Wenn Sie hören, wie ein Buchhalter über Lastschriften und Gutschriften spricht, spricht er normalerweise nicht über eine Debitkarte oder eine Kreditkarte der örtlichen Bank. Lastschriften und Gutschriften im buchhalterischen Sinne bedeuten etwas anderes. Sie dienen dazu, Buchhaltungsvorgänge zu erfassen, und diese Einträge bilden die Grundlage für das sogenannte Doppelte Rechnungswesen.
Die doppelte Buchführung wurde erstmals in den 1400er Jahren angewandt, und ein italienischer Mathematiker namens Luca Pacioli schrieb und veröffentlichte 1494 ein Buch zu diesem Thema. Das Buch wurde von seinem Freund Leonardo Da Vinci illustriert und beschrieb das Buchhaltungssystem anhand von Themen wie Buchhaltung Zeitschriften, Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Double-Entry-Accounting und viele andere Konzepte, die die Grundlage der bis heute verwendeten Buchhaltungssysteme bildeten.
Obwohl viele auf diesem Gebiet Pacioli als "Vater der Buchhaltung" betrachten, war vor der Veröffentlichung von Paciolis Buch eine Form seines Doppeleinstiegssystems viele Jahre in Gebrauch gewesen, obwohl niemand weiß, wie oder wann das Buchhaltungssystem zum ersten Mal auftauchte.
Was ist eine Belastung und Gutschrift?
Das Buchhaltungssystem für Geschäftsvorgänge, auch Buchhaltung genannt, basiert auf der Grundlage, dass jede neue Transaktion, die ein Unternehmen vornimmt, zwei verschiedene Änderungen in der Finanzlage des Unternehmens verursacht. Buchhalter verwenden Debit- und Gutschriften, um Transaktionen auf zwei oder mehr Buchhaltungskonten aufzuzeichnen, wobei ein bestimmter Satz von Debit- und Kreditregeln verwendet wird.
Außerhalb der Buchhaltung hat das Wort Kredit typischerweise eine positive Konnotation, z. B. zusätzliche Kreditarbeit oder Kredite, wenn man sich bemüht. Für Buchhalter sind jedoch nur die linke und rechte Seite eines T-Kontos Last- und Gutschriften, die auf folgende Weise verwendet werden.
Beim Erstellen und Erfassen einer Buchhaltungstransaktion können Sie Lastschriften und Gutschriften verwenden, um zu bestimmen, wie sich die in der Firma eingehenden oder ausgeführten Dollars auf die betroffenen Konten auswirken. Sie können sie in ein softwarebasiertes Buchhaltungssystem eingeben, indem Sie die Daten in ein Buchungsjournal eingeben, das als Journalbuchung bezeichnet wird. Das Buchhaltungssystem würde so eingerichtet sein, dass diese Journalbuchungen in der Hauptbuchhaltung des Unternehmens, dem so genannten Hauptbuch, gebucht werden.
Sie werden wahrscheinlich Debit und Guthaben als dr und cr abgekürzt sehen. Für die Herkunft dieser Abkürzungen scheint keine einzige Erklärung zu existieren, aber einige spekulieren, dass sie für Debit- und Gutschriften stehen. Andere blicken zurück auf die historische Buchführung und sagen, dass sie für die lateinischen Wörter debere ad credere stehen.
Eine Gutschrift bedeutet, dass eine Transaktion auf der rechten Seite eines zweispaltigen Kontodatensatzes erfolgt, während eine Abbuchung eine Transaktion auf der linken Seite bedeutet. Diese Kontodatensätze, die als "T-Konten" bezeichnet werden, haben ihren Namen verdient, weil ein Buchhalter die T-Formulare auf Papier zeichnet und die verwendeten Kontonamen wie "Bargeld" auf ein T und "Büromaterialien" auf das andere setzt.
Die linke Seite jedes T-Kontos wird immer für Lastschriften verwendet, und die rechte Seite des T-Kontos wird immer für Gutschriften verwendet. T-Konten werden häufig als grundlegendes Schulungsinstrument verwendet, um den Schülern zu zeigen, wie die doppelte Buchführung funktioniert. Mit den T-Konten können Sie auf Papier schreiben, wie jede Seite einer Transaktion in den verschiedenen Konten des Hauptbuchs verbucht wird. Diese Methode funktioniert nicht für die Einzelbuchhaltung.
Diese T-Konten sind eine grafische Möglichkeit, um ein Konto im Hauptbuch darzustellen, das den Hauptspeicherdatensatz für alle Buchhaltungsvorgänge eines Unternehmens darstellt. Viele Buchhalter schreiben Buchhaltungseinträge auf Papier mit Hilfe von T-Konten-Diagrammen aus, um eine Transaktion zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Belastungen und Gutschriften Null ergeben und die Bilanzierungsgleichung ausgeglichen ist.
Bei einer komplexen Buchhaltungstransaktion können Einträge erforderlich sein, die auf einer Anzahl verschiedener Konten aufgezeichnet wurden, was die Verwendung mehrerer handgeschriebener T-Konten zum Aufschreiben und Überprüfen der Transaktion erforderlich macht.Dies ist wiederum ein wirksames Mittel, um zu überprüfen, ob alle Debit- und Gutschriften der Transaktion gleich Null sind und dass die Transaktion keine Fehler enthält, bevor die Einträge in das Hauptbuch eines Buchhaltungssystems eingegeben werden.
Für die tägliche tägliche Buchhaltung erstellt ein Buchhalter Journaleinträge direkt in der Buchhaltungssoftware, anstatt T-Konten zu verwenden.
Was ist ein Guthaben?
Ein Guthaben bezieht sich auf das Dollarsaldo auf einem bestimmten Konto, aber es ist nicht ganz so einfach. Wenn ein Unternehmen ein Hauptbuch erstellt, erstellt es einen Kontenplan. Hierbei handelt es sich um eine Liste aller Konten, die das Unternehmen zur Erfassung von Finanztransaktionen verwendet, und die Daten in diesen Konten fließen letztendlich in die Finanzberichte des Unternehmens ein.
Jedes Konto hat ein "normales" Guthaben; mit anderen Worten, es hält normalerweise entweder ein Soll oder ein Guthaben. Beispielsweise enthält das Verkaufskonto normalerweise ein positives Guthaben, das ein Guthaben sein würde. Um dieses Konto zu erhöhen, müssen Sie eine Gutschrift eingeben. Wenn Ihr Verkaufskonto eine Belastung oder ein negatives Guthaben hatte, wäre dies ein wichtiger Hinweis. Einige Konten verhalten sich gegensätzlich, und ein Guthaben wäre negativ, z. B. wenn eine Gutschrift auf dem Geldkonto das Geldkonto reduziert.
Alle Konten, egal ob belastungs- oder kreditbasiert, folgen dem Prinzip der Rechnungslegungsgleichung:
Bilanzierungsgleichung: Aktiva = Passiva + Eigenkapital
Diese grundlegende Gleichung unterliegt dem gesamten System der doppelten Buchführung. Wenn sich ein Eintrag auf ein Konto auswirkt, muss es sich auch auf eine Verbindlichkeit oder ein Eigenkapitalkonto der Eigentümer auswirken, um die Gleichung im Gleichgewicht zu halten. Das Doppeleinzugssystem mit Lastschrift und Gutschrift ist der Mechanismus, der dazu beiträgt, die Gleichung im Gleichgewicht zu halten.
Konten mit einem normalen Guthaben werden erhöht, wenn eine Gutschrift erfolgt ist. Die in das Unternehmen erzielten Einnahmen oder Gewinne, beispielsweise ein Gewinn aus dem Verkauf von Vermögenswerten, z. B. von dem Unternehmen abverkaufter gebrauchter Ausrüstung, sind Gewinn- und Verlustrechnungen und werden als Erhöhung durch die Verwendung einer Gutschrift verbucht. In der Bilanz würde ein Krediteintrag die Passivkonten von Passiva und Eigentümern erhöhen.
Was ist ein Sollsaldo?
Konten mit einem normalen Sollsaldo umfassen Vermögenswerte in der Bilanz und Aufwandskonten in der Gewinn- und Verlustrechnung. Dies bedeutet, dass eine Lastschrift den Kontostand dieser Konten erhöht. Aufwandskonten umfassen Lohnaufwendungen, Zinsaufwendungen, Aufwandsaufwendungen und sonstige bürobezogene Kosten.
Es ist nicht immer einfach, Lastschriften und Gutschriften aufrechtzuerhalten, aber Sie können sich jedes Mal ein Kostenkonto belasten, wenn Sie Kosten verursachen.
Ist ein Sollsaldo positiv oder negativ?
Die schnelle Antwort ist, es kommt darauf an. Der normale Saldo für ein Vermögenskonto ist ein Sollsaldo und auch ein positiver Betrag. Beispielsweise weist das Geldkonto in der Bilanz ein normales, positives Soll auf, wenn ein Unternehmen Bargeld bei der Bank hat.
Wenn Sie jedoch Aufwandskonten in der Gewinn- und Verlustrechnung berücksichtigen, haben diese Konten ebenfalls ein normales Sollsaldo, es handelt sich jedoch um eine negative Zahl oder Geld, die von der Firma ausgezahlt wird.
Was bedeutet es, einen Betrag anzurechnen?
Wenn Sie einen Betrag gutschreiben, erfassen Sie ein Konto in Form einer Gutschrift im Gegensatz zu einer Lastschrift. Wenn Sie ein Passivkonto gutschreiben, erhöhen Sie das Guthaben. Wenn Sie beispielsweise den Kreditoren 100 USD gutschreiben, weil Sie einem Kunden ein Guthaben gewährt haben, haben Sie den Kontostand Ihres Kreditorenkontos erhöht. Wenn Sie in der Gewinn- und Verlustrechnung Ihr Umsatzkonto gutschreiben, haben Sie es ebenfalls erhöht, da das Verkaufskonto ein normales Guthaben aufweist und durch Gutschriften erhöht wird.
Wenn Sie eine Gutschrift auf einem Konto mit einem normalen Sollsaldo vornehmen, das Vermögenskonten in der Bilanz und Aufwandskonten in der Gewinn- und Verlustrechnung enthält, bedeutet dies, dass Sie den Kontostand des Kontos reduzieren. Angenommen, Sie haben für den Kauf von Verbrauchsmaterial 50 US-Dollar in bar bezahlt. Sie würden das Geldkonto durch eine Gutschrift reduzieren, da es sich bei Bargeld um ein normales Konto handelt.
Was sind Konten?
Contra-Konten sind Sachkonten, die das Gegenteil von normalen Last- und Guthabenkonten darstellen. Beispielsweise hat ein Kontokorrentkonto ein normales Guthaben, wenn ein reguläres Kontokorrentkonto ein normales Guthaben aufweist. Kontokonten dienen zum Ausgleich von regulären Konten. Sie ermöglichen, dass sich der ursprüngliche Kontostand in Buchhaltungsunterlagen befindet und auch die Gegenbeträge gemeldet werden.
Zum Beispiel hat das Debitorenkonto ein Gegenkonto, das als "Wertberichtigung für zweifelhafte Konten" bezeichnet wird. Der Saldo des Debitorenkontos repräsentiert Kundenrechnungen, die ausgestellt wurden, aber noch nicht bezahlt wurden. Die Wertberichtigung für zweifelhafte Forderungen stellt einen Betrag dar, für den das Unternehmen glaubt, dass es niemals eine Zahlung erhalten wird. Dieser Betrag ist oft ein kleiner Prozentsatz des gesamten Forderungsbestands.
Angenommen, das Debitorenkonto hat einen normalen Kontostand von 30.000 USD. Die Wertberichtigung für zweifelhafte Konten hat ein normales Guthaben von 2.000 USD. Diese beiden Konten gleichen sich aus und belassen ein Netto von 28.000 USD an Forderungen. Wenn Sie diese beiden Konten verwenden, können Sie die ursprünglichen Debitorenbeträge weiterhin melden und in der Lage sein, zu zeigen, dass sie um die 2.000 US-Dollar ausgeglichen werden, von denen Sie wahrscheinlich wissen, dass Sie sie wahrscheinlich niemals erhalten werden.
Andere Konten existieren und sie haben immer einen Partner. Die kumulierte Abschreibung ist beispielsweise ein Gegenkonto, das an das Anlagen- und Ausrüstungskonto des Anlagevermögens gebunden ist. Das Verkaufskonto verfügt über ein Gegenkonto, das als Renditen und Vergütungen bezeichnet wird.
Probesaldo verwenden
Die Buchhalter erstellen einen Bericht, der als Testkonto bezeichnet wird, wenn ein Buchungssystem mit zwei Einträgen verwendet wird, um zu überprüfen, ob alle Buchungen korrekt vorgenommen wurden. Der Testguthaben listet jedes Konto im Hauptbuch des Unternehmens und den Kontostand jedes Kontos auf. Bei der doppelten Buchhaltung müssen Sie eine Lastschrift buchen, um jede Gutschrift auszugleichen, und umgekehrt. Wenn Sie Bargeld für den Verkauf von Waren erhalten, erhöhen Sie das Verkaufskonto mit einer Gutschrift, und Sie würden auch Ihr Geldkonto durch eine Gutschrift erhöhen. Alle Lastschriften und Gutschriften müssen sich direkt verrechnen.
Wenn Sie einen Testbilanzbericht betrachten, sollten sich alle Einträge gegenseitig ausgleichen, so dass der Bericht einen Saldo von Null aufweist. Wenn der Probesaldo eine andere Summe hat, wurde ein falscher oder unvollständiger Eintrag vorgenommen und muss korrigiert werden.
Einige Fehler sind möglicherweise nicht auffindbar, wenn ein Test-Saldo betrachtet wird, z. B. wenn sich Lastschriften und Gutschriften gegenseitig ausgleichen, aber auf den falschen Konten verbucht wurden. Wenn Sie überhaupt keine Transaktion eingeben, werden Sie diesen Fehler nicht erkennen, wenn Sie einen Test-Saldo betrachten. Darüber hinaus werden, falls unterschiedliche Last- und Gutschriftfehler gemacht wurden und sich diese zufällig numerisch ausgleichen, sie nicht auf einer Testbilanz erkannt.
