Sie können Ihren Mitarbeitern, Kunden oder dem Management durch verschiedene Methoden schlechte Nachrichten übermitteln. Viele Menschen ziehen es vor, negative Nachrichten direkt und direkt zuzustellen. Andere bevorzugen eine subtilere Herangehensweise, indem sie die Botschaft in der am wenigsten beleidigenden Sprache formulieren. In jedem Fall müssen Sie Nachrichten bereitstellen, die höchstwahrscheinlich unerwünscht und unerwünscht sind, auf klare und prägnante Weise.
Pflegen Sie die Beziehung
Nur weil Sie unerwünschte Informationen zum Weiterleiten zur Verfügung haben, bedeutet dies nicht, dass Sie die Beziehung zur empfangenden Partei beschädigen müssen. Unabhängig davon, ob Sie Mitarbeiter entlassen, eine Spendenanfrage ablehnen oder die Erstattung von Reisen ablehnen, denken Sie daran, dass sich die Situation in der Zukunft ändern kann und Ihre Entscheidung möglicherweise rückgängig gemacht wird. Fügen Sie dem Memo eine Ergänzung hinzu, z. B. um den Mitarbeitern mitzuteilen, wie viel Sie ihre Beiträge bewertet haben. Erklären Sie den Spendensammlern, dass Ihr Budget derzeit bestimmte Ausgaben nicht zulässt. Die Hinzufügung mildert den Schlag und hält die Kommunikationslinien für mögliche zukünftige Beziehungen offen.
Frame Message mit positiver Sprache
Die Wörter, die Sie im Memo auswählen, werden dazu beitragen, eine positive Antwort zu erhalten, auch wenn Sie eine negative Nachricht übermitteln. Sie können beispielsweise nach weiteren Informationen fragen, um eine monetäre Anfrage zu bearbeiten, anstatt zu schreiben, dass die bereitgestellten Informationen nicht akzeptabel sind. Sagen Sie den Mitarbeitern, was sie tun können, und nicht, was sie nicht tun können. Schreiben Sie zum Beispiel "Bitte kleiden Sie sich in Business-Freizeitkleidung am Freitag" statt "Keine Jeans an Freizeit-Freitagen tragen". Senden Sie Ihrem Kunden eine Nachricht mit der Nachricht "Sie können Ihre Ware am Montag abholen" und nicht "Ihre Bestellung" wird nicht bis nächsten Montag fertig sein."
Rechtliche Konsequenzen verhindern
Unternehmensnotizen gelangen häufig außerhalb Ihrer geschäftlichen Wände und in die Hände der Medien oder anderer Parteien. Verwenden Sie keine Sprachen, die auf illegale oder diskriminierende Praktiken hinweisen. Anstatt zu schreiben, dass "unser Buchhalter das Unternehmen verlässt, weil er umfangreiche Fehler in den Jahresberichten gemacht hat", schreibt er: "Nach vielen Jahren anerkannter Tätigkeit wechselt unser Buchhalter zu anderen Möglichkeiten." Verbreitung, die den Ruf Ihres Unternehmens beeinträchtigen könnte. Eine unklare negative Nachricht lautet: "Aufgrund von Fehlverhalten gehen bestimmte Finanzmitarbeiter aus." Ein besseres Memo lautet: "Wir freuen uns, bekannt zu geben, dass neue Finanzmitarbeiter die ausscheidenden Mitglieder der Buchhaltungsabteilung ersetzen werden."
Buffer die schlechten Nachrichten
Negative Memos führen oft zu verletzten Gefühlen und wütenden Reaktionen. Sie können die Anzahl der Ausfälle durch schlechte Nachrichten verringern oder zumindest verringern, wenn Sie sie mit guten Nachrichten puffern. Starten Sie beispielsweise ein negatives Memo mit "Sie wissen, wie viele Zusatzleistungen in Ihre Versicherungspolice aufgenommen werden", wenn Sie die Versicherungssätze erhöhen müssen. Behalten Sie den mit der Nachricht verknüpften Puffer bei, um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten. Mit anderen Worten, sagen Sie nicht "das neue Parkdeck öffnet sich nächste Woche", wenn Sie eine Nachricht über eine Kürzung der Vorteile senden.
