Bei einer jährlichen strategischen Planungssitzung überschattet die Vorbereitung oft den eigentlichen Zweck der Sitzung. Ein Teil der Vorbereitung umfasst die Erstellung der Tagesordnung, das Einladen von Teilnehmern, das Senden der Tagesordnung und die Vorbereitung des Veranstaltungsortes. Wenn das Meeting selbst jedoch kein Brainstorming, Entscheidungsfindung und Planerstellung zulässt, kann dies möglicherweise nicht die gewünschte Innovation und strategische Exzellenz hervorbringen. Der Ort und die Organisation sind wichtig, aber die Qualität der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht führt zu Ergebnissen.
Bestimmen Sie die Besprechungsziele
Strategien umfassen normalerweise Unternehmenserweiterung, Marketing, Produktlinien, Wettbewerb und finanzielle Verpflichtungen. Strategische Planungsbesprechungen, bei denen der alte Strategieplan einfach zusammen mit Ihrer Führungsgruppe wiederverwendet wird, prüfen den Plan nicht auf mögliche Verbesserungen. Wenn Sie Ihre Strategie für das kommende Jahr perfektionieren möchten, beginnen Sie das Meeting mit einer SWOT-Analyse der aktuellen Strategie. Wenn Sie die Besprechung leiten, bereiten Sie sich mit einer Liste von Problemen und Fragen vor, die zur Diskussion anregen sollen. Bringen Sie Artikel, Whitepapers und Videopräsentationen mit, um kreatives Denken zu fördern. Fordern Sie die Teilnehmer auf, unbequeme Themen anzusprechen. Manager möchten oft nicht die Stange sein, die aufsteht, aus Angst, niederzuschlagen.
Erstellen Sie Ihre Problemliste für weitere Diskussionen
Eine mitreißende SWOT-Analyse des Strategieplans des vergangenen Jahres und dessen Ergebnis sollte zu mehr Diskussionspunkten und Lösungsansätzen führen. Wenn Sie ein Whiteboard verwenden, um Fragen oder Probleme aufzulisten, können Sie Ihre Diskussionen organisiert und auf dem Laufenden halten. Fordern Sie als Führer weiterhin heraus und stellen Sie Fragen. Eine involvierte Diskussion ist genau das, was Sie wollen, aber behalten Sie die Kontrolle und versuchen Sie, sie zu einer Lösung und Entscheidung zu führen. Breakout-Sitzungen können zu innovativen Lösungen führen. Weisen Sie die Teilnehmer daher Breakout-Sitzungen zu, die sich mit einzelnen Schlüsselthemen befassen, und lassen Sie Schlussfolgerungen oder neue Ideen melden, wenn die Besprechung wieder aufgenommen wird.
Entscheidungen überprüfen und bestätigen
Ein Grund, an zwei oder mehr aufeinanderfolgenden Tagen strategische Planungstreffen abzuhalten, besteht darin, den Teilnehmern Zeit zu geben, die gesammelten Ideen zu verarbeiten. Was nach einer guten Idee erscheint, könnte sich nach einer Nachtruhe als Fehler herausstellen. Nachdem Sie den alten Strategieplan ausführlich besprochen und neue Ideen formuliert haben, überprüfen Sie jeden Punkt oder jede Entscheidung und stimmen Sie ab. Die Abstimmung verpflichtet die anwesenden Manager, die Entscheidungen zu unterstützen. Wenn in einem Punkt Unstimmigkeit herrscht, überlegen Sie, wie Sie das ändern können, damit sich alle einig sind.
Implementierung und Nachbereitung
Natürlich macht die Implementierung und Nachbereitung den Unterschied zwischen einem erfolgreichen Meeting und einem Misserfolg. Es ist für Manager so einfach, den Status quo beizubehalten, wenn sie zu ihren Abteilungen zurückkehren, dass Sie aggressiv Verantwortlichkeiten für die Implementierung zuweisen sollten. Als Führungskraft liegt es in Ihrer Verantwortung, darauf zu achten, dass Manager die Strategien und Änderungen, die in Ihrem strategischen Planungsmeeting entwickelt wurden, vollständig umsetzen. Legen Sie Benchmarks und Fortschrittsprüfungen fest, um zu bewerten, wie der Strategieplan von der Organisation profitiert und ob er überarbeitet werden muss.
