Es gibt eine Reihe von Fällen, in denen Sie möglicherweise aufgefordert werden, einen Brief im Namen einer anderen Person zu schreiben. Anwälte machen dies beispielsweise regelmäßig. Andere Situationen umfassen das Schreiben für Personen, die nicht über die Fähigkeiten verfügen, es selbst zu tun, oder die Fremdsprachenlerner sind und nicht auf Englisch schreiben können. Die Abwesenheit Ihres Chefs im Büro könnte ein weiterer Grund sein, warum er Sie bittet, einen Brief in seinem Namen zu schreiben. Unabhängig davon, warum Sie den Brief schreiben, ist das Format konsistent.
Inhalt bestimmen
Sprechen Sie mit der Person, für die Sie den Brief schreiben möchten. Erstellen Sie eine Liste von Punkten, die Sie behandeln müssen, die Person, an die der Brief gerichtet werden soll, und alle weiteren Details, die enthalten sein müssen. Diskutieren Sie das Thema des Briefes, bis Sie das Gefühl haben, dass Sie über genügend Hintergrundinformationen verfügen, um ihn richtig zu schreiben.
Verwenden Sie Briefkopf- und Geschäftsbriefformat
Schreiben Sie möglichst auf Briefkopf, da dies Ihrer Korrespondenz Glaubwürdigkeit verleiht. Wenn Sie keinen Briefkopf haben, geben Sie die Adresse der Person, für die Sie den Brief schreiben, oben auf der Seite ein, lassen Sie ein Leerzeichen und geben Sie das Datum ein. Beginnen Sie mit der Anrede, "Sehr geehrte Person", gefolgt von Name, Titel und einem Komma der Person. Wenn Sie beispielsweise an ein Unternehmen schreiben, würde es lauten: "Sehr geehrte Frau Briggs" oder "An den vorsitzenden Richter", wenn es vor Gericht liegt.
Übernehmen Sie das Blockformat für Geschäftsbriefe. Alle Sätze beginnen auf der linken Seite der Seite. Absätze werden durch ein Leerzeichen getrennt. Der Abstand zwischen Ihrem Abschluss beträgt drei bis vier Zeilen, um Ihre Unterschrift zu ermöglichen. Schreiben Sie Geschäftsbriefe, anstatt sie von Hand zu schreiben.
Autorschaft deklarieren
Erklären Sie, dass Sie im Namen einer anderen Person schreiben, wenn dies angebracht ist, beispielsweise in einem Schreiben an das Gericht. Wenn es sich um einen Brief handelt, der unter dem Namen der anderen Person ausgeht, müssen Sie nicht angeben, dass er ihn nicht selbst geschrieben hat. Bei Körperverletzung oder Sprachproblemen geben Sie bitte den Grund an: "Ich schreibe im Auftrag von Jeremy Smithers, als er sich beim Skifahren beide Handgelenke gebrochen hat."
Verwenden Sie eine effektive, leicht verständliche Sprache
Komm zum Punkt. Briefe - gleichgültig, ob sie von jemand anderem getragen werden oder nicht - müssen kurz und prägnant sein. Nennen Sie den Grund, aus dem Sie schreiben, und beginnen Sie einen neuen Absatz für Ihre unterstützenden Ideen. Denken Sie daran, Absätze zu ändern und ein Leerzeichen zu lassen, wenn Sie Ideen ändern. Schreiben Sie in einer leicht verständlichen Sprache. Verwenden Sie kein großes Wort, wenn ein kleines Wort es tut, und halten Sie Ihre Sätze kurz. Streben Sie nach Klarheit, anstatt zu versuchen, Ihren Leser mit Ihrem umfangreichen Vokabular zu beeindrucken.
Verwenden Sie eine formale Stimme
Halten Sie den Ton sachlich. Vermeiden Sie blumige Phrasen und konzentrieren Sie sich auf das Thema, über das Sie schreiben. Geben Sie Ihre Meinung zu diesem Thema nicht ab, es sei denn, es gibt einen sehr guten Grund dafür.
Schließen Sie stark
Fassen Sie den Inhalt des Briefes im abschließenden Absatz zusammen. Geben Sie auch die Aktion an, für die der Brief geschrieben werden soll. Wenn es sich um den Austausch einer fehlerhaften Appliance oder um eine Anfrage für ein Meeting handeln könnte. Verwenden Sie das abschließende „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“, um mit dem geschäftlichen Ton des Briefes konsistent zu bleiben. Sätze wie "Sprechen Sie bald" oder "Ihr Freund" sind nicht angebracht. Unterschreiben und geben Sie Ihren Namen ein, gefolgt von den Wörtern "im Namen von Name der Person, für die Sie schreiben".
Rezension
Lassen Sie Ihren Brief für ungefähr einen Tag und bearbeiten Sie ihn dann. Achten Sie neben Grammatik- und Rechtschreibfehlern auch auf häufig verwirrte Wörter wie „Vergangenheit“ und „Vergangenheit“ oder „Auswirkung und Wirkung“. Prüfen Sie sie anhand Ihrer ursprünglichen Liste, um sicherzustellen, dass Sie nichts vergessen. Versetzen Sie sich an die Stelle des Empfängers des Briefes. Lesen Sie es sich vor und bewerten Sie es nach Ton und Inhalt. Bearbeiten Sie entsprechend. Überprüfen Sie den Brief mit der Person, für die Sie geschrieben haben. Stellen Sie sicher, dass Sie nichts übersehen, was die gewünschte Person eingeschlossen hat.
