Die Erstellung eines realistischen Projektzeitplans ist eine der größten Herausforderungen, denen sich ein Projektmanager gegenübersieht. Es gibt einige häufige Probleme bei der Projektplanung, die vorweggenommen und verhindert werden können, sodass alle am Projekt Beteiligten mehr Vertrauen in den Zeitplan haben.
Dauer der Schätzung der Aufgabe
Das grundlegendste und häufigste Problem bei der Projektplanung ist die Schätzung der Dauer jeder Projektaufgabe. Die meisten Menschen unterschätzen, wie lange etwas dauern wird, was zu einem Zeitplan führt, der nur ein Best-Case-Szenario widerspiegelt. Um dies zu verhindern, können Sie jeder Aufgabe Zeit hinzufügen, wenn Sie abschätzen können, wie viel Ihr Teammitglied unterschätzt hat. (Viele Menschen unterschreiten ständig einen bestimmten Prozentsatz.) Oder Sie können die Notfallzeit als separaten Punkt in Ihrem Zeitplan hinzufügen. Während dies manchmal als misslungenes Paddeln missbilligt wird, ist es tatsächlich eine realistische Möglichkeit, Ihren Plan genauer zu machen.
Verpassen Sie keine notwendigen Projektaufgaben. Es ist leicht zu übersehen, was von Gruppen außerhalb Ihres Projektteams oder von solchen gemacht wurde, dass der sachverständige Sachverständige, der die Schätzung durchführt, so offensichtlich ist, dass sie sie nicht erwähnen muss.
Ressourcen zuweisen
Bei den meisten Projektzeitplänen wird davon ausgegangen, dass der richtige Ansprechpartner genau dann zur Verfügung steht, wenn er benötigt wird. Wenn Ihre Organisation jedoch keine gute Methode für die Zuweisung von Personen zu Projekten hat, kann dies nicht passieren. Ihr Zeitplan muss auch realistisch berücksichtigen, wie viel Zeit jedes Teammitglied für Ihr Projekt aufwenden kann, wenn es um andere Projekte, betriebliche Unterstützung oder administrative Aufgaben geht, die es erledigen muss.
Implementierungsdatum einstellen
In vielen Fällen hat das Management oder ein externer Faktor das Datum für die Projektumsetzung festgelegt, bevor Sie einen Zeitplan erstellen. Möglicherweise werden Sie aufgefordert, die für einige Aufgaben geplante Zeit zu verkürzen, um das erforderliche Enddatum einzuhalten. Sie sollten dem Projektsponsor proaktiv die mit diesen Änderungen verbundenen Risiken mitteilen.
Verwalten des Unbekannten
Unbekannte Ereignisse wie Änderungen in der Geschäftsumgebung oder Probleme mit einer neuen Technologie können dazu führen, dass Projektaufgaben länger als geplant dauern. Durch das Erkennen möglicher Risiken zu Beginn des Projekts können Sie die aufgetretenen Ereignisse besser verwalten und so die Auswirkungen auf Ihren Zeitplan reduzieren.
Bewältigung des Wandels
Änderungen des Projektumfangs, zu erfüllende Anforderungen oder eingesetzte Technologien können Ihren Projektzeitplan stören. Diese Art von Änderungen sollten einem formellen Projektänderungsmanagementprozess unterzogen werden, sodass der Projektsponsor und die Kunden Änderungen im Zeitplan zustimmen können, anstatt von ihnen unangenehm überrascht zu werden.
Schätzen großer Projekte
Ein großes Projekt hat mehr Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und zwischen Arbeitsgruppen oder Einzelpersonen. Diese Komplexität macht es schwieriger, den Zeitplan vorherzusagen, der Zeit für eine solche Koordinierung einschließen muss.
