Mehrere allgemeine Grundsätze können die Durchführung interner Kontrollen eines Lebensmittelgeschäfts leiten, um die Verwahrung der Vermögenswerte und die Zuverlässigkeit der Buchführungsunterlagen angemessen zu gewährleisten. Dazu gehört die Festlegung der Verantwortung; Aufgabentrennung; physikalische, mechanische und elektronische Steuerungen; und unabhängige interne Überprüfung. Unabhängig von den internen Kontrollen, die ein Geschäft wählt, sollten die Kontrollen in einem allgemeinen Rahmen von Information und Kommunikation, Überwachung, Risikobewertung und einer Kontrollumgebung durchgeführt werden, in der Manager die Integrität beeinflussen und fördern.
Vorbeugende Kontrollen
Interne Kontrollen können nach ihrem Zweck und ihrer Funktion klassifiziert werden. Vorbeugende Kontrollen, beispielsweise das Erfordernis von zwei Unterschriften bei Schecks über 1.000 USD, können dazu beitragen, Fehler und Unregelmäßigkeiten zu vermeiden. Lebensmittelgeschäfte können Protokolle zur Verhinderung von Verlusten implementieren, z. B. die Teilnahme der Mitarbeiter an Seminaren über ethisches Verhalten am Arbeitsplatz.
Detektivkontrollen
Eine andere Art der internen Kontrolle: Detektivkontrollen alarmieren Unternehmen, wenn Unregelmäßigkeiten auftreten. Ein naheliegendes Beispiel dafür ist ein Flughafen-Metalldetektor. Abhängig von der Art des Lebensmittelgeschäfts können einige Geschäfte groß genug sein und eine große Auswahl an Waren transportieren, um die Verwendung von Erkennungssystemen zu rechtfertigen.
Korrekturmaßnahmen
Korrekturmassnahmen zielen darauf ab, Fälle von Unregelmäßigkeiten strafrechtlich und sanft zu behandeln, sei es in Form von Ärgerschaftsmanagementkursen oder der Entlassung des Täters aus einer Position. Im letzteren Fall kann die Korrekturkontrolle auch als präventive Kontrolle für andere Mitarbeiter dienen.
Allgemeine Steuerelemente
Große oder kleine Einzelhandelsunternehmen können große Mengen sensibler Buchhaltungsinformationen auf ihren Computersystemen speichern. Dies sollte einer Kontrolle der Informationsverarbeitung unterliegen. Dies kann eine Überarbeitung wesentlicher Teile oder des gesamten Systems erfordern, von der Sicherung von Dateien und dem Entfernen von Software bis zur Installation von Antivirensoftware.
Anwendungssteuerungen
In bestimmten Software-Anwendungspaketen selbst befinden sich Steuerelemente, die bestimmte Aktionen untersagen. In Buchhaltungspaketen wie QuickBooks oder Peachtree können Benutzer beispielsweise keine Journalbuchungen vornehmen, bei denen Belastungen und Gutschriften nicht gleich sind.
