Wenn Sie über ein Meeting vorsitzen, kann dies den Aufstieg zur Führungsspitze eines Unternehmens oder Ihren Respektgrad als Führungskraft bewirken oder unterbrechen. Ein Meeting zu führen muss nicht anstrengend sein, es kann Spaß machen. Beim nächsten Meeting, das Sie steuern, ist ein reibungsloses Segeln möglich.
Senden Sie vor dem Meeting eine E-Mail mit der gewünschten Agenda und den behandelten Themen. Seien Sie detailliert und genau, wie lange das Meeting dauert und wo es stattfinden wird.
Treffen Sie sich 10 Minuten vor dem geplanten Termin für die Besprechung ein. Nehmen Sie sich Zeit, legen Sie alle notwendigen Dokumente aus, holen Sie sich eine Tasse Kaffee (oder ein anderes Getränk, um den Hals vor dem Austrocknen zu schützen) und positionieren Sie sich vorne im Raum.
Begrüßen Sie alle beim Betreten des Raumes, Händeschütteln und Augenkontakt. Verweisen Sie sie zu den zugewiesenen Plätzen, wenn dies erforderlich ist.
Bestimmen Sie jemanden, der sich Notizen oder Protokolle der Besprechung machen soll.
Öffnen Sie die Besprechung mit einer kurzen Einführung, die vor dem Tisch, Büro oder Konferenzraum steht, in dem die Besprechung stattfindet. Gehen Sie das Protokoll der vorherigen Besprechung durch und bitten Sie um Zustimmung. Wenn Sie diese Genehmigung erhalten haben, beantworten Sie alle Fragen zur Tagesordnung dieses Tages, bevor Sie fortfahren.
Beginnen Sie den Dialog oder das Briefing zum ersten Geschäftsthema. Erlauben Sie anderen, zu antworten, hinzuzufügen und zu diskutieren. Wenn sich die Leute nicht zu viel ausdrücken, bitten Sie sie, die anderen im Raum zu respektieren, und warten Sie, um ihren Standpunkt verbal zu erläutern.
Behalte die Kontrolle. Wenn die Leute das Thema nicht mehr verfolgen, werfen Sie einen schönen, aber kräftigen Einspruch ein, um alle zurück zum zentralen Thema zu lenken. Wenn Sie zulassen, dass die Konversation abweicht, wird Ihre Fähigkeit, das Meeting zu führen, reflektiert.
Stehen Sie am Ende des Treffens auf und danken Sie allen für Ihr Kommen. Erinnern Sie sie an alle Aufgaben, die sie auch erledigt haben. Wenn möglich, geben Sie sich die Hand, wenn die Leute das Meeting verlassen.
