Unabhängig davon, wie viel Geld eine Gruppe in der Kasse hat, ist es aus geschäftlicher Sicht sinnvoll, nach Möglichkeiten zu suchen, um bei Veranstaltungen Geld zu sparen. Dies gilt insbesondere für den Fall, dass durch diese Veranstaltung Mittel für die Organisation aufgebracht werden sollen. Mit intelligenter, kreativer Planung die Kosten niedrig zu halten, erfordert zusätzliche Zeit für Meetings und Prioritäten statt Nachgeben. Die Auszahlung könnte mehr Geld einbringen, als Sie ausgezahlt haben - oder zumindest dazu beitragen, dass das nächste Quartal wegen einer Party nicht in den roten Zahlen beginnt.
Vorausplanen. Um Preise zu sichern und gute Angebote zu finden, müssen Sie Ihr Veranstaltungskomitee mindestens sechs Monate im Voraus zusammenstellen, um nach Schnäppchen zu suchen. Wenn Sie versuchen, in letzter Minute etwas gemeinsam zu werfen, haben Sie keinen Verhandlungsraum, sodass Sie den vollen Preis für etwas zahlen müssen, das Sie sonst für einen Preis oder weniger erhalten haben.
Machen Sie ein Budget und bleiben Sie dabei. Wenn kostengünstig vorgegangen wird, ist es das Ziel, vor Beginn eine solide Zahl vorzulegen, bietet Grenzen, wenn das Brainstorming beginnt, und ermöglicht einer Gruppe, Prioritäten zu setzen, wo diese Dollars gehen.
Besprechen Sie, wie Sie direkt vor dem Tor Geld sparen können. Sehen Sie sich Optionen an, wie beispielsweise einen engagierten Spender um eine Hausparty oder ein freiwilliges Tauschgeschäft im örtlichen Gemeindezentrum als Gegenleistung für die kostenlose Nutzung seiner Einrichtung. Wenn sich eine Kochschule in der Nähe befindet, können Sie nach Flyer suchen, die Studenten suchen, die ihre neuen kulinarischen Fähigkeiten für Ihre Veranstaltung ausprobieren möchten oder einen Fachmann fragen, ob Sie die Kosten durch die Bereitstellung eines eigenen Kellners oder Barkeepers senken können.
Informieren Sie sich über die Kosten von Checklistenelementen, bevor Sie sich für eine Idee oder einen Vertrag engagieren. Miethallen, Caterer, Musiker, Druckkosten und Partyartikel machen das schnell. Bevor sich alle für eine bestimmte Einrichtung oder eine Band, die Sie kennen, aufregen, sollten Sie sich den tatsächlichen Preis überlegen.
Nutzen Sie die vorhandenen Ressourcen. Wenden Sie sich an Ihr Board oder Ihre Freiwilligenbasis, um bei der Veranstaltung zu helfen, ob Sie drucken und Flyer liefern, um Druckkosten zu sparen, oder jemanden um Spenden bitten oder AV-Ausrüstung für die Präsentation des Abends anbieten. Wenn Sie auf Ihre Kernbasis zugreifen, können Sie erhebliche Einsparungen erzielen.
Schließe dich mit einer anderen gleichgesinnten Gruppe zusammen, um eine Veranstaltung gemeinsam zu veranstalten. Dies ermöglicht nicht nur das Teilen von Kosten und Pflichten, sondern macht Ihre Veranstaltung auch für ein breiteres Publikum bekannt und erhöht die Aufmerksamkeit.
Verwenden Sie kostenlose Netzwerkmaterialien. Während Online-Promotionen schnell und einfach sind, kann Ihre Gruppe auch Community-Bulletins nutzen, die von Radio, Fernsehen und Zeitungen angeboten werden. Schreiben und verteilen Sie Pressemitteilungen Ihrer Veranstaltung und machen Sie einen Blickwinkel, unter dem Ihre Veranstaltung möglicherweise in die lokalen Nachrichten aufgenommen wird.
Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie etwas für nichts bekommen. Sie haben vielleicht die beliebteste gemeinnützige oder gemeinnützige Organisation in der Region, aber dies bedeutet nicht zwangsläufig eine Freifahrt für Waren und Dienstleistungen. Wenn Sie nach Rabatten oder Spenden fragen, bieten Sie eine Gegenleistung an, wie etwa eine hervorgehobene Erwähnung in allen Werbematerialien, Newslettereinladungen und Sichtbarkeit auf der Veranstaltung.
Tipps
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Achten Sie auf versteckte Kosten wie zusätzliche Mietgebühren, verspätete Gebühren oder Trinkgeldaufschläge, und bemühen Sie sich, diese zu berücksichtigen oder zu vermeiden.
