Interne Kontrollen sind die Richtlinien und Verfahren, die ein Unternehmen einführt, um seine Vermögenswerte zu schützen, sicherzustellen, dass die Rechnungslegungsdaten korrekt sind, die Effizienz seines Betriebs zu maximieren und eine Compliance-Atmosphäre unter seinen Mitarbeitern zu fördern. Es gibt drei Hauptarten von internen Kontrollen: Detektiv-, Vorbeugungs- und Korrekturmaßnahmen.
Detective Interne Kontrollen
Interne Detektivkontrollen dienen zum Auffinden von Fehlern, nachdem sie aufgetreten sind. Sie dienen als Teil eines Check-and-Balances-Systems und bestimmen, wie effizient Richtlinien sind. Beispiele hierfür sind Cash-Überraschungen, Inventarisierung, Überprüfung und Genehmigung von Buchhaltungsarbeiten, interne Prüfungen, Peer-Reviews und Durchsetzung von Stellenbeschreibungen und Erwartungen. Interne Detektivkontrollen helfen auch, Vermögenswerte zu schützen. Wenn zum Beispiel ein Kassierer nicht weiß, wann seine Kassenschublade gezählt wird, ist es wahrscheinlicher, dass er ehrlich ist.
Präventive interne Kontrollen
Vorbeugende interne Kontrollen werden eingeführt, um Fehler und Unregelmäßigkeiten zu verhindern. Während Detektivkontrollen normalerweise unregelmäßig vorkommen, werden präventive Kontrollen normalerweise regelmäßig durchgeführt. Sie reichen vom Sperren des Gebäudes vor dem Verlassen bis zur Eingabe eines Passworts, bevor Sie eine Transaktion abschließen. Andere vorbeugende Kontrollen umfassen das Testen auf Schreibgenauigkeit, das Sichern von Computerdaten, Drogentests von Mitarbeitern, Screening- und Schulungsprogramme für Mitarbeiter, Aufgabentrennung, Zwangsurlaub, Einholung einer Genehmigung vor der Abwicklung einer Transaktion und physische Kontrolle über Vermögenswerte (Sperren von Geld in einem Safe), zum Beispiel).
Korrektive interne Kontrollen
Wie der Name vermuten lässt, werden korrigierende interne Kontrollen eingeführt, um Fehler zu korrigieren, die von den detektivischen internen Kontrollen festgestellt wurden. Wenn ein Fehler gemacht wird, sollten die Mitarbeiter die zur Behebung des Fehlers geltenden Verfahren befolgen, z. B. die Meldung des Problems an einen Vorgesetzten. Trainingsprogramme und progressive Disziplin für Fehler sind weitere Beispiele für korrigierende interne Kontrollen.
Einschränkungen
Es ist wichtig zu wissen, dass interne Kontrollen zwar wirksam sind, aber keine Garantie dafür sind, dass die Ziele eines Unternehmens erreicht werden. Menschliche Fehler und Computerfehler werden von den internen Kontrollen nicht berücksichtigt. Darüber hinaus gehen interne Kontrollen davon aus, dass die Mitarbeiter ehrlich sind und dass sie keine Richtlinien umgehen oder Daten ändern, um sich selbst davon zu profitieren.
