inventur zählt
Unternehmen führen regelmäßig Inventurzählungen durch und vergleichen den gezählten Bestand mit dem im System erfassten Bestand. Auf diese Weise kann das Unternehmen Abweichungen feststellen. Das Unternehmen kann diese Abweichungen untersuchen, um festzustellen, ob ein Fehler aufgetreten ist oder ob ein Betrug vorliegt.
