Im normalen Geschäftsverkehr kann ein Unternehmen oder eine Anwaltskanzlei Hunderte von Briefen an Kunden, potenzielle Kunden, Verkäufer oder verschiedene Regierungsbehörden versenden. Da die Zeit für Manager und Fachleute knapp wird, ist es nicht immer möglich, dass der Absender das Dokument persönlich signiert, nachdem ein Mitarbeiter oder eine Sekretärin es vorbereitet hat. Aus diesem Grund gibt es eine allgemein anerkannte rechtliche Konvention, wenn ein Dritter die Unterschrift ausführen soll.
Einfache Korrespondenz
Es ist durchaus üblich, dass jemand auf kurze Anweisung des Absenders einen Geschäftsbrief vorbereitet. Eine Anwaltskanzlei kann beispielsweise mehrere Kopien eines einfachen Briefs, beispielsweise eine Aufforderung zur Einreichung eines Anrufs, an viele verschiedene Kunden versenden. Wenn der Absender nicht persönlich unterschreiben kann und der Brief unbedingt per Post zugestellt werden muss, kann ein bevollmächtigter Mitarbeiter oder Assistent im Namen des Absenders unterschreiben. Die gesetzliche Konvention sieht vor, dass die Initialen "p.p.", die für die lateinische Phrase stehen, "pro procurationem" ("für etwas sorgen") vor der Unterschrift des Arbeitnehmers. Die Beschaffung von Korrespondenz bedeutet, sie im Namen einer anderen Person zu unterzeichnen. Eine übliche Alternative für Serienbriefe ist die Verwendung eines Signaturstempels.
Methoden und Verfahren
Es ist zulässig, entweder "p.p." vor Ihrer eigenen Unterschrift über dem aufgedruckten Namen des Absenders. Oder Sie können den Namen des Absenders über Ihrer eigenen Signatur platzieren, die Sie mit "p.p." voranstellen müssen. Im Interesse der Kohärenz und um Missverständnissen vorzubeugen, wird eine Berufs- oder Geschäftsstelle ein Standardverfahren für die Unterzeichnung von Briefen im Namen eines anderen festlegen.
Vollmacht
Das Gesetz sieht auch vor, dass eine Person mit einer Vollmacht im Namen einer anderen Person unterschreiben kann. Eine Vollmacht ermöglicht es einer abwesenden oder unfähigen Person, rechtliche oder finanzielle Aktivitäten mit Unterstützung eines Vertrauensmitglieds oder eines gesetzlichen Vertreters durchzuführen. Wenn Sie von einer Vollmacht zur Unterzeichnung ermächtigt werden, besteht die richtige Methode darin, zuerst den Namen des Hauptverpflichteten und dann Ihren eigenen Namen, dem das Wort "by" vorangestellt ist, neben der Unterschrift des Hauptverpflichteten mit der Aufschrift "Vollmacht" zu unterzeichnen "oder die Initialen, POA nach Ihrer Unterschrift, zum Beispiel Joe Smith von Mary Jones, Vollmacht. In einigen Situationen muss das notariell beglaubigte und unterschriebene Vollmachtformular dem Vertrag, dem Formular oder dem unterzeichneten Schreiben beigefügt sein.
Eltern und Wächter
Staatliche Gesetze sehen im Allgemeinen vor, dass Minderjährige mit einigen Ausnahmen nicht an rechtlich bindende Verträge gebunden werden dürfen. In einem Fall, in dem ein Vertrag mit einem Minderjährigen einhergeht, z. B. die Eröffnung eines Bankkontos oder die Erstellung einer Modellfreigabe eines Fotografen, kann es erforderlich sein, dass der Erziehungsberechtigte oder der gesetzliche Vormund im Namen des Minderjährigen unterschreibt. In diesen Fällen folgt der Erziehungsberechtigte seiner Unterschrift mit dem Satz "für und im Namen von" gefolgt vom Namen des Minderjährigen. Das Dokument kann auch den gedruckten oder den unterschriebenen Namen des Minderjährigen in einer separaten Signaturzeile erfordern.
