Unternehmensrichtlinien und -verfahren geben den Mitarbeitern und dem Management Richtlinien vor. Wann immer Fragen zu Verhalten oder Betrieb auftauchen, gibt es Richtlinien, um Verhaltensweisen zu lenken und ethische Fragen zu lösen. Gut geschriebene betriebliche Abläufe unterstützen eine Personalabteilung bei ihren täglichen Aufgaben. Das Verstehen von Richtlinien und das Wissen, wo Sie Hilfe oder zusätzliche Informationen finden können, ist der Schlüssel zur Einhaltung der Mitarbeiter.
Grundlagen
Die Unternehmensrichtlinien beschreiben akzeptable Verhaltensweisen und Erwartungen der Mitarbeiter, während Verfahren Prozessabläufe und Unternehmensziele beschreiben und definieren. Beide Richtlinien und Verfahren sollten jedoch im Rahmen der Ziele der Organisation festgelegt werden. Richtlinien- und Verfahrenshandbücher werden daher mit dem ultimativen Ziel verfasst, den Mitarbeitern zu helfen, die Gesamtaufgabe des Unternehmens zu unterstützen. Personalleiter können mit Führungskräften anderer Abteilungen zusammenarbeiten, um Richtlinien und Verfahren zu entwickeln, die das Unternehmen letztendlich stärken.
Bedeutung
Durch die detaillierte Beschreibung der Erwartungen der Mitarbeiter bieten die Unternehmensrichtlinien einen Rahmen, durch den sich die Mitarbeiter hervorheben können. Im Richtlinienhandbuch werden dagegen auch Schritte beschrieben, die ergriffen werden, wenn ein Mitarbeiter Unternehmensregeln verletzt. Dies gewährt dem Unternehmen einen rechtlichen Schutz. Wenn Mitarbeiter sich in Unternehmensleitfäden abmelden, erkennen sie anerkannte Verhaltensstandards an, und ihre fortgesetzte Beschäftigung hängt von der Einhaltung von Verhaltensregeln ab.
Ebenso umfassen die Unternehmensabläufe Stellenbeschreibungen sowie Aktivitäten und Ziele der Mitarbeiter. Wenn Sie ein Verfahrenshandbuch verfassen, ist es hilfreich, darüber nachzudenken, was das Unternehmen von den Mitarbeitern erwartet und wie und wann dies zu tun ist.
Funktion
Unternehmensrichtlinien und -verfahren dürfen nicht in einem staubigen Regal aufbewahrt werden. In der Tat funktionieren Richtlinien- und Verfahrenshandbücher am besten, wenn sie aktiv sind und regelmäßig aktualisiert werden. Denn Unternehmen entwickeln sich ständig weiter, um den sich ändernden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Daher müssen Personalmanager die Richtlinien und Verfahren als Teamarbeit überprüfen und regelmäßig, vielleicht monatlich. Alle genehmigten Verfahrensänderungen würden dann an die Manager zur Überprüfung mit ihren jeweiligen Abteilungen verteilt. Darüber hinaus ist es ratsam, jährlich eine unterzeichnete Kopie der Überprüfung und Akzeptanz der Unternehmensrichtlinien durch die Mitarbeiter aufzubewahren.
Typen
In den Unternehmensabläufen wird beschrieben, wie die Mitarbeiter die Aufgaben erledigen werden, einschließlich Stellenbeschreibungen, Verantwortlichkeiten der Abteilungen und Organisationsberichtsstrukturen. Die Verfahren können auch erwartete Ergebnisse und individuelle Ziele enthalten und jährliche Standards für die Leistung von Mitarbeitern und Abteilungen festlegen. Beispiele sind Verkaufsziele pro Person oder Kundendienstbewertungen für ein Call-Center-Team. Ebenso können allgemeine Richtlinien Standards für das Verhalten der Mitarbeiter enthalten, wie Kleiderordnung, Anwesenheitserwartungen, Urlaubs- und Urlaubszulagen und Richtlinien für sexuelle Belästigung.
Strategien
Allgemeine Unternehmensrichtlinien und -verfahren sollten im Hinblick auf zwei Ziele festgelegt werden: Klarheit und Übersichtlichkeit und Einbeziehung eines Querschnittseingangs der Abteilungen. Niemand profitiert von verwirrenden Betriebshandbüchern und Mitarbeiterhandbüchern. Wenn Sie Unternehmensrichtlinien und -verfahren verfassen, werden daher kurze, auf den Punkt gebrachte Satzstrukturen sowie Abbildungen bevorzugt. Beispiel: Schreiben Sie "Jeden Freitag in den Monaten Juni, Juli und August werden Tage der Freizeitkleidung", gefolgt von einer Liste akzeptabler Kleidung, die sowohl die Mitarbeiter als auch das Management genau beschreibt, was zulässig ist. Wenn Sie "im Sommer" schreiben oder keine Liste akzeptabler Kleidung enthalten, bleibt die Regel für die persönliche Interpretation offen, die zu Problemen führen könnte, wenn ein Arbeitnehmer Anfang September in Abschnitten und T-Shirts zur Arbeit erschien.
Nur durch Einbeziehung verschiedener Abteilungsrepräsentanten können Sie ein genaues Bild davon erhalten, welche Richtlinien und Verfahren festgelegt werden müssen. Handbücher sollten nur nach Eingabe aller betroffenen Abteilungen verfasst werden, um einen umfassenden Ansatz für die Organisationsrichtlinien zu ermöglichen. Diese einschließende Maßnahme wird ein besseres Buy-In oder eine höhere Akzeptanz durch Abteilungsleiter ermöglichen und zu einer besseren unternehmensweiten Kommunikation und Durchführung des Geschäftsplans führen.
